Urenregistratie: een fascinerende reis
door de geschiedenis

written by Laura Toffali & Wendy Züffle | 14.02.2024

Vandaag nemen we je mee op een reis door de geschiedenis van de urenregistratie, een antieke praktijk, waarvan de oorsprong ver voor ons digitale tijdperk ligt. Heb je ooit gehoord van de ‘Codex Hammurabi‘? Wist je dat er aan het einde van de 19e eeuw al een controlesysteem bestond voor de registratie van werktijden? Hoe zit het met de beslissing van het Europees Hof van Justitie, dat werknemers hun dagelijkse werktijd elektronisch moeten vastleggen? In de blogpost behandelen we deze en andere vragen.

Urenregistratie – al eeuwenlang een must-have

Urenregistratie, ook wel aanwezigheidsregistratie of tijdregistratie genoemd, is geen moderne uitvinding! Het eerste document waarin taken, werktijden en loon voor verschillende beroepen werden vastgelegd, dateert van 1772 v.Chr., de Codex van Hammurabi, een van de oudste geschreven verzameling van wetten uit de Babylonische beschaving.¹

Van daaruit werden soortgelijke pogingen ondernomen door de Egyptenaren, Grieken, Chinezen en Romeinen. Hoewel deze systemen een betaling per dag voorschreven, kunnen ze ongetwijfeld worden beschouwd als voorlopers van de werktijdregistratie.

Veel activiteiten volgden nog steeds het natuurlijke ritme van de seizoenen en het zonlicht. Gewerkte uren werden vaak geregeld door kerkklokken alsook door openbare klokken. Toch was het bijhouden van gedetailleerde werktijden op papier tijdens de Middeleeuwen in Europa wijdverspreid, vooral onder ambachtslieden en leerlingen in de verschillende gilden.

Codex van Hammurabi

Het ontstaan van de mechanische tijdregistratie

Met het begin van het industriële tijdperk in de 19e eeuw vond er een verandering plaats van een flexibelere urenregistratie naar een strengere handhaving en standaardisatie van werktijden. Fabrieksarbeiders, die vaak van het platteland kwamen, moesten plotseling elke ochtend in de rij staan om zich te laten registreren. Steeds meer ondernemers namen werknemers in dienst die de tijden van binnenkomst van de arbeiders moesten opschrijven in papieren registers - de directe voorlopers van de moderne Excel-tabellen.

1879 vroeg de Duitse uitvinder Richard Bürk een octrooi aan voor een apparaat om de ‘duur van aanwezigheid en verblijf van werknemers‘ te registreren, waarmee de werktijden van de arbeiders in de fabriek mechanisch werden bijgehouden. Dit apparaat kon echter gemakkelijk worden gemanipuleerd en was te duur vanwege het hoge papierverbruik. Daarom ontwikkelde Richard Bürk uiteindelijk de zogenaamde ‘billeteur‘, die de gewerkte uren op een kaart stempelde.

De eerste mechanische tijdmeters ontstonden dus aan het einde van de 19e eeuw. Binnen enkele jaren ontwikkelden de heren Bundy, Dey en Cooper in de VS drie verschillende methoden voor tijdmeting: 

• Bundy Key Recorder – Willard Bundy, een bekende juwelier uit New York, was de eerste persoon die in 1888 een prikklok bouwde. Bundy´s machine combineerde een uurwerkstructuur met typemachinetechnologie.
• Dial Recorder – In hetzelfde jaar ontwikkelde Alexander Dey een ander type machine die het binnenkomen en verlaten van werknemers markeerde met behulp van een bewegende arm die handmatig werd bediend. De tijdregistratie kreeg vorm!
• Rochester Recorder – In 1894 maakte het modernere en nauwkeurigere systeem van Cooper het mogelijk om tijden op een tijdkaart af te drukken door deze in een speciaal apparaat te steken. In die tijd een zeer innovatief idee, dat al snel werd gecommercialiseerd.

Hoewel alle drie uitvinders aanvankelijk alleen hun eigen ideeën nastreefden en Bundy eerst een gezamenlijk bedrijf met Bürk oprichtte, bundelden ze begin 1900 hun krachten en legden ze de basis voor het bedrijf. Dit kreeg in de jaren 1920 de naam IBM (International Business Machines Company). ² De pas opgerichte IBM had al een veelzijdig productaanbod: Naast ponskaarten produceerde het bedrijf ook weegschalen, snijmachines en meer dan 40 jaar lang prikklokken. In 1938 ontwikkelde IBM het eerste volledig automatische tijdregistratiesysteem. De belangstelling van het bedrijf voor tijdregistratiesystemen duurde voort tot de jaren 1960, toen de focus vooral lag op de eerste computers, die het begin van het informatietijdperk inluidden.

Klassieke methoden voor het beheer van werktijden

In de daaropvolgende decennia werd de documentatie van gewerkte uren steeds belangrijker, vooral om de gelijkheid en transparantie in arbeidsrelaties te garanderen. De ontwikkeling van tijdregistratiesystemen weerspiegelde daarom niet alleen de technische vooruitgang, maar ook de sociale en economische veranderingen in de maatschappij.

