Apps: Kleine Tools mit großer Wirkung

written by Victoria Finkbeiner | 25. September 2023

Kannst du dich erinnern, wann du das letzte Mal eine Landkarte in den Händen gehalten hast, weil du irgendwo hinwolltest, aber den Weg nicht kanntest? Oder an das letzte Überweisungsformular, das du händisch ausgefüllt und anschließend zur Bank gebracht hast? Wie lange ist es her, dass du in deinem kleinen Adressbuch nach einer Telefonnummer gesucht hast, aber dann Probleme hattest, die eigene Handschrift zu entziffern? Möglicherweise liegt jedoch der letzte Online-Einkauf weniger als 24 Stunden zurück. Die letzte Textnachricht wurde vielleicht sogar innerhalb der letzten Stunde auf dem Handy versandt oder empfangen.
 

 
Seit den späten 2000er¹ Jahren sind Smartphones für die breite Masse verfügbar, und damit haben Apps nach und nach Einzug in unser Leben gehalten. Vielleicht bist du heute mit einer Tasse Kaffee und deiner E-Zeitung auf dem Tablet in den Tag gestartet? Eventuell warst du vor der Arbeit noch eine Runde joggen und hast deine Distanz und Performance auf der Smartwatch gecheckt? Oder Du hast eine morgendliche Yoga- oder Pilates-Session mit der Fitness App eingelegt?

Business Apps im Büroalltag

Hier hört es allerdings bei Weitem nicht auf. So viele Apps wir im privaten Bereich auch nutzen, so viele Apps und Software Tools begegnen uns auch bei der Arbeit, vor allem beim Ausüben von Bürotätigkeiten. Die Apps, die wir bei der Arbeit benutzen - sog. "Business Apps" -, können in verschiedene Kategorien unterteilt werden.

Zum einen gibt es Apps, die uns bei organisatorischen Dingen am Arbeitsplatz unterstützen und entlasten. Diese werden in der Regel als Produktivitätsanwendungen oder Productivity Software bezeichnet. Diese Apps helfen uns unter anderem dabei, uns zu organisieren, die Effizienz zu steigern, schnell und zeitsparend auf verschiedene Datenbanken zuzugreifen und generell unnötigen Zeitverlust zu vermeiden. Zu dieser Produktivitätssoftware gehören zum Beispiel Apps für die einfache und digitale Arbeitszeiterfassung, Tools für das Projekt- und Aufgabenmanagement, To Do-Listen, Apps für die Optimierung von Arbeitsabläufen und vieles mehr.
 

Apps für verbesserte Kommunikation & effizientere Zusammenarbeit

Darüber hinaus gibt es Apps, welche die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Kollegen, Projektteams und Kunden verbessern. Heutzutage sind Unternehmen international so stark verflochten, dass Teams oftmals über geografische Grenzen hinweg arbeiten. Zudem gibt es Mitarbeiter im Home Office oder im Außendienst, die oft unterwegs sind und erreichbar bleiben müssen.
 
Kommunikations-Apps haben einen positiven Einfluss darauf, dass Mitarbeiter gut miteinander vernetzt bleiben und ebenso gut mit den Kunden in Kontakt stehen können. Zu den Funktionen, die solche Apps zu bieten haben, gehört unter anderem die Möglichkeit, von jedem Endgerät aus via Softphone telefonieren zu können, Kollegen per Videoanruf zu kontaktieren, flexibel an virtuellen oder hybriden Meetings teilzunehmen, Inhalte des eigenen Bildschirms mit anderen zu teilen, den Anwesenheitsstatus von Kollegen vor Kontaktaufnahme schnell prüfen zu können, oder eine schnelle Chatnachricht für eine kurze Rückfrage zu versenden. Je nach Branche können Apps und spezialisierte Software auch die Bedürfnisse von vertikalen Märkten abdecken, den Kundenservice verbessern, Kunden binden (z.B. mit Treueprogrammen), oder bessere Support-Mechanismen bereitstellen.
 

Digitale Weiterentwicklung für optimierte und vereinfachte Arbeitsabläufe

Inzwischen haben wir uns sehr an die Apps gewöhnt, die wir alltäglich nutzen. Das Angebot wächst in einem rasanten Tempo, und oftmals denken wir schon gar nicht mehr über die enormen Auswirkungen nach, die diese hoch entwickelten Technologien auf unser aller Leben haben.
Die Vorteile scheinen endlos – für den Einzelnen sowie für Unternehmen.

