Arbeitszeiterfassung: eine faszinierende Reise durch die Historie

written by Laura Toffali & Wendy Züffle | 08.02.2024

Wir entführen dich heute auf eine Zeitreise durch die Geschichte der Arbeitszeiterfassung, eine antike Praxis, deren Ursprünge lange vor unserem digitalen Zeitalter liegen. Hast du schon mal was vom „Codex Hammurabi“ gehört? Wusstest du, dass es bereits Ende des 19. Jahrhunderts einen Kontrollapparat zur Zeiterfassung gab? Wie sieht es mit dem Urteil des EuGH vor einigen Jahren aus, dass Arbeitnehmer ihre tägliche Arbeitszeit elektronisch dokumentieren müssen? Mit diesen und vielen weiteren Fragen beschäftigen wir uns in diesem Blogbeitrag.

Arbeitszeiterfassung – ein Must-have seit vielen Jahrhunderten

Die Arbeitszeiterfassung, auch Stundenerfassung genannt, ist keine Erfindung der Neuzeit! Das erste Dokument, auf dem Aufgaben, Arbeitszeiten und die Entlohnung für verschiedene Berufe festgehalten wurden, stammt aus dem Jahr 1772 v. Chr., dem Kodex von Hammurabi, einem der ältesten schriftlichen Gesetzessammlungen der babylonischen Zivilisation.¹

Davon ausgehend wurden ähnliche Versuche von den Ägyptern, Griechen, Chinesen und Römern unternommen. Obwohl diese Systeme eine tageweise Bezahlung vorsahen, können sie zweifellos als Vorläufer der Zeitstempelung angesehen werden.

Viele Tätigkeiten folgten noch dem natürlichen Rhythmus der Jahreszeiten sowie des Sonnenlichts und die Arbeitszeiten wurden häufig durch Kirchenglocken sowie öffentliche Uhren geregelt. Dennoch verbreitete sich während des Mittelalters in Europa – insbesondere bei Handwerkern und Lehrlingen der verschiedenen Zünfte – die Praxis, detaillierte Aufzeichnungen der Arbeitszeiten auf Papier zu führen

Kodex von Hammurabi

Die Geburtsstunde der mechanischen Zeiterfassung

Mit dem Beginn des Industriezeitalters im 19. Jahrhundert vollzog sich ein Wandel von einer flexibleren Arbeitszeiterfassung hin zu einer strengeren Handhabung und Standardisierung der Arbeitszeiten. Die Fabrikarbeiter, die oft vom Land rekrutiert wurden, mussten plötzlich jeden Morgen anstehen, um registriert zu werden. Immer mehr Unternehmer stellten Mitarbeiter ein, deren Aufgabe es war, die Eintrittszeiten der Arbeiter auf Papierregistern – den direkten Vorläufern der modernen Excel-Tabellen – zu notieren.

1879 meldete der deutsche Erfinder Richard Bürk ein Patent für einen Apparat zur Registrierung der „Anwesenheits- und Aufenthaltsdauer der Mitarbeiter“ an, welcher die Arbeitszeiten der Arbeiter in der Fabrik mechanisch erfasste. Dieser Apparat konnte jedoch leicht manipuliert werden und war durch den hohen Papierverbrauch zu teuer. Aus diesem Grund entwickelte er schließlich den sogenannten „Billeteur“, mit dem die Arbeitszeit auf eine Karte gestempelt wurde.

Die Geburtsstunde der ersten mechanischen Zeiterfassungsmaschinen geht also auf das Ende des 19. Jahrhunderts zurück. Innerhalb weniger Jahre entwickelten die Herren Bundy, Dey und Cooper in den USA drei verschiedene Methoden zur Zeitmessung:   

• Bundy Key Recorder - Der erste, der 1888 eine Zeitstempelmaschine baute, war Willard Bundy, ein bekannter New Yorker Juwelier. Bundys Maschine kombinierte eine Uhrwerkstruktur mit Schreibmaschinentechnologie.
• Dial Recorder - Im gleichen Jahr entwickelte Alexander Dey eine andere Art Maschine, die den Ein- und Austritt von Angestellten mit Hilfe eines beweglichen Arms, der manuell bedient wurde, markierte. Die Zeiterfassung nahm Gestalt an!
• Rochester Recorder - Das modernere und genauere Cooper-System ermöglichte es im Jahr 1894, die Zeiten auf eine Stechkarte zu drucken, indem man sie in ein spezielles Gerät steckte. Eine für die damalige Zeit wirklich innovative Idee, die bald kommerzialisiert wurde.

Obwohl alle drei erst einmal nur ihre eigenen Ideen verfolgten und Bundy zunächst mit Bürk ein gemeinsames Unternehmen gründete, schlossen sie sich in den frühen 1900er Jahren zusammen und legten den Grundstein für das Unternehmen. Dieses bekam in den 1920ern den Namen IBM (International Business Machines Company).² Die gerade gegründete IBM hatte bereits ein vielfältiges Angebot: Neben Lochkarten produzierte sie auch Waagen sowie Aufschnittmaschinen und fertigte über 40 Jahre lang Stempeluhren. Im Jahr 1938 entwickelte IBM die erste vollautomatische Zeitmessung. Das Interesse des Unternehmens an Zeiterfassungssystemen dauerte bis in die 1960er Jahre an, als der Fokus vor allem auf den ersten Computern lag und somit das Informationszeitalter eingeläutet wurde.