- Timesheets:

De populairste, maar ook de meest inadequate methode. Hoewel papieren blokjes makkelijk te gebruiken en meegenomen kunnen worden, is deze erg tijdrovend en kunnen de blokjes kwijtraken of beschadigd worden.

- Prikklok:

Een fascinerend en ingenieus apparaat. Het is echter geen goedkoop systeem met hoge onderhouds- en reparatiekosten.

- Elektronische tijdregistratiesystemen:

Een eerste keerpunt in digitale tijdregistratie - elke werknemer heeft hiertoe gemakkelijk toegang via zijn computer.

- Software:

Als onderdeel van de digitale transformatie hebben bedrijven aanwezigheidsregistratieprogramma’s ontwikkeld die veel nuttige functies bieden en het beheer voor de HR-afdeling vereenvoudigen.

In vele, vooral kleinere bedrijven, worden werktijden nog steeds beheerd met behulp van elektronische tijdregistratiesystemen, vaak in de vorm van Excel-lijsten.

Traditionele systemen hebben echter nadelen die niet onderschat mogen worden:

• de privacy is niet gegarandeerd
• geen veilige, onvervalsbare oplossing
• hoge arbeids- en administratielast alsook veel tijdverlies
• medewerkers moeten alle gegevens handmatig invoeren en beheren -> grote kans op fouten

Door de digitalisering verdwijnen de bovengenoemde traditionele methoden voor de werktijdregistratie steeds meer uit kantoren. Deze worden geleidelijk vervangen door apps of badgesystemen. De randvoorwaarden zijn in de loop der tijd fundamenteel veranderd. Nog maar een paar jaar geleden was het ondenkbaar dat werknemers enkele dagen thuiswerkten of hun werktijd onderweg beheerden.

Urenregistratie vandaag: een wettelijke verplichting 

In grote delen van Europa is de (elektronische) urenregistratie al verplicht. Het Europees Hof van Justitie heeft op 13 september 2022 bepaald dat de volledige arbeidstijd van werknemers ook in Duitsland – in Sindelfingen, Zuidwest-Duitsland, is ons hoofdkantoor gevestigd – moet worden geregistreerd. Volgens paragraaf 3, lid 2, nummer 1 van de Duitse arbeidsomstandighedenwet (ArbSchG) zijn werkgevers verplicht – met inachtneming van een interpretatie in overeenstemming met de EU-wetgeving – om een systeem in te voeren waarmee de arbeidstijd van werknemers kan worden geregistreerd (BAG - 1 ABR 22/21). ³

innovaphone Working App – de app om werktijden te registreren

Met onze innovaphone Working App hebben we een digitale, wetconforme oplossing die met slechts één paar klikken in de werk- en communicatieomgeving myApps geactiveerd kan worden voor alle geregistreerde gebruikers. De app bestaat uit twee delen: een versie voor werknemers (User) en een voor HR-managers (Admin). Met de app kunnen gewerkte uren eenvoudig en tijdbesparend conform de wettelijke eisen voor werk-, pauze- en rusttijden geregistreerd worden en afwijkingen snel worden opgespoord.

De digitale prikklok is geïntegreerd in de Working App en heeft natuurlijk nog veel meer te bieden. We hebben een aantal punten voor je samengevat in dit artikel. 

Voordelen van de Working App voor bedrijven:

• De app kan snel worden geïnstalleerd en geconfigureerd

• Gebruikers hoeven niet manueel worden toegevoegd, omdat de app is geïntegreerd in het telefoonsysteem
• Deze bespaart veel tijd, omdat gewerkte uren eenvoudig in de app kunnen worden ingevoerd
• Veilige, correcte en volledige documentatie
• Vereenvoudiging van bedrijfsprocessen
• Onsite en in de cloud beschikbaar

 Voordelen van de Working App voor gebruikers:

• Online urenregistratie functioneert overal en altijd: een registratie van werktijden is ook buiten het kantoor mogelijk, bijvoorbeeld via smartphone of tablet
• De app-interface is gebruiksvriendelijk en overzichtelijk. Gewerkte uren kunnen eenvoudig, snel en intuïtief worden geregistreerd
• De tijdregistratie is geïntegreerd in de vertrouwde innovaphone werkomgeving – je hoeft niet heen en weer te schakelen tussen verschillende programma’s.
• Naleving van werktijden en pauzes om ervoor te zorgen dat niemand de arbeidswetgeving misbruikt.

Bezoek onze website functionaliteiten van de Working App voor meer informatie over de functies van deze app.

Conclusie

Zoals je kunt zien, is er in de loop der jaren veel veranderd op het gebied van urenregistratie. We zijn erg benieuwd wat er nog gaat komen en hoe de markt zich zal ontwikkelen. Maar één ding is zeker: in de toekomst zullen bedrijven niet meer om een elektronische tijdregistratie heen kunnen. Ben je geïnteresseerd in onze Working App, maar ben je onzeker hoe de ideale oplossing voor jouw bedrijf eruit kan zien? Neem dan graag contact met ons op.

Bronnen:

¹ https://de.wikipedia.org/wiki/Codex_Hammurapi
² https://en.wikipedia.org/wiki/IBM
³ https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Arbeitszeitschutz/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html