Transparantie in het bedrijf: meer dan een trend 

Bedih Adanur | vertaald op 7 mei 2024

Transparantie - een term die steeds vaker wordt gebruikt in het hedendaagse bedrijfsleven. Wetgevers eisen meer transparantie op vele gebieden, werknemers verwachten meer transparantie en ondernemers zijn op zoek naar mogelijkheden om de transparantie te vergroten. Maar wat betekent transparantie eigenlijk en waarom is deze zo belangrijk voor bedrijven?

Definitie van transparantie

Transparantie kan worden gedefinieerd als het vrijgeven van informatie, zowel intern binnen een bedrijf als extern bij klanten, partners en het publiek. Deze maakt het mogelijk processen, beslissingen en doeleinden duidelijk en begrijpelijk te communiceren. Het gaat niet alleen om het presenteren van gegevens en feiten, maar ook om een cultuur van openheid, eerlijkheid en het opbouwen van vertrouwen.

Waarom is transparantie belangrijk in een bedrijf?

• Opbouwen van vertrouwen: Transparantie speelt een sleutelrol bij het creëren van een positieve werkomgeving. Als medewerkers begrijpen hoe beslissingen worden genomen en waarom voor bepaalde acties wordt gekozen, is de kans groter dat ze zich betrokken en gewaardeerd voelen bij het proces. Dit kan de loyaliteit van werknemers versterken en de motivatie verhogen. Medewerkers kunnen bovendien doelstellingen en de bedrijfsvisie beter begrijpen en zich hier sterker mee identificeren.  
• Effectieve communicatie: Een duidelijke (transparante) communicatie vereenvoudigt de informatiestroom binnen een bedrijf. Medewerkers begrijpen beter wat er van hen wordt verwacht en managers kunnen eenvoudiger feedback en ideeën verzamelen. Dit bevordert een betere uitwisseling en samenwerking.
• Motivatie en betrokkenheid: Als werknemers begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan het algemene succes van het bedrijf, voelen ze zich gewaardeerd en gemotiveerd. Transparantie met betrekking tot doeleinden, prestatie-indicatoren en bedrijfsresultaten helpt de betrokkenheid van medewerkers te vergroten en een positieve werkomgeving te creëren. 
• Crisismanagement: In crisissituaties is transparantie cruciaal om misverstanden en verkeerde inschattingen te voorkomen. Door open te communiceren over uitdagingen en oplossingen kan de organisatie het vertrouwen behouden en sneller weer op het juiste spoor komen.  

Hoe kan transparantie in een bedrijf worden bevorderd?

Regelmatige meetings, nieuwsbrieven en een transparante berichtgeving zijn belangrijke middelen voor het verspreiden van informatie binnen een bedrijf. Een andere belangrijke factor is dat alle relevante gegevens en documenten goed toegankelijk zijn voor werknemers, via interne netwerken of via gedeelde opslagruimten. Argumenten voor belangrijke beslissingen kunnen met meer openheid worden gecommuniceerd en werknemers hebben de mogelijkheid om feedback te geven en vragen te stellen.

innovaphone – more than communication

Transparantie is voor innovaphone AG niet alleen een modewoord of trend, maar ook een essentieel onderdeel van de bedrijfscultuur. More than communication – dit is meer dan een slogan. Het idee van transparantie is eerder een fundamentele overtuiging die onze manier van werken en onze bedrijfscultuur kenmerkt.

We zijn ervan overtuigd dat een transparante communicatie niet alleen vertrouwen schept tussen werknemers, maar ook de efficiëntie en productiviteit verhoogt. Daarom gebruiken we dagelijks een reeks hulpmiddelen die we zelf hebben ontwikkeld.

Connect 

Een sociaal platform voor interactieve, productieve bedrijfssamenwerking

Onze Connect App is een centraal platform voor de interne communicatie en de uitwisseling van informatie. Bye bye e-mails! Met Connect hebben we onze visie gerealiseerd door het aantal onnodige interne e-mails drastisch te verminderen. Medewerkers en managers kunnen direct en transparant communiceren in de Connect App door berichten te schrijven over een onderwerp en deze te publiceren met de relevante hashtags. De Connect App biedt ook veel flexibiliteit, bijvoorbeeld door gevoelige onderwerpen te beperken tot specifieke gebruikersgroepen.

Dankzij deze open en transparante communicatiestructuur kan elke medewerker actief betrokken zijn en op de hoogte blijven van de belangrijkste informatie.

Projects App 

Tool voor de optimale organisatie van eenmalige of terugkerende processen met verschillende taken, die transparant worden uitgevoerd als teams.

De Projects App is een nieuwe tool die ons dagelijks werk vereenvoudigt. Op dit moment gebruiken we de Projects App alleen intern, maar binnenkort zal deze app ook beschikbaar zijn voor onze klanten. Taken en projecten die bijvoorbeeld voortvloeien uit de communicatie via de Connect App kunnen worden aangemaakt en actief worden verwerkt in de Projects App. Projecten kunnen worden gesplitst in afzonderlijke fasen en worden toegewezen aan de relevante medewerkers, die de projecten op elk gewenst moment kunnen bekijken en de huidige status ervan kunnen zien. De Projects App en de Connect App zijn nu aan elkaar gekoppeld. Dankzij deze koppeling verschijnen activiteiten zoals projectfeedback of het taggen van medewerkers in de Projects App automatisch ook in de Connect App.

Bedih Adanur over zijn ervaringen met de nieuwe innovaphone apps:

’Iets meer dan 2 jaar geleden begon ik als Legal Counsel bij innovaphone AG en stond aanvankelijk kritisch tegenover de transparante manier van werken via de Connect App. Als jurist twijfelde ik of mijn zaken wel zo openlijk gecommuniceerd moesten worden. In mijn vorige baan bij een gerenommeerd advocatenkantoor beperkte de communicatie zich voornamelijk tot e-mails. Taken werden soms via e-mail toegewezen aan collega’s, wat vaak leidde tot overlappende feedback. Inhoudelijke vragen bleven onder ons, zelfs als de antwoorden voor velen relevant waren. 

Vandaag realiseer ik me dat het dagelijkse werk veel efficiënter georganiseerd kan worden met de Connect App. Collega’s uit verschillende afdelingen van het bedrijf kunnen mij vragen stellen onder mijn individuele hashtag ’Agenda Legal’ en de antwoorden kunnen door iedereen worden bekeken. Voor gevoelige onderwerpen behoud ik de controle over wie toegang heeft tot mijn berichten. E-mails zijn nu bijna overbodig en zijn alleen nog bedoeld voor externe communicatie.

De Projects App is een uitstekende tool in mijn dagelijkse werk. Omdat ik regelmatig juridische vragen krijg vanuit verschillende bereiken, is een transparant beheer essentieel. Met de Projects App kan ik voor elk verzoek een project aanmaken, het opdelen in beheersbare stappen en collega’s van de relevante afdelingen erbij betrekken. Zo kan ik mijn openstaande thema´s bijhouden en kunnen collega’s op elk moment samenwerken of de status van de verwerking volgen. Dit leidt tot meer efficiëntie en meer tevredenheid binnen het team.’

Mijn conclusie: Transparantie is geen doel op zich, maar een belangrijk onderdeel voor het succes van een bedrijf op lange termijn. Met onze oplossingen creëren we meer transparantie op elke werkplek en in elk team. Zo stellen we werknemers en zakelijke partners in staat om vertrouwen op te bouwen, zich te engageren en een cultuur van openheid en innovatie te leven.