Jak gminy i instytucje publiczne radzą sobie z wyzwaniami cyfrowej transformacji? Historia sukcesu z Hiszpanii.

Alexandra Carballo Porto | 08.07.2024

Podobnie jak w przypadku firm prywatnych, administracja publiczna - której nie jest obca rewolucja cyfrowa - sama odkryła potrzebę i wpływ wdrażania nowych technologii w celu poprawy wydajności, automatyzacji procesów, poprawy obsługi klienta lub warunków pracy swoich urzędników. Wyzwania związane z transformacją cyfrową są jednak nie tylko technologiczne, ale obejmują również inne ważne aspekty, takie jak bezpieczeństwo.

Specyfika rozwiązań komunikacyjnych dla administracji publicznej

Rozwiązania komunikacyjne dla administracji publicznej odgrywają kluczową rolę w procesie cyfrowej transformacji jednostek w sektorze publicznym, będąc kluczowym elementem poprawy dostępności usług publicznych dla obywateli i firm. Jednak nie każdy system komunikacyjny spełnia specyficzne potrzeby i strategiczne wytyczne mające zastosowanie w instytucjach publicznych, na przykład w zakresie ochrony danych osobowych. W tym zakresie platforma komunikacyjna innovaphone myApps zapewnia suwerenne i dostosowane do potrzeb rozwiązania dla każdego rodzaju instytucji lub usług publicznych.

1. Mechanizmy bezpieczeństwa w standardzie
   Liczne najnowocześniejsze mechanizmy bezpieczeństwa zintegrowane są w standardzie, hosting danych w fizycznej lokalizacji lub w prywatnej chmurze, a zaawansowane systemy redundancji zapewniają bezpieczny system komunikacji, zarówno pod względem niezawodności, jak i cyberbezpieczeństwa.
2. Ochrona danych i ich przetwarzanie zgodnie z ochroną danych
   Przetwarzanie i dostęp do wrażliwych danych osobowych i informacji - niezależnie od tego, czy dotyczą one obywateli, firm czy urzędników państwowych - podlegają szczególnemu poziomowi ochrony, zgodnie z kryteriami określonymi w dyrektywie RODO o ochronie danych osobowych.
3. Cyfrowe miejsce pracy
   Wdrożenie i zapewnienie nowoczesnych cyfrowych miejsc pracy umożliwiających mobilność i integrację narzędzi współpracy, które maksymalizują produktywność urzędników państwowych i umożliwiają pracę zdalną. .
4. Transformacja energetyczna wspiera zrównoważony rozwój
   Długoterminowa redukcja kosztów dzięki zrównoważonym i energooszczędnym rozwiązaniom, które poprawiają współpracę między wydziałami i komunikację z obywatelami.
5. Elastyczność i skalowalność
   Rozwiązanie komunikacyjne z możliwością współpracy, które działa dokładnie tak samo z dowolnego urządzenia i/lub lokalizacji i które umożliwia integrację z istniejącymi systemami innych firm

Zdobywca nagrody: Gmina Sant Boi w Hiszpanii

Projekt innovaphone wdrożony w Radzie Miasta Sant Boi de Llobregat otrzymał nagrodę @aslan przyznaną za transformację cyfrową w administracji publicznej (kategoria "Poprawa wydajności i doświadczenia pracowników").

Projekt usprawnienia komunikacji głosowej za pomocą telefonii IP i systemu Unified Communications jest częścią planu cyfrowej transformacji Rady Miejskiej Sant Boi de Llobregat i był współfinansowany przez Unię Europejską w ramach pakietu "Next Generation EU”. W projekcie obejmującym ponad 1000 użytkowników innovaphone myApps Client z intuicyjnym interfejsem użytkownika umożliwia obecnie korzystanie ze wszystkich profesjonalnych funkcji komunikacyjnych. Ponadto, pełny potencjał platformy aplikacyjnej innovaphone ujawnia się w integracji nowych narzędzi komunikacji i współpracy innovaphone, które zapewniają prosty i skuteczny dostęp do różnych usług miejskich.

* @aslan to czołowa organizacja branży technologicznej w Hiszpanii, która zrzesza 190 firm technologicznych. Stowarzyszenie działa w sektorach takich jak Cyberbezpieczeństwo | Inteligentne sieci | Zarządzanie danymi i sztuczna inteligencja | Chmura i centrum danych | Cyfrowa przestrzeń robocza.

