Apps: Kleine tools met een groot effect

written by Victoria Finkbeiner | 25 september 2023

Herinner je nog wanneer je voor het laatst een landkaart in de hand had om een route uit te stippelen? Wanneer heb je manueel een overschrijvingsformulier ingevuld en het vervolgens naar je bank gebracht? Hoe lang is het geleden dat je een telefoonnummer in je adresboek hebt gezocht en problemen met het ontcijferen van je eigen handschrift had? Wellicht is het minder dan 24 uur geleden dat je iets online hebt gekocht. De laatste sms heb je misschien het afgelopen uur op je mobieltje verstuurd of ontvangen.
 

 
Smartphones zijn sinds het eind van de jaren 2000¹ beschikbaar voor het grote publiek en apps hebben geleidelijk hun intrede gedaan in ons dagelijks leven. De dag ben je misschien begonnen met een warme kop koffie en je digitale krant op je tablet. Eventueel ben je voor het werk al een stukje gaan hardlopen en heb je de afstand en de prestaties op je smartwatch gecontroleerd. Misschien gebruik je ook een fitness app voor een yoga- of pilates-sessie.

Productiviteitssoftware op kantoor

Maar dit is nog niet alles. Zo veel apps als we in ons privéleven gebruiken, zo veel apps en softwaretools komen we ook tegen op het werk, vooral bij het uitvoeren van werkzaamheden op kantoor. De apps die we op het werk gebruiken - de zogenaamde ‘zakelijke apps’ - kunnen worden opgesplitst in verschillende categorieën.

Aan de ene kant zijn er zakelijke apps die ons ondersteunen en ontlasten bij organisatorische zaken op de werkplek. Deze worden meestal productiviteitsapps of productiviteitssoftware genoemd. De apps helpen ons onder andere erbij onszelf beter te organiseren, de efficiëntie te verhogen, snel en tijdbesparend toegang te krijgen tot verschillende databases, en onnodig tijdverlies te voorkomen. Deze productiviteitssoftware omvat bijvoorbeeld apps voor het eenvoudige en digitale registreren van werktijden, tools voor project- en taakbeheer, to-do lijsten, apps voor het optimaliseren van werkprocessen en nog veel meer.

Apps voor een betere communicatie & een efficiënte samenwerking

Bovendien zijn er zakelijke apps die de communicatie en samenwerking tussen collega´s, projectteams en klanten verbeteren. Tegenwoordig zijn bedrijven internationaal zo sterk met elkaar vervlochten waardoor de samenwerking in teams vaak geografische grenzen overschrijdt. Daarnaast zijn er medewerkers die thuiswerken of buitendienstmedewerkers, die dus vaak onderweg zijn en beschikbaar moeten blijven.  

Apps om te communiceren hebben een positieve invloed zodat werknemers goed met elkaar verbonden zijn en ook met klanten in contact blijven. Tot de functies, die dergelijke apps te bieden hebben, behoort onder andere:

• de mogelijkheid om van ieder eindtoestel via softphone te telefoneren
• met collega´s video te bellen
• aan virtuele en hybride vergaderingen deel te nemen
• de inhoud van het eigen scherm met anderen te delen
• de beschikbaarheidsstatus van collega´s te controleren voordat contact wordt opgenomen
• een snel chatbericht te sturen voor een kort overleg

Afhankelijk van de branche kunnen zakelijke apps en gespecialiseerde software ook inspelen op de behoeften van verticale markten, de klantenservice verbeteren, klanten binden (bijv. met loyaliteitsprogramma´s) of een betere support bieden.

Digitale evolutie voor geoptimaliseerde en vereenvoudigde werkprocessen

In de tussentijd zijn we gewend geraakt aan apps, die we dagelijks gebruiken. Het aanbod groeit ontzettend snel en vaak denken we niet na over de enorme gevolgen, die deze hoogontwikkelde technologieën op ons leven hebben.

