Omschakelen naar VoIP – maar stap voor stap

by Bénédicte Nuding | 25.11.2021 

Nog een paar jaar geleden bleek het dat de overstap naar All-IP aan grote bedrijven voorbehouden was, die een nieuwe vestiging wilden uitrusten, een gunstig contract met hun telecomprovider wilden onderhandelen of hun telefooncentrale wilden updaten. Natuurlijk altijd met het doel een modern, hoogwaardig communicatiesysteem te gebruiken en daarmee geld te besparen. 

Door de pandemie is de situatie veranderd en de ontwikkeling van de werkmethoden versneld. Kleine en middelgrote ondernemingen moeten hun communicatie herstructureren en hun telefonie naar IP overschakelen als zij concurrerend willen blijven. 

De actuele situatie in Nederland & België:

• ISDN2 is in Nederland al geruime tijd uitgefaseerd
• ISDN15, 20 en ISDN30 verbindingen volgen binnenkort
• In België wordt de ISDN30 technologie (PRA - Primary Rate Access) hoogst waarschijnlijk in de nabije toekomst ook uitgefaseerd

Vijf goede redenen voor bedrijven naar IP over te schakelen:

• Lagere infrastructuur- en communicatiekosten
• Toegang tot de modernste technologie en tools voor samenwerking
• Continuïteit van telefoondiensten en communicatie
• Veiligheid en bescherming van de bedrijfscommunicatie
• Eerste stappen in richting digitale transformatie

Moderniseren en geld besparen? Is dat mogelijk?

Een verlaging van de infrastructuur- en de telefoonkosten is ongetwijfeld het beste argument om naar VoIP over te schakelen, omdat hierdoor enorme besparingen mogelijk zijn. Het is namelijk niet nodig het hele bestaande systeem te vervangen om een telefooncentrale stap voor stap naar IP om te schakelen. Het is voldoende een gateway tussen ISDN/PSTN- en internet-lijn van het bedrijf aan te sluiten ten einde alle nieuwe VoIP-functies te kunnen gebruiken, terwijl het oude systeem nog steeds benut wordt. Internet-telefonie betekent echter vooral een aanzienlijke reducering van de telefoonrekening door middel van gratis, onbeperkte, interne en locatieoverschrijdende gesprekken. Het is mogelijk voor weinig geld in het vaste net naar het andere einde van de wereld te telefoneren, en zelfs als u voor de gesprekken zou moeten betalen, zijn de moderne Voice-over-IP pakketten vaak veel beter als de oude ISDN-offertes van traditionele aanbieders. 

Bovendien besparen nieuwe functies m.b.t. videoconferenties en beeldschermvrijgave, die virtuele conferenties en mobiel werken mogelijk maken door lagere reiskosten geld en tijd. Bedrijven, die een nieuw pand betrekken, profiteren van de convergentie van spraak- en datanetwerken en kunnen afscheid nemen van de conventionele telefoonbekabeling. Het beschikbaar stellen zal kosteneffectiever zijn aangezien computer en telefoon van dezelfde standaard computerkabel gebruik kan maken.

Waarom zijn moderne tools voor de samenwerking zo belangrijk? 

De toegang tot hoogwaardige technologieën opent voor bedrijven, of ze nu klein, middelgroot of multinationaal zijn, een nieuwe wereld van mogelijkheden. Naast de klassieke kenmerken van IP-telefonie verbeteren en vereenvoudigen talrijke integratiemogelijkheden, centrale bedrijfsgidsen, gepersonaliseerde telefonische aankondigingen, beschikbaarheidsbeheer, Call-Center-oplossingen enz. het dagelijkse werk. Geen oproepen of belangrijke informatie meer te moeten missen, optimaliseert de kwaliteit van de communicatie en de klantentevredenheid. Beter nog, in combinatie met krachtige UCC-toepassingen - softphone, videoconferenties, beeldscherm delen, real-time chat enz. – geven deze functionaliteiten bedrijven de flexibiliteit en de mobiliteit die ze nodig hebben om nieuwe uitdagingen van hybride werken aan te gaan – afwisselend op kantoor of in het Home Office.

De geleidelijke omschakeling naar VoIP biedt bedrijven en hun medewerkers de mogelijkheid om voorlopig de apparaten, die ze gewend zijn, te blijven gebruiken en zich tegelijkertijd met de nieuwe communicatiemiddelen vertrouwd te maken, die ze overal met hun pc, Mac, smartphone, tablet of laptop  kunnen benutten - wanneer deze over een goede internetverbinding beschikken.

