Notfälle meistern mit smarter Kommunikation:
Wie erhöht innovaphone deine Sicherheit?

Wendy Züffle und Laura Toffali | 15.01.2025

Notfälle und Krisen können jeden treffen. Eine smarte Kommunikation ist entscheidend, um schnell und angemessen zu reagieren. Mit automatisierten Lösungen und spezialisierter Software wird die Kommunikation zum Vorteil. So kann man nicht nur Entscheidungen beschleunigen, sondern auch schlimmere Folgen abwenden. Wie ist die Sicherheit an meinem Arbeitsplatz gewährleistet? Wer kann mich während eines eskalierenden Anrufs unterstützen? Welche Vorteile hat die innovaphone PBX als Notfallbenachrichtigungssystem? In diesem Blogbeitrag gehen wir näher auf die unterschiedlichen Szenarien ein – von der Eskalation eines Calls über Drohanrufe bis hin zum Brandalarm. Außerdem zeigen wir anhand von Beispielen, wie Du unsere Lösung zur Notfallbenachrichtigung nutzen kannst.

Für jedes Szenario die passende Lösung

Callcenter -> Hole dir Unterstützung!

In den meisten Unternehmen gibt es eine oder mehrere Abteilungen, die ähnlich wie Callcenter arbeiten, sei es für Support-Aktivitäten, Service-Hotlines, Marketing-Kampagnen, Vermittlungsstellen oder den Inside Sales. Wenn ein Anruf eskaliert, ist es für die Agenten oft schwierig, die Ruhe zu bewahren und angemessen auf die Kunden zu reagieren. Stelle dir vor, du könntest deine Agenten in Echtzeit unterstützen, ohne dass es der Kunde mitbekommt.

Wie kann Dich innovaphone dabei unterstützen?

Mit Hilfe einer Funktionstaste kann ein Kollege, z.B. ein Teamleiter oder Supervisor, unbemerkt dazugeschaltet werden (Silent Monitoring). Diese Unterstützung schützt nicht nur die Agenten, sondern verbessert gleichzeitig die Leistung und steigert die Kundenzufriedenheit.

Vermittlungsplätze oder KRITIS -> Zeichne dein Gespräch auf!

Bei bestimmten Unternehmen, Institutionen und Behörden ist das Aufzeichnen von Telefongesprächen notwendig, vorgeschrieben oder gar lebensnotwendig. Kritische Infrastrukturen, kurz KRITIS genannt, sind beispielsweise die Notrufzentralen der Polizei oder Feuerwehr, aber auch Banken und Dienstleister, deren Telefongespräche vertragsbindend sind.

Wie kann Dich innovaphone dabei unterstützen?

Du kannst einzelne Gespräche mit einem Klick über die Voicemail aufzeichnen. Noch komfortabler geht das mit der eigens dafür entwickelten Recordings App. innovaphone Recording ist eine Anwendung zur flexiblen Aufzeichnung von eingehenden und ausgehenden Telefongesprächen. Je nach Anwendungsfall hat der User die Möglichkeit, komplette Anrufe oder auch nur ausgewählte Abschnitte eines Telefonates aufzunehmen.

Orte mit Publikumsverkehr -> Betätige den Notruftaster oder nimm den Hörer in die Hand!

Es kann zu verschiedenen Notfallsituationen kommen, die dem Sicherheitspersonal zeitnah, unauffällig und ohne eine Panik auszulösen mitgeteilt werden müssen. Beispiele sind Behörden, Schule, Schiffe, Flughäfen und anderen öffentliche oder private Einrichtung mit hohem Publikumsverkehr.

Wie kann Dich innovaphone dabei unterstützen?

• Funktionstaste „Notfall“ am Telefon oder in einer Anwendung auf dem PC
• Notruftaster, zum Beispiel unter dem Schreibtisch
• Hotline-Funktion: Ein Notruftelefon verbindet sich durch Abheben des Hörers immer sofort mit der jeweiligen Notrufzentrale - ohne eine Nummer zu wählen
• Warmline-Funktion: Wird der Hörer abgehoben und innerhalb einer einstellbaren Zeit keine Nummer gewählt, erfolgt eine Verbindung mit der jeweiligen Notrufzentrale.

