Como abordar com sucesso a transformação digital das prefeituras e das instituições públicas? Um exemplo de sucesso na Espanha

Alexandra Carballo Porto | 08.07.2024

Tal como acontece com as empresas privadas, as Administrações Públicas - que não estão de todo alheias à revolução digital - descobriram a necessidade e o impacto da implementação de novas tecnologias no sentido da melhoria da eficiência, da automatização de processos, do serviço ao cidadão ou nas condições de trabalho dos funcionários públicos. Mas, embora o âmbito da transformação digital não seja apenas tecnológico, deve ser apoiado em soluções tecnológicas de ponta e flexíveis que considerem seriamente a questão da segurança.

Quais são as particularidades de uma solução de comunicação para a Administração Pública?

As soluções de comunicação para a Administração Pública desempenham um papel preponderante no processo de transformação digital das organizações públicas, sendo o elemento chave para aprimorar a acessibilidade dos cidadãos e das empresas aos serviços públicos. Contudo, nem todos os sistemas de comunicação estão à altura das necessidades específicas e das linhas estratégicas aplicáveis aos organismos públicos, por exemplo, em termos de proteção de dados pessoais. Neste sentido, a plataforma de comunicações innovaphone myApps oferece soluções totalmente personalizadas para qualquer tipo de instituição ou administração pública:

1. Security by Design
   Numerosos mecanismos de segurança de última geração integrados por padrão, hospedagem de dados na própria sede física ou na nuvem privada, ou ainda sistemas avançados de redundância garantem um sistema de comunicações seguro e protegido contra ataques e falhas.
2. Privacidade e processamento de dados de acordo com a lei
   O tratamento e acesso a dados e informações pessoais sensíveis, sejam de cidadãos, de empresas ou de funcionários públicos, devem ter um nível especial de proteção, ajustando-se aos critérios estabelecidos no RGPD.
3. Postos de trabalho digitais
   locais de trabalho de nova geração que possibilitam a mobilidade e integram ferramentas de colaboração que maximizam a produtividade dos funcionários públicos e permitem o trabalho remoto.
4. Transição energética e sustentabilidade
   Redução de custos a longo prazo com soluções sustentáveis e eficientes em termos de energia que favorecem a colaboração entre os departamentos e para os cidadãos.
5. Flexibilidade e escalabilidade
   Uma solução de comunicação colaborativa e personalizável que funciona exatamente da mesma forma em qualquer dispositivo e/ou local e permite a integração de sistemas de terceiros já existentes.

Vencedor do prêmio: O município espanhol de Sant Boi

A instalação da innovaphone na Câmara Municipal de Sant Boi recebeu o prêmio @aslan* de Transformação Digital em Administrações Públicas (categoria "Melhorando a eficiência e a experiência do funcionário").

O projeto de renovação e melhoria da rede telefônica da Prefeitura do município catalão de Sant Boi de Llobregat e de suas empresas municipais previa a migração de 1.000 usuários para um novo sistema de telefonia IP com Comunicações Unificadas e Digital Workplace integrados, permitindo que os funcionários públicos tivessem acesso ao trabalho remoto e uma consequente melhoria progressiva no atendimento aos cidadãos. 

* A @aslan é uma associação espanhola sem fins lucrativos formada por 190 empresas de tecnologia. Unida pela inovação, de fabricantes a provedores de serviços gerenciados, a associação oferece um ambiente neutro e ágil para impulsionar o mercado e disseminar novas tecnologias na rede: CyberSecurity | Intelligent Networks | Data Management & AI | Cloud & Data Center | Digital WorkSpace.

Cenário inicial:

As centrais telefônicas físicas, distribuídas entre as localidades da Prefeitura e das empresas municipais, possibilitavam apenas a comunicação telefônica, portanto não permitiam atender às novas necessidades de digitalização dos postos de trabalho, bem como de comunicação e integração com a Prefeitura. Enquanto a instalação antiga incluía servidores e máquinas físicas antigas, o novo sistema previa a migração de todas as comunicações para um ambiente totalmente virtual, proporcionando maior desempenho e protegendo a nova instalação  com cópias de segurança e backups diários.

Desafios:

• Integração de todas as sedes e equipamentos municipais num único sistema de comunicações unificadas
• Implementar uma solução estável, com elevada disponibilidade, baseada em standards e escalabilidade que permita o crescimento e a adaptação às necessidades presentes e futuras da prefeitura.
• Garantir a segurança do sistema e a continuidade do serviço telefônico em todos os momentos (redundância)
• Conservação do leque de funcionalidades existentes e incorporação de melhorias
• Software innovaphone myApps Client disponível também em catalão
• Personalização de dispositivos com o logotipo do programa de recuperação “Next Generation EU”

Fases:

• Na primeira fase do projeto, graças à rapidez e à agilidade das equipes da innovaphone, a migração de 860 usuários pôde ser concluída imediatamente e de uma só vez: automaticamente, bastando inserir os códigos de ativação para registrar os usuários e registrar os novos aparelhos com factory reset.
• Em uma segunda fase, com a migração de todas as funcionalidades de comunicação para máquinas virtuais, foram criados dois Centros de Processamento de Dados (CPDs) em dois locais separados, física e geograficamente redundantes.

Novos serviços:

• PBX virtual executado diretamente no VMware sem a necessidade de um sistema operacional de terceiros. Hospedado em data centers europeus altamente seguros.
• Software exclusivo hospedado em um único servidor que inclui todas as funcionalidades do sistema (PBX/SBC/Comunicações Unificadas/Proxy Reverso)
• Segurança de dados: aplicação das normas europeias de proteção de dados
• Solução de comunicações segura e de alto desempenho que garante acesso fácil e eficiente aos diversos serviços municipais.
• Postos de trabalho Digital Workplace acessíveis para trabalho remoto que permitem uma melhoria progressiva no serviço prestado aos cidadãos.
• Ampla gama de funcionalidades UCC modernas - integração de telefone e softphone, compartilhamento de tela, videotelefonia, correio de voz, fax, chat
• Sistema integrado de videoconferência com acesso por meio de um navegador da Web, sem a necessidade de instalar software local e sem custo adicional
• Mesa operadora (innovaphone Switchboard)
• Plataforma de aplicativos da innovaphone para facilitar a adoção e a integração de novas ferramentas e aplicativos desenvolvidos pela innovaphone e por terceiros no sistema.
• Mecanismos e protocolos de segurança padrão, que podem ser monitorados a qualquer momento, protegem todas as fases do processo de comunicação: desde o estabelecimento da conexão até a transferência de dados e voz ou a administração de dados de acesso.

Next Generation EU Funds como catalisador para a digitalização de empresas e órgãos públicos

A transformação digital representa um dos quatro eixos transversais de ação que estruturam o Plano de Recuperação, Transformação e Resiliência (PRTR) da próxima geração da UE. Esse plano de recuperação europeu nasceu em 2020 com o objetivo de enfrentar os graves efeitos da pandemia na economia e, desde então, vem se configurando como uma excelente oportunidade para empresas e administrações públicas realizarem reformas que facilitem a transição digital e impulsionem a inovação.