Comunicação eficiente em situações de emergência e crise:
Como a innovaphone aumenta sua segurança?

Wendy Züffle und Laura Toffali | 15.01.2025

Emergências e crises podem acontecer com qualquer pessoa. Nessas situações, a comunicação inteligente e eficaz é fundamental, permitindo uma ação rápida e adequada. Graças a soluções automatizadas e softwares especializados, a comunicação se torna uma vantagem significativa. Isso permite não apenas uma tomada de decisão mais rápida, mas também minimiza o risco de consequências mais sérias. Como garantir a segurança no local de trabalho? Quem irá ajudá-lo durante uma chamada telefônica que está se agravando? Que vantagens o innovaphone PBX oferece como um sistema de chamadas de emergência? Nesta postagem do blog, analisaremos vários cenários - desde o aumento de chamadas telefônicas e ameaças via telefone até alarmes de incêndio. Usando exemplos concretos, apresentaremos como nossas soluções de notificação de emergência podem dar suporte nessas situações e proporcionar maior segurança.

A solução certa para cada cenário

Callcenter -> Obtenha suporte!

A maioria das empresas tem um ou mais departamentos que funcionam de forma semelhante a um callcenter – seja suporte técnico, serviços hotline, campanhas de marketing, callcenters ou vendas internas. Quando a conversa com um cliente se agrava, os funcionários geralmente têm dificuldade em manter a calma e responder adequadamente. Mas imagine se você pudesse dar suporte aos seus funcionários em tempo real, sem que o cliente soubesse.

Como a innovaphone pode ajudá-lo nesse cenário?

Usando um botão de função dedicado, é possível incluir discretamente outro funcionário, como um líder de equipe ou supervisor, na conversa (monitoramento silencioso). Esse suporte não apenas protege os agentes de situações difíceis, mas também melhora a produtividade e aumenta a satisfação do cliente.

Chamadas de emergência ou KRITIS -> Grave suas chamadas!

Em algumas empresas, instituições e administração pública, a gravação de chamadas telefônicas não é apenas necessária, mas muitas vezes obrigatória ou até mesmo essencial para garantir um nível adequado de segurança. As infraestruturas críticas, chamadas pelo acrônimo KRITIS, são, por exemplo, centros de emergência da polícia ou do corpo de bombeiros, bem como bancos ou provedores de serviços para os quais as chamadas telefônicas são legalmente obrigatórias.

Como a innovaphone pode ajudá-lo nesse cenário?

Com um único clique, você pode gravar conversas individuais usando a função de correio de voz. Ainda mais conveniente é o Recordings App dedicado. O innovaphone Recording permite que as chamadas telefônicas recebidas e realizadas sejam gravadas de forma flexível. O usuário pode decidir se deseja gravar a conversa inteira ou apenas partes selecionadas, adaptando a gravação às suas necessidades.

Locais com tráfego intenso de pessoas -> Pressione o botão de emergência ou pegue o telefone!

Em locais com grande circulação de pessoas, podem ocorrer diversas situações de emergência que exigem comunicação rápida e discreta aos serviços de segurança competentes – sem causar pânico. Isso se aplica, por exemplo, a escritórios, escolas, navios, aeroportos e outras instalações públicas e privadas com altos níveis de tráfego público.

Como a innovaphone pode ajudá-lo nesse cenário?

• Botão de função “Alarme” disponível no seu telefone ou em um aplicativo no seu computador.
• Botão de emergência, por exemplo, instalado sob a mesa do seu escritório.
• Função Hotline: o telefone de emergência se conecta automaticamente ao centro de emergência relevante quando o fone é levantado, sem a necessidade de discagem.
• Função Warmline: se o fone for levantado e nenhum número for discado dentro de um tempo configurável, será feita uma conexão automática com a central de emergência relevante.

Um número de emergência pode ser um número externo, um usuário interno, um grupo, uma fila de chamadas ou uma unidade de conferência de chamadas de emergência. Também é possível ativar funções de alarme combinadas por meio de canais diferentes.

Em algumas áreas sensíveis, telefones fixos podem ser usados no modo “silencioso” como uma opção de escuta para o pessoal de emergência. Isso permite o monitoramento da situação remotamente e reagir de forma rápida e adequada, se necessário.

Alarme de incêndio -> Saia do prédio imediatamente!

Os treinamentos de combate a incêndios nas empresas são familiares a todos nós. No entanto, em uma emergência real, quando ocorre um incêndio, os ocupantes do edifício devem agir com rapidez e segurança: deixar o local e se reunir em um ponto de encontro designado.

Ameaça -> Fique calmo, a ajuda está a caminho!

