Hoe gaan gemeenten en openbare instellingen om met de uitdaging van digitale transformatie? Een succesproject in Spanje

Alexandra Carballo Porto | vertaald op 13 augustus 2024

Net zoals particuliere bedrijven hebben ook overheidsorganisaties het gebruik van nieuwe technologieën ontdekt. Of het nu gaat om de verhoging van de efficiëntie, de automatisering van processen, de verbetering van de klantenservice of de arbeidsomstandigheden in de publieke sector. De uitdagingen van digitale transformatie zijn echter niet alleen technologisch, maar omvatten ook andere belangrijke aspecten, zoals beveiliging.

Wat zijn de bijzonderheden van een communicatieoplossing voor publieke instellingen?

Communicatieoplossingen voor de overheid spelen een sleutelrol in het digitale transformatieproces van openbare instellingen. Deze zijn cruciaal voor een betere toegang tot alle openbare diensten voor alle burgers en bedrijven. Niet elk communicatiesysteem voldoet aan de specifieke eisen en strategische richtlijnen voor openbare instellingen, bijvoorbeeld als het om de bescherming van persoonsgegevens gaat. Hier biedt het communicatieplatform innovaphone myApps op maat gemaakte oplossingen voor elk type autoriteit of overheid.

1. Security by Design
   Talrijke geavanceerde beveiligingsmechanismen zijn standaard geïntegreerd. Gegevens worden gehost op een fysieke locatie of in een privécloud. Geavanceerde redundantiesystemen dragen bij tot een veilig communicatiesysteem, zowel wat betreft betrouwbaarheid als aanvallen van buitenaf.
2. Gegevensbescherming en rechtmatige verwerking
   Voor de verwerking van gevoelige persoonlijke gegevens en informatie van burgers, bedrijven of ambtenaren en de toegang tot deze geldt een speciaal beschermingsniveau, in overeen- stemming met de criteria die zijn vastgelegd in de AVG.
3. Digitale werkplek
   Het implementeren en het aanbieden van moderne digitale werkplekken. Deze maken de mobiliteit en integratie van samenwerkingstools mogelijk, maximaliseren de productiviteit van ambtenaren en maken telewerken mogelijk.
4. Energietransformatie en duurzaamheid
   Kostenreductie op lange termijn door duurzame en energie-efficiënte oplossingen die de samenwerking tussen afdelingen en de communicatie met burgers verbeteren.
5. Flexibiliteit en schaalbaarheid
   Een collaboratieve, flexibele communicatieoplossing, die vanaf elk apparaat en/of op elke locatie precies gelijk werkt en de integratie met bestaande systemen van derden mogelijk maakt.

Winnaar: De Spaanse gemeente Sant Boi

Het innovaphone project van de gemeente Sant Boi de Llobregat is bekroond met de @aslan prijs* voor digitale transformatie in openbare instellingen (categorie ’Verbetering van productiviteit en werknemerservaring’).

Dit was een project met als doel de spraakcommunicatie te verbeteren door middel van IP-telefonie en Unified Communications. Het maakt deel uit van het digitale transformatieplan van de Catalaanse gemeente Sant Boi de Llobregat en werd medegefinancierd door de Europese Unie als onderdeel van het stimuleringspakket ’Next Generation EU’. In een project met meer dan 1.000 gebruikers maakt de innovaphone myApps Client met zijn intuïtieve gebruikersinterface nu alle professionele communicatiefuncties mogelijk. De intentie was om administratief personeel de mogelijkheid te geven om te telewerken en om de kwaliteit van de dienstverlening voor burgers geleidelijk te verbeteren.

* @aslan is een Spaanse organisatie, die 190 technologiebedrijven verenigt. De vereniging is actief in sectoren zoals Cyber Security | Intelligent Networks | Data Management & AI | Cloud & Datacenter | Digitale Workspace.

Het basisscenario:

De telefooncentrales die verspreid waren over de locaties van het stadsbestuur en de gemeentebedrijven alsook lokaal (on-premise) werkten, maakten alleen telefooncommunicatie mogelijk. Daarom konden deze niet voldoen aan de nieuwe eisen voor digitale werkplekken. Terwijl de vorige installatie uit oude servers en lokaal geïnstalleerde apparatuur bestond, hield het nieuwe systeem in dat alle communicatie werd gemigreerd naar een volledig virtuele omgeving. Deze bieden betere prestaties en beschermen de nieuwe installatie met beveiligingsmechanismen en dagelijkse back-ups.

De uitdaging:

• Integratie van alle gemeentelijke locaties en apparaten in één uniform communicatiesysteem
• Implementatie van een stabiele, op standaard gebaseerde en schaalbare oplossing
• Waarborging van systeemveiligheid en continuïteit van de telefoondienst (redundantie)
• Handhaving van de bestaande reeks functies en invoering van verbeteringen
• myApps-Client in het Catalaans
• Personalisatie van apparaten met het logo ‘Next Generation EU’

De projectfasen:

• In de eerste fase van het project kon de migratie van de 860 gebruikers direct en in één keer worden uitgevoerd. Dit was dankzij de snelle ingebruikname van de innovaphone apparaten mogelijk: automatisch door simpele activeringscodes voor gebruikersregistratie in te voeren en de nieuwe, in de fabriek geleverde eindtoestellen te registreren.
• In de tweede fase werden twee Data Processing Centres (DPC’s) op twee ruimtelijk en geografisch gescheiden locaties ingericht, waarbij alle communicatiefuncties naar virtuele machines gemigreerd werden.

De nieuwe functies:

• Virtueel telefoonsysteem dat rechtstreeks op VMware draait, zonder dat er een besturingssysteem van derden nodig is. Gehost in zeer veilige Europese datacenters
• Eén software gehost op één server en inclusief alle systeemfuncties (PBX/SBC/Unified Communications/Reverse Proxy)
• Gegevensbeveiliging: voldoet aan de Europese normen voor gegevensbescherming
• Veilige en krachtige communicatieoplossing voor een eenvoudige en efficiënte toegang tot verschillende gemeentediensten
• Mobiele werkplekken voor telewerkers 
• Breed scala aan moderne UCC-functies: integratie van telefoons en softphones, scherm delen, videobellen, voicemail, fax en chat
• Geïntegreerd videoconferentiesysteem met toegang via een webbrowser, zonder lokale software te installeren en zonder extra kosten
• Professionele bedienpost voor comfortabel gespreksbeheer (innovaphone Switchboard)
• innovaphone applicatieplatform voor eenvoudige implementatie en integratie van nieuwe tools en applicaties van innovaphone alsook andere providers
• Gestandaardiseerde veiligheidsmechanismen en -protocollen, die op elk moment gecontroleerd kunnen worden, beschermen alle fasen van het communicatieproces: van het tot stand brengen van de verbinding, data- en spraakoverdracht tot het beheer van toegangsgegevens

Medegefinancierd door de Europese Unie – stimuleringspakket ’Next Generation EU’ om de digitalisering van bedrijven en openbare instellingen te bevorderen

Digitale transformatie is een van de vier sectoroverschrijdende actiegebieden die samen het stimuleringspakket Next Generation EU (NGEU) vormen. Dit Europese herstelplan werd in 2020 gelanceerd om de ernstige gevolgen van de pandemie voor de economie te bestrijden. Inmiddels is het een uitstekende gelegenheid gebleken voor bedrijven en overheden om hervormingen door te voeren die digitale transformatie vergemakkelijken en innovatie bevorderen.