Digitalisierungsprozesse im Unternehmen – welche Rolle spielt  die Unternehmenskultur?

by Martina Carraro | 27.04.2022

Eines ist sicher: Durch den Einsatz digitaler Tools können Unternehmen Arbeitsabläufe und Kommunikationsprozesse überwachen und die betriebliche Effizienz verbessern. Durch die immer dynamischere Marktentwicklung werden Unternehmen immer kürzere Produktionszyklen auferlegt, so dass der Bedarf nach effizienten internen und externen Kommunikationssystemen stetig wächst. Kollaborationsplattformen haben sich dabei als ideale Werkzeuge herausgestellt, um derartige Prozesse in Unternehmen zu managen.

Dabei ist eine erfolgreiche digitale Transformation eine Frage der Einstellung und der Unternehmenskultur, die sich auf das gesamte Unternehmen und alle Ebenen auswirkt.

Was bedeutet es, "digital" zu sein?

Sehr oft wird der Begriff "digital" fälschlicherweise nur mit der verwendeten Technologie in Verbindung gebracht. In Wirklichkeit beschreibt "Digitalsein" jedoch eine Unternehmenskultur, die durch eine Strategie und eine klare Zielvorstellung unterstützt werden muss. Die Aktivitäten sind dieselben wie in der Vergangenheit, werden aber in ihrer Ausführung geändert, um flexibler zu werden und ein breiteres Publikum einzubeziehen. Neue Formate und Anwendungen wie beispielsweise Videokonferenzen oder Chat-Nachrichten haben Einzug in die Firmenkommunikation gehalten. Durch die Einführung digitaler Arbeitsplattformen und Datenanalysetools in Echtzeit fördern Unternehmen beispielsweise nicht nur die Interaktion im Unternehmen, sondern auch mit Kunden und Lieferanten. Gleichzeitig werden kontinuierlich Daten gesammelt, bei deren Auswertung sich Erkenntnisse ergeben, die wiederum produktiv genutzt werden können. Ziel ist es, organisierte Arbeitsabläufe zu schaffen, durch die die Komplexität von Geschäftsprozessen reduziert wird.

Kollaborationsplattformen wie die innovaphone myApps Plattform stellen dabei alle notwendigen Tools bereit, um die Arbeitsprozesse und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens sowie im Kundenkontakt durch entsprechendes Kontaktmanagement zu optimieren.

Die drei Schritte einer erfolgreichen Strategie

• Festlegung eines Ziels

In der Planungsphase muss berücksichtigt werden, dass die Veränderung die Funktion hat, das Unternehmen zu zufriedenstellenden Ergebnissen zu führen. Nicht die Steigerung des Umsatzes sollte der primäre Fokus sein, sondern vor allem eine möglichst hohe Zufriedenheit des Endkunden. Das Kundenerlebnis wird mit Hilfe digitaler Tools und Metriken überwacht, die einen Mehrwert schaffen und konkrete Verbesserungen in den internen und externen Beziehungen bewirken. Ziel ist es, das Unternehmen wettbewerbsfähig zu machen und flexibel auf die Bedürfnisse des Marktes reagieren zu können, und zwar mit Hilfe intelligenter Technologien, die die Ergebnisse durch vordefinierte Kontrollkennzahlen (die so genannten Key Performance Indicators) überwachen.

• Ressourcenplanung

Unternehmen sind nur dann in der Lage, den Wandel zu bewältigen, wenn sie die Schwachstellen ermitteln und festlegen, welche Ressourcen und Fähigkeiten benötigt werden, bevor sie Funktionen und Rollen umstrukturieren. Zunächst sollte eine kurzfristige Strategie entwickelt werden, deren Hauptziel darin besteht, die dringendsten operativen Bedürfnisse zu erfüllen. Erst danach kann man sich auf eine langfristige strategische Vision konzentrieren. Ergebnisse können nur mit der Unterstützung und Einbeziehung interner Ressourcen erzielt werden, die in allen Übergangsprozessen begleitet und geschult werden müssen und Zeit brauchen, um sich an die neue Organisation anzupassen.

• Offene Kommunikation

Eines der Probleme, die angegangen werden müssen, ist die Modernisierung traditioneller Verfahren, die durch veraltete Betriebssysteme unterstützt werden und geändert werden müssen.  Die Ziele, die erreicht werden sollen, müssen definiert und klar kommuniziert werden. Die Gründe für die jeweiligen Entscheidungen, die getroffen werden, um ein Unternehmen in Richtung digitale Transformation zu führen, sollten offengelegt werden. 

Fazit: Die digitale Transformation steht und fällt mit der Unternehmenskultur

Ein wichtiger - wenn nicht der wichtigste - Aspekt für einen erfolgreichen Digitalisierungsprozess ist die Führungskompetenz der beteiligten Manager, die als "digitale Botschafter" den Übergang vorantreiben müssen. Ohne die tatsächliche Beteiligung der Führungspersonen ist es schwierig, ihre Rolle als Förderer des digitalen Wandels zu legitimieren und dafür zu sorgen, dass die neuen Arbeitsmodelle schnell akzeptiert werden. In Anbetracht der heterogenen Belegschaft von Unternehmen ist zu erwarten, dass einige Mitarbeiter den Veränderungsprozess behindern werden, ebenso wie zu erwarten ist, dass andere die Veränderungen unterstützen und ideale Kandidaten für die Verfolgung der digitalen Roadmap sind. Es muss jedoch allen Personen im Unternehmen die Möglichkeit gegeben werden, sich aktiv an der Umstellung zu beteiligen, indem sie sich um Interaktion bemühen und Initiativen zur Förderung der digitalen Kultur unterstützen. Durch entsprechende Schulungsprogramme soll dafür gesorgt werden, dass die für die Erfüllung der Aufgaben erforderlichen Fähigkeiten entwickelt werden. Schulungen sind äußerst wichtig, um eine hohe Beteiligung zu erreichen und eventuelle Lücken in digitalen Fragen zu schließen.

Innovation ist ein kontinuierlicher organisatorischer Prozess, der das gesamte Unternehmensgefüge umfasst. Die Unternehmen mussten sich während der Pandemie schnell neu erfinden und waren in einer Zeit der Krise und Unsicherheit gezwungen, die technologische Kluft zu überbrücken, um die Digitalisierung als Entwicklungsinstrument zu nutzen. In kürzester Zeit wurde eine echte digitale Revolution eingeleitet, die alle Einrichtungen und Sektoren miteinbezieht. Darüber hinaus wurden in den letzten Jahren mehrere Initiativen und Reformen zur Förderung der digitalen Technologie sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor eingeleitet. Dank dieser Maßnahmen, wie z. B. denen des Europäischen Konjunkturprogramms, wird in den kommenden Jahren ein starker Impuls für die Digitalisierung von Dienstleistungen und die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung und der Unternehmen erwartet.

Dieser Blogbeitrag basiert auf einem Kapitel der Masterarbeit "Digitalisierungsprozesse der KMU nach der Pandemie" ("I processi di digitalizzazione delle PMI nel contesto post-pandemia") von Martina Carraro, Area Sales Manager Italy, die am 28.01.2022 an der Universität IUL – Sole24ore Business School vorgelegt wurde.