Digitaliseringsprocessen in de onderneming – welke rol speelt de bedrijfscultuur?

by Martina Carraro | 27 april 2022

Eén ding is zeker: door het gebruik van digitale tools kunnen bedrijven werk- en communicatieprocessen controleren en de bedrijfsefficiëntie verbeteren. De steeds dynamischere ontwikkeling van de markt dwingt ondernemingen tot steeds kortere productiecycli, zodat de behoefte aan efficiënte interne en externe communicatiesystemen voortdurend toeneemt. Collaboratie-platforms zijn ideale hulpmiddelen gebleken om dergelijke processen in bedrijfen te managen.

Hier is een succesvole digitale transformatie een kwestie van instelling en bedrijfscultuur die een impact heeft op het hele bedrijf en op alle niveaus.

Wat betekent het om "digitaal" te zijn?

Heel vaak wordt het begrip "digitaal" ten onrechte alleen in verband gebracht met de gebruikte technologie. In werkelijkheid is "digitaal zijn" echter een bedrijfscultuur die door een strategie en een duidelijke visie ondersteund moet worden. De activiteiten zijn dezelfde als in het verleden maar worden anders uitgevoerd om flexibeler te worden en een breder publiek te bereiken. Nieuwe formaten en toepassingen zoals videoconferenties of chatberichten hebben hun weg gevonden naar de bedrijfscommunicatie. Door digitale werkplatforms en real-time gegevensanalysetools in te voeren, bevorderen bedrijven b.v. niet alleen de interactie binnen het bedrijf, maar ook de interactie met klanten en leveranciers. Tegelijkertijd worden voortdurend gegevens verzameld, waarvan de analyse inzichten oplevert die productief gebruikt kunnen worden. Het doel is georganiseerde workflows te creëren die de complexiteit van bedrijfsprocessen verminderen. 

Collaboratieplatforms zoals het innovaphone myApps platform bieden alle nodige tools om de werkprocessen en de samenwerking binnen het bedrijf en in het klantencontact door een aangepast contactbeheer te optimaliseren.

In 3 stappen naar een succesvolle strategie:

Bepaling van een doel

In de planningsfase moet er rekening mee worden gehouden dat de verandering tot taak heeft de onderneming naar een tevredenstellend resultaat te leiden. Het hoofddoel moet niet zijn om de omzet te verhogen, maar wel de tevredenheid van de eindklant te maximaliseren. De klantervaring wordt gemonitord met behulp van digitale tools en parameters die waarde toevoegen en concrete verbeteringen in interne en externe relaties brengen. Doel is het bedrijf concurrerend te maken zodat het flexibel op de huidige marktbehoeften kan reageren, d.m.v. van intelligente technologieën die de resultaten aan de hand van vooraf gedefinieerde controlemetingen (de zogenaamde key performance indicators) monitoren.

Planning van middelen

Ondernemingen kunnen veranderingen alleen in goede banen leiden als zij de zwakke punten in kaart brengen en bepalen welke middelen en capaciteiten nodig zijn voordat zij functies en rollen herstructureren. Eerst moet een kortetermijnstrategie ontwikkeld worden waarbij de onmiddelijke operationele behoeften centraal staan. Alleen dan kunt u zich richten op een strategische langetermijnvisie. Resultaten kunnen alleen bereikt worden met de steun en de inzet van interne middelen, die in alle overgangsprocessen begeleid en opgeleid moeten worden en tijd nodig hebben om zich aan de nieuwe organisatie aan te passen. 

Open communicatie

Een van de problemen die aangepakt moeten worden is de modernisering van traditionele procedures die door verouderde besturingssystemen ondersteund en veranderd moeten worden. De te bereiken doelstellingen moeten gedefinieerd worden en duidelijk meegedeeld worden. De redenen voor de verschillende beslissingen die zijn genomen om de onderneming naar een digitale transformatie te leiden, moeten openbaar gemaakt worden.

Conclusie: De digitale transformatie staat en valt met de bedrijfscultuur

Een belangrijk - zo niet het belangrijkste - aspect van een succesvol digitaliseringsprocess is de leiderschap van de betrokken managers, die het transformatieproces moeten leiden als "digitale ambassadeurs". Zonder de daadwerkelijke betrokkenheid van de leiders is het moeilijk hun rol als promotor van digitale transformatie te rechtvaardigen en voor een snelle acceptatie van nieuwe werkmodellen te zorgen. Gezien de diversiteit van de werknemers in bedrijven valt te verwachten dat sommigen het veranderingsproces zullen hinderen, terwijl anderen het zullen ondersteunen en ideale kandidaten zijn voor het digitale concept. Alle werknemers van het bedrijf moeten echter de kans krijgen om actief deel te nemen aan het transformatieproces door interacties te zoeken en initiatieven te steunen die een digitale cultuur ondersteunen. Passende opleidingsprogramma’s moeten zorgen voor de ontwikkeling van de vaardigheden die nodig zijn om de taken uit te voeren. Opleidingen zijn uiterst belangrijk om een hoog participatieniveau te bereiken en eventuele leemten op digitaal gebied op te vullen.

Innovatie is een continu organisatieproces waarbij de hele bedrijfsstructuur betrokken is. Tijdens de pandemie moesten de bedrijven hun werkmodellen snel veranderen en in tijden van de crisis en onzekerheid werden zij gedwongen de technologische kloof te overbruggen om de digitalisering als een ontwikkelingsinstrument te gebruiken. In zeer korte tijd is een echte digitale revolutie gestart, die zich tot alle instellingen en sectoren heeft uitgebreid heeft. Bovendien zijn de afgelopen jaren een aantal initiatieven en hervormingen ingevoerd om digitale technologieën in zowel de openbare als de particuliere sector te bevorderen. Dankzij deze maatregelen zoals die waarin het "Europees economisch herstelplan" voorziet, wordt in de komende jaren een sterke impuls voor de digitalisering van diensten en de modernisering van overheidsdiensten en bedrijven verwacht.

Deze blogpost is gebaseerd op een hoofdstuk van de masterscriptie "Digitaliseringsprocessen van de KMO na de pandemie" ("I processi di digitalizzazione delle PMI nel contesto post-pandemia") van Martina Carraro, Area Sales Manager Italy, die op 28 januari 2022 IUL – Sole24ore Business School ingediend is.