• Einfacher Zugriff auf alle Programme: Das digitale Büro passt in jede noch so kleine Tasche und bietet somit ein Höchstmaß an Flexibilität
  
  
• Den Kopf frei machen für die wichtigen Dinge, damit Raum für Wachstum entsteht
  
  
• Zeitsparend anstelle von zeitraubend: Ob die Fahrt zur Bank oder eine Geschäftsreise – mit den richtigen Technologien kann beides überflüssig werden
  
  
• Vielseitige Kommunikationsmöglichkeiten: Chat-Nachrichten, E-Mails, Anrufe – schnell ist der Anwesenheitsstatus gecheckt und der Kontakt mit Kollegen hergestellt
  
  
• Sich das Leben leichter machen: Ob auf dem Weg zum Urlaubsziel oder vom Hotel zum Messegelände – die Navigationsapp bringt einen ans Ziel
  
  
• Eine Schnittstelle & eine Million Apps: App Plattformen bieten einen gigantischen Werkzeugkasten, dem eine unendliche Anzahl von Werkzeugen hinzugefügt werden kann. Das bietet Spielraum für kurzfristige Anpassungen, denn wir wissen heute noch nicht, was die Unternehmensanforderungen von morgen sein werden.
  
  
• Keine Verschwendung von Personalressourcen: Mit dem anhaltenden europaweiten Fachkräftemangel² können automatisierte und digitale Prozesse dazu beitragen, diesen Trend abzumildern, indem Mitarbeiter nicht an Aufgaben gebunden werden, die durch die Verbesserung von Arbeitsabläufen schneller bewältigt werden können.

Ist die Nutzung von Apps mit Risiken verbunden?

Mit der zunehmenden Nutzung von (mobilen) Apps in unserem Privat- und Arbeitsleben gibt es zwar eine fast endlose Liste an Vorteilen, dennoch ist die Nutzung auch mit gewissen Sicherheitsrisiken verbunden.

Diese Situation ist bestimmt allzu bekannt: eben eine neue App für das Handy heruntergeladen, jetzt ist man erstaunt, wie viele Berechtigungen und Zugriffsrechte auf die Geräteinformationen gefordert werden, um die App am Ende überhaupt nutzen zu können. Es ist selten eine gute Idee, dem Zugriff leichtfertig zuzustimmen, ohne sich ernsthaft darüber Gedanken zu machen. Dies kann zum sogenannten „Data Mining“ führen – dem Abschöpfen großer, personenbezogener Datenmengen. Wirtschaftlich gesehen sind Daten ein kostbares Gut, und die Analyse dieser Daten ist für verbraucherorientierte Märkte mit verschiedenen Zielgruppen von beträchtlichem Interesse. Es kann zu einem erheblichen Risiko werden, wenn personenbezogene Daten oder vertrauliche Unternehmensinformationen in die falschen Hände geraten und nicht vertrauenswürdigen Dritten zugänglich gemacht werden.

Im digitalen Zeitalter ist die IT-Sicherheit von zentraler Bedeutung, zumal die Zahl der Cyberangriffe jedes Jahr aufs Neue Höchststände erreicht. Kommt es zu einem Angriff, ist der finanzielle Schaden für das betroffene Unternehmen enorm. Die wachsende Mobilität, die zunehmende Nutzung digitaler Technologien und Trends wie BYOD („Bring Your Own Device“) erfordern die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen und Mechanismen, welche die Unternehmensnetzwerke sichern, sowie Eindringlinge und Hacker auf Distanz halten. Bewährte Sicherheitsverfahren für mobile Anwendungen beinhalten unter anderem die Datenverschlüsselung, sichere APIs und regelmäßige Updates sowie Patches, um Sicherheitslücken zu schließen.

Wusstest du schon?

Mit der erweiterbaren myApps Plattform bietet innovaphone eine smarte Arbeits- und Kommunikationslösung für Unternehmen. Die Nutzer profitieren von einem stetig wachsenden Angebot an Business Apps, Produktivitätsanwendungen und Apps für die Firmenkommunikation und effektive Zusammenarbeit. Diese sind für Systemadministratoren über den innovaphone App Store verfügbar. Über die intuitive Benutzeroberfläche des myApps Client kann auf die verschiedenen Apps zugegriffen werden. Zusätzlich ermöglicht es die offene myApps Plattform Architektur, dass App Partner auch eigene Apps für das myApps Ökosystem entwickeln. Hierbei unterstützt das innovaphone SDK (Software Development Kit) mit allen notwendigen Build Tools, Code-Beispielen und mehr. Partner haben zudem die Möglichkeit, eigenentwickelte Apps über die etablierten Vertriebswege von innovaphone zu vermarkten und zu vertreiben.

innovaphone Lösungen können entweder in der Cloud oder direkt vor Ort (Miete / Kauf) auf innovaphone VoIP-Gateways betrieben werden – dabei sind keine zusätzlichen Server erforderlich. Wenn man sich für den On-Premises-Betrieb entscheidet, bleiben alle Daten im Haus und sorgen so für ein Plus an Sicherheit. Das gesamte innovaphone Produktportfolio ist stets in Konformität mit der DSGVO und steht für digitale Sicherheit „made in Germany“.

¹ Zeitachse des Smartphones

² ESDE Kommissionsbericht – Juli 2023