ARCNL en AMOLF

ARCNL en AMOLF kiezen met het oog op geplande uitbreidingen flexibele IP telefonie en UC oplossing van innovaphone

Voordat het Advanced Research Center for Nanolithography (ARCNL) zijn intrek nam in een nieuw gebouw op het Science Park in Amsterdam, werd gebruik gemaakt van de ruimtes en de telefoniefaciliteiten van het ook op het Science Park gevestigde FOM-instituut AMOLF. Nog voor de oplevering van het nieuwe gebouw werd een nieuwe communicatie infrastructuur opgezet voor ARCNL en een begin gemaakt met de vervanging van het bestaande telefoniesysteem van AMOLF. Voor beide organisaties was het hierbij van belang dat het nieuwe systeem zowel qua capaciteit als functionaliteit naar behoefte uitgebreid moest kunnen worden. De keuze viel op de flexibele en onbeperkt schaalbare VoIP telefonie en UC oplossing van innovaphone.

ARCNL is een publiek-private samenwerking tussen de Stichting voor Fundamenteel Onderzoek der Materie (FOM), de Universiteit van Amsterdam (UvA), de Vrije Universiteit Amsterdam (VU) en ASML, ‘s werelds grootste aanbieder van lithografiesystemen voor de halfgeleiderindustrie. Het centrum verricht fundamenteel onderzoek op het gebied van de nanolithografie, in het bijzonder voor toepassing in de halfgeleiderindustrie. ARCNL is nauw verbonden aan FOMinstituut AMOLF, dat fundamenteel onderzoek doet naar licht en (bio)materialen op de nanoschaal. ARCNL is in januari 2014 van start gegaan. Op dit moment werken ongeveer 60 mensen bij ARCNL, maar dit aantal groeit nog door tot 100 medewerkers. Bij AMOLF werken 210 onderzoekers en ondersteundend personeel.

Schaalbaarheid

Eind 2014 nam ARCNL zijn intrek in een nieuw tijdelijk kantoorgebouw en een laboratoriumgebouw tegenover het gebouw waarin AMOLF huist. Tot op dat moment was gebruik gemaakt van de communicatie infrastructuur van AMOLF. Naast het telefoniesysteem voor het nieuwe ARCNL gebouw, moest er ook een upgrade komen voor de Siemens centrale van AMOLF. Samen met ICT dienstverlener WH2A, die eerder ook al FOM-instituut Nikhef, het nationaal instituut voor subatomaire fysica, met een innovaphone oplossing uitgerust had, werd gekeken naar de mogelijkheden die een innovaphone PBX bood. Een belangrijk punt hierbij was dat het nieuwe systeem met de organisaties mee moest kunnen groeien en zowel qua capaciteit als functionaliteit naar behoefte uitgebreid moest kunnen worden. Carl Schulz, ICT Manager voor zowel AMOLF als ARCNL, legt uit wat de doorslag gaf bij de keuze voor de VoIP telefonie en UC oplossing van innovaphone: “Kosten is een belangrijke afweging. De aanschaf van de innovaphone oplossing was relatief maar iets duurder dan de upgrade van ons bestaande systeem. Daarnaast hebben we functionele uitbreidingen gepland en willen we in een later stadium ook geavanceerde features aan onze eindgebruikers aanbieden, zoals de mogelijkheid een app op de mobiele telefoon te gebruiken. Met deze uitbreidingen in het achterhoofd was de innovaphone casus de sterkste.“

