Wie schaffen Gemeinden und öffentliche Einrichtungen die digitale Transformation? Ein Erfolgsprojekt in Spanien

Alexandra Carballo Porto | 08.07.2024

Wie die privaten Unternehmen haben auch die öffentlichen Einrichtungen den Einsatz neuer Technologien für sich entdeckt, sei es zur Effizienzsteigerung, sei es zur Automatisierung von Prozessen, zur Verbesserung des Kundendienstes oder der Arbeitsbedingungen im öffentlichen Dienst. Die digitale Transformation ist jedoch nicht nur rein technologischer Natur, sondern es geht um weitere Themen wie beispielsweise den Sicherheitsaspekt.

Was sind die Besonderheiten einer Kommunikationslösung für die öffentliche Verwaltung?

Kommunikationslösungen für die Verwaltung spielen eine Schlüsselrolle im digitalen Transformationsprozess der öffentlichen Einrichtungen, da sie entscheidend für einen besseren Zugang zu allen öffentlichen Dienstleistungen für die Bürger und Unternehmen sind. Nicht jedes Kommunikationssystem wird den spezifischen Anforderungen und strategischen Vorgaben für öffentliche Einrichtungen gerecht, etwa im Hinblick auf den Schutz personenbezogener Daten. Hier bietet die innovaphone myApps Kommunikationsplattform maßgeschneiderte Lösungen für jede Art von Behörde oder öffentlicher Verwaltung.

1. Security by Design
   Zahlreiche, standardmäßig integrierte Sicherheitsmechanismen auf dem neuesten Stand der Technik, Datenhosting On-Premises oder in der privaten Cloud sowie fortschrittliche Redundanzsysteme sorgen für ein sicheres Kommunikationssystem, sowohl in punkto Ausfallsicherheit als auch bezüglich Angriffen von außen.
2. Datenschutz und rechtskonforme Verarbeitung
   Die Verarbeitung von und der Zugang zu sensiblen personenbezogenen Daten und Informationen - sei es von Bürgern, Unternehmen oder Beamten - unterliegt gemäß den in der Datenschutz-Grundverordnung festgelegten Kriterien einem besonderen Schutzniveau.
3. Digitale Arbeitsplätze
   Einführung und Bereitstellung von Arbeitsplätzen der neuen Generation, die Mobilität ermöglichen und kollaborative Tools integrieren, die die Produktivität der öffentlichen Bediensteten maximieren und Fernarbeit ermöglichen.
4. Energiewende und Nachhaltigkeit
   Langfristige Kostensenkung durch nachhaltige und energieeffiziente Lösungen, die die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und die Kommunikation mit den Bürgern verbessern.
5. Flexibilität und Skalierbarkeit
   Eine kollaborative, anpassbare Kommunikationslösung, die von jedem Gerät und/oder Standort aus genau gleich funktioniert und die Integration bestehender Drittsysteme ermöglicht.

Preisträger: Die spanische Gemeinde Sant Boi

Das im Stadtrat von Sant Boi de Llobregat umgesetzte innovaphone-Projekt wurde mit dem @aslan-Preis* für digitale Transformation in öffentlichen Verwaltungen ausgezeichnet (Kategorie "Verbesserung der Effizienz und der Mitarbeitererfahrung").

Das Projekt zur Modernisierung des Telefonnetzes der Stadtverwaltung und ihrer kommunalen Dienstleister ist Teil des digitalen Transformationsplans der katalanischen Gemeinde Sant Boi de Llobregat und wurde von der Europäischen Union durch das Kojunkturspaket „Next Generation EU“ kofinanziert. Das Szenario sah die Migration von 1.000 Nutzern auf ein neues IP-Telefonsystem mit Unified Communications und Digital Workplace an Bord vor. Die Verwaltungsmitarbeiter sollten so die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten bekommen und für die Bürger sollte sich die Servicequalität schrittweise deutlich verbessern.

* @aslan ist ein spanischer gemeinnütziger Verband, der sich aus 190 Technologieunternehmen zusammensetzt. Vereint durch Innovation, von Herstellern bis hin zu Managed Service Providern, bietet der Verband ein neutrales und agiles Umfeld, um den Markt anzukurbeln und neue Technologien rund um das Netz zu verbreiten: CyberSecurity | Intelligent Networks | Data Management & AI | Cloud & Data Center | Digital WorkSpace.