Początkowy scenariusz:

Centrale telefoniczne rozmieszczone w siedzibach urzędów miejskich i przedsiębiorstw miejskich, działające lokalnie (On-Premises), umożliwiały jedynie komunikację telefoniczną i dlatego nie były w stanie spełnić nowych wymagań dotyczących cyfrowych miejsc pracy. Podczas gdy dotychczasowa instalacja obejmowała stare serwery i urządzenia zainstalowane lokalnie, nowe systemy przewidywały migrację całej komunikacji do w pełni wirtualnego środowiska, które zapewnia wyższą wydajność oraz bezpieczeństwo nowej instalacji dzięki codziennym kopiom zapasowym i zabezpieczeniom.

Wyzwanie:

• Integracja wszystkich miejskich lokalizacji i urządzeń w jeden ujednolicony system komunikacyjny
• Integracja urządzeń IT i wykorzystanie istniejących typów połączeń
• Zapewnienie bezpieczeństwa systemu i ciągłości usług telefonicznych (redundancja)
• Zachowanie istniejącego zakresu funkcji i wprowadzenie ulepszeń
• myApps-Client w języku katalońskim
• Personalizacja urządzeń za pomocą logo "NextGenerationEU".

Fazy projektu:

• W pierwszej fazie projektu migracja 860 użytkowników mogła zostać przeprowadzona natychmiast i za jednym razem dzięki szybkiemu uruchomieniu urządzeń innovaphone: automatycznie przez proste wprowadzenie kodów aktywacyjnych do rejestracji użytkowników i rejestrację nowych, fabrycznie dostarczonych urządzeń końcowych.
• W drugiej fazie utworzono dwa centra przetwarzania danych (Data Processing Centres - DPC) w dwóch lokalizacjach oddzielonych przestrzennie i geograficznie, z migracją wszystkich funkcji komunikacyjnych do maszyn wirtualnych.

Zalety nowego rozwiązania :

• Wirtualny system telefoniczny działający bezpośrednio na VMware, bez potrzeby korzystania z systemu operacyjnego innej firmy. Hostowany w wysoce bezpiecznych europejskich centrach danych
• Jedno oprogramowanie hostowane na jednym serwerze i zawierająca wszystkie funkcje systemu (PBX/SBC/Unified Communications/Reverse Proxy).
• Bezpieczeństwo danych: zgodność z europejskimi standardami ochrony danych
• Bezpieczne, wysokowydajne rozwiązanie komunikacyjne, gwarantujące łatwy i wydajny dostęp do różnych usług miejskich.
• Mobilne miejsca pracy do pracy zdalnej
• Szeroki zakres nowoczesnych funkcji UCC: integracja telefonów i telefonów programowych, udostępnianie ekranu, wideotelefon, poczta głosowa, faks i czat.
• Zintegrowany system wideokonferencyjny dostępny przez przeglądarkę internetową, bez konieczności instalowania lokalnego oprogramowania i bez dodatkowych kosztów.
• Profesjonalna stacja operatorska POPC do wygodnego zarządzania połączeniami (innovaphone Switchboard)
• Platforma aplikacyjna innovaphone do łatwego wdrażania i integracji nowych narzędzi i aplikacji innovaphone i innych dostawców.
• Standaryzowane mechanizmy bezpieczeństwa i protokoły, które można sprawdzić w dowolnym momencie, chronią wszystkie etapy procesu komunikacji: od nawiązania połączenia, poprzez transmisję danych i głosu, aż po zarządzanie danymi dostępowymi.

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską - Pakiet stymulacyjny "Next Generation EU" w celu promowania cyfryzacji przedsiębiorstw i instytucji publicznych

Transformacja cyfrowa jest jednym z czterech przekrojowych obszarów działania, które tworzą pakiet naprawczy „Next Generation EU (NGEU)”. Ten europejski plan odbudowy został uruchomiony w 2020 r. w celu zwalczania poważnych skutków pandemii dla gospodarki. Od tego czasu okazał się on doskonałą okazją dla przedsiębiorstw i administracji publicznych do przeprowadzenia reform, ułatwiających cyfrową transformację i wspierających innowacje.