De voordelen lijken eindeloos – zowel voor één enkele persoon als voor bedrijven:

• Eenvoudige toegang tot alle programma´s: Het digitale kantoor past in de kleinste zak en biedt dus maximale flexibiliteit
• Het hoofd leeg maken voor de belangrijke dingen zodat er plaats voor groei is
• Tijdbesparend in plaats van tijdrovend: Of het nu gaat om de rit naar de bank of een zakenreis – met de juiste technologieën kunnen beide overbodig worden
• Veelzijdige communicatiemogelijkheden: Chatberichten, e-mails, oproepen – je kunt snel de beschikbaarheidsstatus zien en collega´s snel contacteren
• Maak je leven eenvoudiger: Of je nu op weg bent naar je vakantiebestemming of van je hotel naar een beurs – de navigatie app helpt je bij het bereiken van je bestemming
• Eén interface & een miljoen apps: App-platforms bieden een gigantische gereedschapskist waaraan oneindig veel tools kunnen worden toegevoegd. Dit laat ruimte voor snelle aanpassingen omdat we vandaag nog niet weten wat de bedrijfsbehoeften van morgen zullen zijn.
• Geen verspilling van mankracht: Bij het voortdurende tekort aan vaardigheden[1] in Europa kunnen geautomatiseerde en digitale processen helpen deze trend te verzachten door werknemers niet te binden aan taken die sneller kunnen worden voltooid door de verbetering van werkprocessen.

Zijn er risico´s verbonden aan het gebruik van apps?

Het toenemende gebruik van (mobiele) apps in ons privé- en beroepsleven biedt zeker vele voordelen, maar brengt ook een aantal beveiligingsrisico’s met zich mee.

Deze situatie komt je vast wel bekend voor: Je hebt net een nieuwe app gedownload voor je mobiele telefoon en bent verbaasd hoeveel toestemmingen en toegangsrechten tot de apparaat informatie nodig voordat je de app eindelijk kunt gebruiken. Het is over het algemeen geen goed idee om toegang te accepteren zonder vooraf na te denken over de gevolgen. Dit kan leiden tot zogenaamde ‘datamining’ - het overhevelen van grote hoeveelheden persoonlijke gegevens. Economisch gezien zijn gegevens een kostbaar goed en de analyse van deze gegevens is van groot belang voor consumentgerichte markten met verschillende doelgroepen. Dit kan een ernstig risico vormen als persoonlijke gegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie in verkeerde handen vallen en beschikbaar worden gesteld aan onbetrouwbare derden.

In het digitale tijdperk is IT-beveiliging van cruciaal belang voor bedrijven, vooral omdat het aantal cyberaanvallen elk jaar toeneemt. Als er een aanval plaatsvindt, is de financiële schade voor het betrokken bedrijf enorm. Toenemende mobiliteit, het groeiende gebruik van digitale technologieën en trends zoals BYOD (’Bring Your Own Device’) vereisen de implementatie van beveiligingsmaatregelen en -mechanismen die bedrijfsnetwerken beveiligen en indringers of hackers op afstand houden. Best practices voor de beveiliging van mobiele apps zijn onder andere gegevensversleuteling, veilige API’s en regelmatige updates en patches om kwetsbaarheden aan te pakken.

Wist je dat?

Met het uitbreidbare myApps platform biedt innovaphone een slimme werk- en communicatieoplossing voor bedrijven. Gebruikers profiteren van een voortdurend groeiend aanbod aan zakelijke apps, productiviteitsapplicaties en apps voor de bedrijfscommunicatie en de effectieve samenwerking. Deze zijn voor systeembeheerders beschikbaar via de innovaphone App Store. De verschillende apps zijn toegankelijk via de intuïtieve gebruikersinterface van de myApps Client. Door de open myApps platformarchitectuur kunnen app partners eigen apps voor het myApps ecosysteem ontwikkelen. Dit wordt ondersteund door de innovaphone SDK (Software Development Kit) met alle noodzakelijke build tools, codevoorbeelden en meer. Partners hebben bovendien de mogelijkheid zelfontwikkelde apps via de gevestigde distributiekanalen op de markt te brengen en te verkopen.

innovaphone oplossingen kunnen in de cloud of on-site (huur/aankoop) op innovaphone VoIP gateways worden gebruikt – er zijn geen extra servers nodig. Bij het on-premise gebruik blijven alle gegevens in eigen huis, wat voor extra veiligheid zorgt. Het gehele innovaphone productportfolio voldoet altijd aan de AVG en staat voor digitale veiligheid ‘made in Germany’.

¹ Tijdlijn van de smartphone

² ESDE commissieverslag  – juli 2023