Das Ausgangsszenario:

Die Telefonzentralen, die auf die Standorte der Stadtverwaltung und der städtischen Unternehmen verteilt und On-Premises aufgesetzt waren, ermöglichten lediglich die telefonische Kommunikation und konnten daher die neuen Anforderungen an digitale Arbeitsplätze nicht erfüllen. Während die bisherige Installation alte Server und Anlagen vor Ort umfasste, sah das neue System die Migration der gesamten Kommunikation in eine vollständig virtuelle Umgebung vor, die eine höhere Leistung bietet und die neue Installation durch tägliche Backups und Sicherungen absichert.

Die Herausforderung:

• Integration aller kommunaler Standorte und Geräte in ein einziges, einheitliches Kommunikationssystem. Integration der IT-Geräte und Nutzung bestehender Anschlüsse
• Implementierung einer stabilen, hochverfügbaren, standardbasierten und skalierbaren Lösung
• Gewährleistung der Systemsicherheit und Kontinuität des Telefoniedienstes (Redundanz)
• Beibehaltung des bestehenden Funktionsumfangs und Einbindung von Verbesserungen
• myApps-Client auf Katalanisch
• Personalisierung der Geräte mit dem "NextGenerationEU"-Logo.

Die Phasen:

• In der ersten Phase des Projekts konnte die Migration von 860 Anwendern dank der schnellen Inbetriebnahme der innovaphone-Geräte sofort und in einem Zug durchgeführt werden: automatisch durch die einfache Eingabe der Aktivierungscodes für die Benutzerregistrierung und die Registrierung der neuen, werkseitig bereitgestellten Endgeräte.
• In einer zweiten Phase wurden mit der Migration aller Kommunikationsfunktionalitäten auf virtuelle Maschinen zwei Data Processing Centres (DPCs) an zwei räumlich und geografisch getrennten Standorten eingerichtet.

Die neuen Services:

• Virtuelle Telefonanlage, die direkt auf einer VMware läuft, ohne dass ein Betriebssystem eines Drittanbieters erforderlich ist. Gehostet in hochsicheren europäischen Rechenzentren
• Eine einzige Software, die auf einem einzigen Server gehostet wird und alle Systemfunktionalitäten (PBX/SBC/Unified Communications/Reverse Proxy) enthält
• Datensicherheit: Erfüllung der europäischen Datenschutzstandards
• Sichere und leistungsstarke Kommunikationslösung, die einen einfachen und effizienten Zugang zu den verschiedenen kommunalen Diensten gewährleistet.
• Mobile Arbeitsplätze für remote Arbeit
• Breite Bandbreite an modernen UCC-Funktionen - Integration von Telefonen und Softphones, Bildschirmfreigabe, Videotelefonie, Voicemail, Fax, Chat.
• Integriertes Videokonferenzsystem mit Zugriff über einen Webbrowser, ohne dass eine lokale Software installiert werden muss und ohne zusätzliche Kosten
• professioneller Vermittlungsarbeitsplatz für ein komfortables Anrufmanagement (innovaphone Switchboard)
• innovaphone Applikationsplattform für die einfache Übernahme und Integration von neuen Tools und Applikationen, die von innovaphone und Drittanbietern entwickelt wurden, in das System
• Standardisierte und jederzeit überprüfbare Sicherheitsmechanismen und    -protokolle schützen alle Phasen des Kommunikationsprozesses: vom Verbindungsaufbau über die Übertragung von Daten und Sprache bis hin zur Verwaltung von Zugangsdaten.

Von der Europäischen Union kofinanziertes Projekt - Konjunkturpaket „Next Generation EU“ als Katalysator für die Digitalisierung von Unternehmen und öffentliche Einrichtungen

Die digitale Transformation ist eine der vier bereichsübergreifenden Aktionsbereiche, die das Konjunkturpaket Next Generation EU (NGEU) strukturieren. Dieser europäische Wiederaufbauplan wurde 2020 mit dem Ziel ins Leben gerufen, die schwerwiegenden Auswirkungen der Pandemie auf die Wirtschaft zu bekämpfen. Seitdem hat er sich als hervorragende Gelegenheit für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen erwiesen, Reformen durchzuführen, die den digitalen Wandel erleichtern und Innovationen fördern.