Herstructurering zonder aantasting van het bestaande systeem?

De continuïteit van de telefoon- en communicatiediensten tijdens de invoering van de nieuwe technologie is een van de belangrijkste voordelen van de geleidelijke migratie. Waar CIO’s zich de meeste zorgen over maken, zijn mogelijke onderbrekingen en ongemakken voor hun gebruikers. Daarom is de bedrijfscontinuïteit het centrale thema bij de overschakeling van de ene technologie naar de andere. Technisch gezien wordt een IP-gateway tussen de oude PBX en de ISDN/PSTN-lijn geplaatst om verbinding met de nieuwe SIP-operator te maken. De integratie van een analoge adapter maakt het mogelijk bestaande analoge intercominstallaties en analoge telefoontoestellen alsook faxapparaten voor het verzenden van faxen te gebruiken.

Een ander positief effect van de overschakeling naar IP is de "nummerportabiliteit", hetgeen betekent dat het oorspronkelijke telefoonnummer niet alleen behouden blijft, maar nu ook direct met de gebruiker van de IP-telefoon gekoppeld wordt en niet langer via het stopcontact waarin het aangesloten is. Dat wil zeggen dat voor het gebruik van IP-telefoons op afstand (in een andere vestiging of in het thuiskantoor), slechts een eenvoudige verbinding met de internet-lijn nodig is, zonder dat het nummer gewijzigd moet worden. Ten slotte zal de progressieve overgang naar de nieuwe IP-technologie, wanneer deze op de juiste wijze ingevoerd is, voor zowel personeel als klanten niet bemerkbaar zijn, zodat een naadloze overgang zonder onderbrekingen of gegevensverlies mogelijk is.

Hoe kan men de veiligheid van de communicatie garanderen?

Vergeleken met conventionele telefoonlijnen is IP-telefonie veiliger omdat deze gebruik van bestaande datanetwerken maakt en profiteert van de encryptie die door het transport van gegevens over deze netwerken geboden wordt. De vele voordelen van VoIP mogen echter niet verhullen dat de beveiliging kwetsbaarheden kan vertonen. Een goed geïnformeerd bedrijf zal ervoor zorgen dat het personeel en de gebruikers geinstrueerd en bewust gemaakt worden van de nieuwe technologie zodra deze ingevoerd is. Cyberaanvallen vormen een ernstig gevaar en vele bedrijven hebben dit de afgelopen maanden pijnlijk ervaren. Bescherming tegen brute force attacks, phishing, enz. is daarom een topprioriteit en vereist de installatie van doeltreffende firewalls en grote zorgvuldigheid bij de keuze en het gebruik van wachtwoorden. Redundantie is zowel een betrouwbare veiligheidsfactor als een belangrijk voordeel voor bedrijven met één of meer locaties. Bij uitval van een apparaat - in dit geval een IP-gateway - kan een tweede, speciaal geconfigureerde (redundante) gateway onmiddellijk de functies van het andere apparaat overnemen, zodat de bedrijfsactiviteiten zonder onderbreking of verlies van communicatie voortgezet kunnen worden.

Spraakencryptie, moderne beveiligingsprotocollen, multi-factor authenticatie, regelmatige updates van IP-apparaten zijn gebruikelijke en uitgerijpte tools die ieder bedrijf zonder compromissen of beperkingen kan en moet gebruiken om zijn installatie te beveiligen.

Overschakelen naar VoIP: eerste stappen naar digitale transformatie

Het veranderen van technologie in een bedrijf is een precaire onderneming die om uiterste voorzichtigheid vraagt om de workflows niet te hinderen en de continuïteit van de productiviteit te verzekeren. Vooral biedt het een enorm potentieel, op voorwaarde dat de veiligheid niet genegeerd wordt. Duurzaamheid en bescherming van investeringen worden door toegang tot een schaalbaar, kosteneffectief en krachtig systeem gewaarborgd, dat over de nodige samenwerkingtools om flexibel in te spelen op de nieuwe uitdagingen van mobiel en hybride werken beschikt. De progressieve overschakeling naar VoIP zal voor bedrijven de eerste stappen in richting digitale transformatie inleiden.

Wat de migratie naar de cloud betreft, zo is dit een zeer breed onderwerp. hiervoor volgen zeker enkele artikelen waarin hierop dieper wordt ingegaan. Dus: wordt vervolgd...