Geleidelijke overgang

Met de verhuizing van ARCNL naar de nieuwe, tijdelijke gebouwen zijn beide organisaties verdeeld over drie verschillende gebouwen. De deadline voor de installatie van het systeem voor ARCNL was de oplevering van het gebouw, in november 2014. De koppeling van de innovaphone PBX aan het bestaande telefoniesysteem vond van tevoren plaats. “De voorbereidingen zijn volledig bij ons op kantoor (AMOLF - red.) gedaan”, legt Schulz uit. “Alle systemen zijn hier werkend voorbereid en konden zo in het nieuwe gebouw geschoven worden. Ongeveer twee maanden daarvoor was onze huidige centrale geslaved door de innovaphone centrale, dat ging totaal probleemloos.” Het telefoniesysteem in het nieuwe gebouw van ARCNL is gebaseerd op een IP3010 gateway. Om de mobiliteit van de straks bijna 100 medewerkers in de verschillende labs en kantoren te garanderen is het systeem uitgebreid met in totaal 100 IP61 IP DECT telefoons. Deze zijn met behulp van IP1202 IP DECT gateways optimaal in de VoIP infrastructuur geïntegreerd en profiteren op deze manier van de talrijke functionaliteiten van de innovaphone PBX.

De meeste medewerkers maken dus gebruik van draadloze toestellen, alleen aan de receptie wordt met vaste telefoons gewerkt. Hier staan twee toestellen van het type IP222, een toestel uit de designtelefoonreeks van innovaphone, met groot kleurenbeeldscherm en 12 functietoetsen. Daarnaast hebben de receptionistes de beschikking over de innovaphone Operator, een computer gebaseerde telefooncentrale die eenvoudig met de muis te bedienen is, perfecte ondersteuning biedt bij het doorverbinden van telefoongesprekken en een gedetailleerd overzicht geeft van alle binnenkomende, uitgaande, geparkeerde en doorverbonden oproepen. Verder wordt er binnen ARCNL gebruik gemaakt van myPBX, de Unified Communications-client van innovaphone. Hiermee kunnen alle toestellen die in de innovaphone PBX opgenomen zijn, bediend worden. Vanuit myPBX kan op verschillende manieren -bijvoorbeeld per telefoon, chat of mail- eenvoudig contact met collega’s of externe contacten opgenomen worden, (video)conferenties opgezet worden, maar ook alle traditionele telefoniefuncties uitgevoerd worden. Het aantal myPBX gebruikers is op dit moment nog beperkt. “We willen eerst met de basis aan de slag en later meer geavanceerde features gaan gebruiken“, aldus Schulz.

Gebruiksvriendelijk systeem, flexibel in beheer en onderhoud

Met de verhuizing van ARCNL naar het nieuwe gebouw is ook de eerste fase van de overgang naar het VoIP telefoniesysteem van innovaphone achter de rug. “Het systeem is nu volledig bij ARCNL uitgerold en gekoppeld aan de oude telefooncentrale van AMOLF”, vertelt Schulz. De volgende stap, de vervanging van deze oude centrale, staat voor dit jaar in de planning. Daarna zullen beide organisaties volledig gebruik maken van de innovaphone oplossing.

Volgens Schulz zijn de ARCNL medewerkers na een korte gewenningsfase erg goed te spreken over de innovaphone communicatie oplossing. “Het systeem wordt door de eindgebruikers als hoogwaardig ervaren – de spraakkwaliteit is goed en het gebruikscomfort ook.” Het nieuwe systeem brengt niet alleen voor de eindgebruikers een hoop voordelen met zich mee: “De medewerkers die het systeem moeten ondersteunen zijn er ook erg tevreden over. Het nieuwe systeem is stabiel en gebruiksvriendelijk, ook voor de beheerder. Het beheer en onderhoud zijn heel flexibel. Het oude systeem was ook stabiel maar moeilijk aan te passen. Het miste veel features, een telefoonboek bijvoorbeeld was zelfs moeilijk te realiseren. Nu is dat geen enkel probleem meer. Belangrijk is voor ons op dit moment dat we met het nieuwe systeem heel eenvoudig zelf de belregels kunnen aanpassen.”

Op de vraag of en in welke vorm de oplossing verder uitgebreid zal worden, laat Schulz weten dat er naast de vervanging van het oude telefoniesysteem bij AMOLF nog één en ander op het plan staat voor de nabije toekomst. “We willen functionele uitbreidingen in de vorm van vaste toestellen in de labs. Later zullen we ook naar meer geavanceerde features kijken. We gaan er vanuit dat we met het nieuwe systeem de komende jaren goed vooruit kunnen”, concludeert hij. “De combinatie VOIP met DECT voor de laatste meters is ideaal.”