Klassische Zeiterfassungssysteme

Im Laufe der folgenden Jahrzehnte wurde die Dokumentation der Arbeitszeit immer wichtiger, vor allem um Gerechtigkeit und Transparenz in den Arbeitsbeziehungen zu gewährleisten. Die Entwicklung der Zeiterfassungssysteme spiegelt somit nicht nur den technischen Fortschritt wider, sondern auch die sozialen und wirtschaftlichen Veränderungen der Gesellschaft.

• Stundenzettel:

Die gebräuchlichste, aber auch ungeeignetste Methode. Zwar sind Papierblöcke einfach zu verwenden und mitzunehmen, jedoch ist diese Methode sehr zeitaufwändig und die Blöcke können verloren gehen oder beschädigt werden.

• Stech- bzw. Stempeluhr:

Eine wirklich faszinierende und geniale kleine Hardware. Allerdings ist es ein nicht gerade kostengünstiges System, bei dem Wartungskosten sowie Reparaturen anfallen.

• Elektronische Zeiterfassung:

Ein erster Wendepunkt in der digitalen Zeiterfassung - jeder Mitarbeiter kann problemlos von seinem Computer auf diese zugreifen.

• Software:

Im Zuge der digitalen Transformation haben Unternehmen Programme für die Anwesenheitserfassung entwickelt, die über viele nützliche Funktionen verfügen und die Verwaltung der HR-Abteilung erleichtern. In vielen, vor allem kleineren Unternehmen werden die geleisteten Stunden noch mithilfe elektronischer Zeiterfassungssysteme – häufig in Form von Excel-Listen – verwaltet.

Allerdings weisen traditionelle Systeme nicht zu unterschätzende Nachteile auf:

• der Datenschutz ist nicht gewährleistet
• keine (fälschungs)sichere Lösung
• hoher Arbeits-, Zeit- und Verwaltungsaufwand
• Mitarbeiter müssen alle Daten manuell eintragen und verwalten -> hohe Fehleranfälligkeit

Aufgrund der Digitalisierung verschwinden die oben genannten klassischen Methoden zur Arbeitszeiterfassung jedoch immer mehr aus den Büros – Apps oder Badge-Systeme ersetzen diese nach und nach. Im Laufe der Zeit haben sich die Rahmenbedingungen grundlegend geändert. So war es noch vor wenigen Jahren undenkbar, dass Mitarbeiter einige Tage im Home Office arbeiten oder unterwegs ihre Arbeitszeiten verwalten. Bezugnehmend auf das wegweisende „Stechuhr-Urteil“ des EuGH vor einigen Jahren haben nun auch die obersten deutschen Gerichte entschieden, dass Arbeitnehmer ihre tägliche Arbeitszeit (elektronisch) dokumentieren müssen.

Zeiterfassung heute: eine gesetzliche Verpflichtung

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 verbindlich entschieden, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Der Arbeitgeber ist nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) - unter Vornahme einer unionsrechtskonformen Auslegung - verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (BAG - 1 ABR 22/21).³

innovaphone Working App – die App zur Stundenerfassung

Mit unserer innovaphone Working App präsentieren wir eine digitale, gesetzeskonforme Lösung, die mit wenigen Klicks auf der Arbeits- und Kommunikationsumgebung myApps für alle registrierten User aktiviert werden kann. Die zweiteilige App besteht aus einer Version für Mitarbeitende (User) und einer für HR-Manager (Admin). Mit der App können Arbeitszeiten einfach und zeitsparend gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu Arbeits-, Pause- und Ruhezeiten registriert und Abweichungen schnell festgestellt werden.

Die virtuelle Stempeluhr ist quasi in der Working App integriert, wobei die App aber natürlich noch viel mehr zu bieten hat. Ein paar Punkte haben wir in diesem Beitrag für euch zusammengefasst.

Vorteile der Working App für Unternehmen:

• Die App kann schnell installiert und konfiguriert werden
• User müssen nicht händisch hinzugefügt werden, weil die App ins Telefonsystem integriert ist
• Große Zeitersparnis, weil Arbeitszeiten einfach in der App erfasst werden können
• Sichere, vorschriftsmäßige und lückenlose Dokumentation
• Vereinfachung der Betriebsabläufe
• Onsite und in der Cloud verfügbar

 Vorteile der Working App für die Nutzer:

• Die Online Zeiterfassung funktioniert überall & immer: eine Registrierung von Arbeitszeiten ist auch außerhalb des Büros möglich, z.B. über das Smartphone oder Tablet.
• Die App-Oberfläche ist benutzerfreundlich und übersichtlich. Arbeitszeiten können einfach, schnell und intuitiv erfasst werden.
• Die Arbeitszeiterfassung ist in die gewohnte innovaphone Arbeitsumgebung integriert – man muss nicht zwischen verschiedenen Programmen hin und her springen.
• Einhaltung von Arbeitszeiten und Pausen, um sicherzugehen, dass niemand gegen das Arbeitsrecht verstößt.

Besuche unsere Website Features der Working App, um noch mehr über die Funktionen dieser App zu erfahren.

Fazit

Wie du siehst, hat sich im Laufe der Jahre einiges getan und wir sind gespannt, was noch alles kommt und wie sich der Markt entwickelt. Eines steht jedoch fest: um eine elektronische Zeiterfassung werden Firmen zukünftig nicht mehr herumkommen. Hast du dich bisher noch nicht mit der Arbeitszeiterfassung beschäftigt und weißt auch noch nicht, wie die perfekte Lösung für dein Unternehmen aussehen kann? Dann setze dich gerne mit uns in Verbindung.

Quellen:

¹ https://de.wikipedia.org/wiki/Codex_Hammurapi
² https://en.wikipedia.org/wiki/IBM
³ https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Arbeitszeitschutz/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html