Jost Group

Jost Group: Van uitbestede IP-telefonie naar implementatie eigen innovaphone VoIP-gateways

De installatie van de nieuwe systemen in België en Luxemburg vond plaats in verband met de verhuizing van het Jost Group hoofdkantoor naar Luxemburg. Het transportbedrijf Jost werd opgericht in 1958 en kan ondertussen terugblikken op continue groei en een aantal veranderingen. Zoals de oprichting van het netwerk Jost Group, dat gespecialiseerd is in vrachtverkeer, logistieke diensten, scheep- en luchtvracht, douane diensten en expeditie. In totaal gebruiken nu 300 medewerkers in België en Luxemburg de VoIP functionaliteiten van de innovaphone PBX. Oorspronkelijk was Jost Group  begonnen om  zijn telefonie uit te besteden, voordat tijdens diverse bedrijfsverhuizingen de krachtige innovaphone IP6000 VoIP gateways geïnstalleerd werden.

Met 1650 medewerkers wereldwijd is Jost Group marktleider op het gebied van transport en logistiek. Door start-ups, fusies en overnames is Jost Group uitgegroeid tot een full service aanbieder van uitstekende dienstverlening op het gebied van orderaanname en -verwerking, herverpakken en volledige douanediensten. Voor de logistieke diensten wordt al meer dan 10 jaar gebruik gemaakt van een satelliet-trackingsysteem om het meest betrouwbare en efficiënte transport over de weg, over zee en in de lucht te kunnen garanderen.

Tot de verhuizing van het hoofdkantoor van Jost Group van België naar Weiswampach in Luxemburg werd een centraal Ericsson PBX telefoniesysteem gebruikt. Snelle groei en nieuwe technologische uitdagingen zorgden ervoor dat het systeem vervangen moest worden. André Wansart, IT Manager bij Jost, herinnert zich: "Het aantal oproepen was zodanig opgelopen dat de oude PBX het niet meer aan kon. We zochten een modern en betrouwbaar systeem dat met ons mee kon blijven groeien en dat alle applicaties bood waar een modern, internationaal bedrijf behoefte aan heeft. Daarnaast speelde het economische aspect een doorslaggevende rol: De gesprekskosten voor interne bedrijfscommunicatie hadden inmiddels alarmerende dimensies aangenomen. We hadden dus dringend behoefte aan een oplossing die gebaseerd was op de convergentie van spraak en data, om op deze manier onze communicatie te moderniseren en tegelijk de kosten drastisch te verlagen."

Bij de verhuizing van het hoofdkantoor naar Luxemburg viel de keuze van het management op een IP-gebaseerde oplossing die uitbesteed werd aan en beheerd door Multidata, een IT service provider. innovaphone partner BCE (Broadcasting Europe) installeerde de oplossing. VoIP-technologie maakt het mogelijk het complete telefoniesysteem aan een service provider uit te besteden. De deelnemers maken gebruik van de al voor de dataoverdracht aanwezige IP-lijn, waardoor er geen verdere technische infrastructuur nodig is. Bedrijven met meerdere vestigingen profiteren hierdoor in hoge mate van VoIP-technologie aangezien de provider voor het telefoniesysteem zorgt in de verschillende filialen. Bij de klant hoeft geen extra hardware geïnstalleerd te worden – er wordt immers gebruik gemaakt van de hardware van de provider. Hierdoor is het niet alleen mogelijk op investeringskosten te besparen, vooral voor kleinere installaties, maar ook op de kosten voor service overeenkomsten en software updates.

"Aanvankelijk hadden we ervoor gekozen de telefonie uit te besteden. De provider in Weiswampach, in dit geval de firma Multidata, zat toevallig in hetzelfde gebouw als wij en maakte gebruik van innovaphone VoIP technologie. We investeerden in innovaphone IP200 IP-telefoons en in analoog adapters om analoge apparatuur te integreren. De eigenlijke IP- PBX stond, zoals gezegd, bij Multidata en zij verzorgden het beheer van het systeem ook voor ons. We waren niet bekend met VoIP-technologie en kozen daarom voor een oplossing die naar wens uitgebreid en aangepast kon worden, zonder enige beperkingen met betrekking tot het aantal gebruikers. Dit was verder allemaal mogelijk met een minimum aan investeringskosten, zonder afhankelijk te zijn van een specifieke technologie of de noodzaak voor speciaal opgeleid personeel – al met al dus erg comfortabel", vervolgt André Wansart. Een hosted scenario verbindt het bedrijf met een virtuele innovaphone PBX (IPVA), die als applicatie in een VMware omgeving geïnstalleerd is en op afstand beheerd kan worden. Tot de overige diensten behoren een geavanceerd redundantie-scenario, dat garandeert dat bij een eventuele uitval alle functies direct overgenomen worden, en een flexibel en uiterst efficiënt filiaalconcept. Het systeem wordt gecompleteerd door een billing-software voor een eenvoudige, gecentraliseerde facturatie.

Tijdens de tweede verhuizing van het hoofdkantoor naar een eigen gebouw werd er een IP6000 VoIP-gateway bij Jost Group geïnstalleerd. Deze gateway vormt de basis voor de innovaphone PBX. Later werd de telefonie in het datacenter in Brussel op dezelfde manier georganiseerd.  André Wansart legt uit: "De hele implementatie verliep snel en eenvoudig. De technologie is gewoon perfect – er is niets aan het toeval overgelaten. We profiteren vooral van het geavanceerde filiaalconcept van de innovaphone PBX die perfect is afgestemd op de eisen van ons bedrijf. Alle interne gesprekken zijn nu gratis. Hierdoor hebben we onze gesprekskosten drastisch kunnen verlagen." Het personeel is uitermate tevreden met de innovaphone technologie en alle voordelen van een moderne en efficiënte bedrijfscommunicatie. Met VoIP functionaliteiten zoals doorverbinden, oproepomleiding bij geen gehoor, mailbox-beheer, switchboard, terugbellen bij geen gehoor of bezet, conferenties met drie partijen en het overnemen van oproepen voor andere deelnemers. Kenmerken die het alledaagse werk makkelijker maken, en zowel tijd sparen als de productiviteit van het bedrijf verhogen.

Jost Group Service IT zal in de toekomst het beheer en onderhoud van het systeem verzorgen. "De innovaphone oplossing is eenvoudig te configureren en kan naar behoefte en zonder beperkingen uitgebreid worden – ze kan makkelijk met de dynamische groei van ons bedrijf meegroeien,” laat André Wansart tot slot weten. “We kijken uit naar de nieuwe software versie en zijn erg geïnteresseerd in de Unified Communications applicaties die dan beschikbaar worden."