Os funcionários em contato direto com os clientes estão cada vez mais sofrendo tratamento abusivo, assédio e até mesmo ataques físicos, quer trabalhem em bancos, escritórios ou outras instituições de acesso público. Eventos trágicos, como os ocorridos na Winnenden High School, nos lembram como é crucial reagir rapidamente em situações de ameaça. Nesses casos, cada segundo conta. As pessoas em risco devem ser alertadas de forma instantânea e discreta - por exemplo, por meio do chamado alarme silencioso - e evacuadas para um local seguro.

Como a innovaphone pode ajudá-lo nas situações descritas nos pontos 4 & 5?

Graças a um aplicativo especial, uma janela pop-up pode ser exibida no monitor com mensagens como as descritas acima. Além disso, podem ser configuradas instruções detalhadas para partes específicas do edifício ou andares: Como devo me comportar como funcionário? Quais são as próximas etapas? Se o aplicativo myApps estiver instalado em seu smartphone, você estará sempre atualizado, mesmo quando estiver fora do escritório, e poderá seguir as diretrizes.

Outra opção é usar os telefones IP da innovaphone. Eles podem reproduzir anúncios de voz e atuar como alto-falante, mesmo que você esteja fazendo uma chamada telefônica.

Gerenciamento de desastres e emergências -> Siga as informações!

Terremotos, enchentes ou pandemias exigem uma resposta rápida e eficaz. Nesses casos, a comunicação rápida e precisa é fundamental para coordenar os esforços de resgate, informar a população, evitar o pânico e proteger a infraestrutura essencial. Ao mesmo tempo, os principais serviços de utilidade pública devem ser mantidos.

Como a innovaphone pode ajudá-lo nesse cenário?

• Bloqueio de chamadas recebidas e efetuadas que não estejam identificadas como números de emergência importantes e operacionais.
• Estabelecimento de uma linha telefônica preferencial para o local coberto pela emergência.
• Gravação de mensagens de aviso e informações para os cidadãos que entram em contato com a organização durante uma emergência. A ativação dessas mensagens ocorre imediatamente, diretamente pelo telefone.
• Se você tiver um PBX, um kit de emergência innovaphone poderá ser fornecido.

Vantagens do PBX innovaphone como um sistema de chamadas de emergência:

• Comunicação direta e inteligente:
  O PBX innovaphone oferece uma variedade de ferramentas de comunicação, como chamadas (de vídeo), chat, aplicativos e videoconferência. Essas ferramentas permitem que as empresas se comuniquem em tempo real com funcionários, visitantes e serviços de emergência em cenários de crise.
• Criação de grupos:
  O sistema permite que os telefones sejam divididos em diferentes grupos, como andares, partes de edifícios ou departamentos. Isso permite uma evacuação ou resposta de emergência direcionada e eficaz.
• Notificações de alarme:
  O innovaphone PBX suporta a criação de mensagens de emergência personalizadas. As empresas podem elaborar mensagens específicas para uma variedade de situações de emergência, como incêndios, emergências médicas ou ataques físicos.
• Automação:
  O sistema pode ser programado para disparar automaticamente um alarme quando determinadas situações de emergência forem detectadas, por exemplo, por meio do uso de detectores de fumaça ou de movimento.
• Suporte multilíngue:
  Para empresas internacionais, nosso sistema telefônico oferece suporte multilíngue para mensagens de emergência, garantindo que cada pessoa seja informada com clareza.

Ferramentas para segurança

O sistema de notificação de emergência baseado no PBX innovaphone é uma solução que oferece suporte a empresas, instituições públicas e estabelecimentos educacionais para garantir a segurança de funcionários, visitantes e alunos. Já oferecemos uma série de recursos integrados, mas também trabalhamos com vários parceiros de tecnologia para fornecer a cada cliente a solução certa. A plataforma innovaphone myApps permite que uma ampla gama de funcionalidades clássicas de telefonia e ferramentas modernas de UCC (Unified Communications & Collaboration) sejam acessadas por meio de uma interface única e intuitiva. Isso inclui videotelefonia, compartilhamento de aplicativos, correio de voz, chat e muitos outros recursos. Além disso, não importa onde ou de qual dispositivo você esteja trabalhando.

"Relutamos em pensar em situações em que parece que não temos tudo sob controle e que o mundo funciona de forma diferente da que estamos acostumados. No entanto, se lidarmos proativamente com cenários de emergência de antemão e incluirmos ferramentas tecnológicas para nos ajudar a lidar com eles de uma forma livre de estresse, há uma grande probabilidade de que tais situações nunca aconteçam."
Lars Dietrichkeit, Head of Business Management

Conclusão

Como você pode ver, há muitas maneiras diferentes de usar o PBX innovaphone como um sistema de chamadas de emergência. Se você já é um cliente da innovaphone, pode usar as opções e possibilidades existentes do sistema innovaphone sem grandes esforços e investimentos dispendiosos. A integração do sistema de telefonia IP em seu sistema de gerenciamento de emergência existente garante uma resposta rápida e coordenada às emergências.