Die Notrufnummer kann eine externe Rufnummer, ein Teilnehmer, eine Gruppe, eine Warteschlange oder eine Notrufkonferenzeinheit sein. Es können auch kombinierte Alarmierungsfunktionen über verschiedene Wege getriggert werden.

In bestimmten sensiblen Bereichen können Hardwaretelefone „stumm“ als Mithörmöglichkeit für das Hilfspersonal genutzt werden. Somit kann man schon aus der Ferne die Lage überwachen und entsprechend darauf reagieren.

Brandalarm -> Verlasse sofort das Gebäude!

Wer kennt sie nicht: die Brandalarmübung im Unternehmen? Kommt es jedoch zum Ernstfall und ein Feuer bricht aus, müssen die im Gebäude befindlichen Personen schnell und sicher das Gebäude verlassen und sich auf einem Sammelplatz einfinden.

Bedrohung -> Bewahre Ruhe, dir wird geholfen!

Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt werden immer häufiger beleidigt, bedrängt oder sogar körperlich angegriffen – egal ob es um Banken, Behörden oder andere öffentlich zugängliche Einrichtungen geht. Der Amoklauf an der Realschule in Winnenden ist den meisten sicherlich noch im Gedächtnis. In solchen Situationen darf keine Zeit verloren gehen. Betroffene müssen schnell und unauffällig, durch den sogenannten stillen Alarm, alarmiert und in Sicherheit gebracht werden.

Wie kann Dich innovaphone in Punkt 4 & 5 unterstützen?

Mit Hilfe einer Applikation kann auf dem Monitor ein Pop-Up-Fenster, beispielsweise mit den oben genannten Nachrichten, erscheinen. Zusätzlich können genaue Anweisungen, auch für einzelne Gebäudeteile oder Stockwerke, hinterlegt werden: Wie soll ich mich als Mitarbeiter verhalten? Was sind die nächsten Schritte? Ist myApps auf dem Smartphone installiert, bist du unterwegs immer auf dem Laufenden und kannst den Hinweisen folgen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung der innovaphone IP-Telefone. Diese können eine „Durchsage“ ausgeben und als Lautsprecher fungieren, auch wenn du gerade telefonierst.

Katastrophen- und Notfallmanagement -> Folge den Informationen!

Erdbeben, Überschwemmungen oder Pandemien erfordern eine schnelle und effektive Reaktion. In diesen Fällen ist eine zeitnahe und präzise Kommunikation entscheidend, um Hilfsmaßnahmen zu koordinieren, die Bevölkerung zu informieren, Panik zu vermeiden sowie kritische Infrastrukturen zu schützen. Gleichzeitig müssen wichtige kommunale Dienstleistungen aufrechterhalten werden.

Wie kann Dich innovaphone dabei unterstützen?

• Blockieren von ein- und ausgehenden Anrufen, die nicht als wichtige und operative Notrufnummern gekennzeichnet sind.
• Einrichtung einer bevorzugten Telefonleitung zum betroffenen Standort.
• Aufzeichnung von Warnmeldungen sowie Informationen für Bürger, die die Organisation in einem Notfall anrufen. Diese erfolgt mit sofortiger Aktivierung direkt über das Telefon.
• Wenn eine PBX vorhanden ist, gibt es die Möglichkeit, einen innovaphone Notfallkoffer bereit zu stellen.

Die Vorteile der innovaphone PBX als Notfallbenachrichtigungssystem im Überblick

• Direkte, smarte Kommunikation:
  Die innovaphone PBX bietet eine Vielzahl an Kommunikationstools wie (Video-)Anrufe, Chat, Apps und Videokonferenzen. Mit diesen Tools können Unternehmen in Notsituationen in Echtzeit mit Mitarbeitern, Besuchern und Rettungsdiensten kommunizieren.
• Anlegen von Gruppen:
  Das System ermöglicht die Einteilung von Telefonen in verschiedene Gruppen wie Stockwerke, Gebäudeteile oder Abteilungen. Dadurch kann eine gezielte und effiziente Evakuierung oder Reaktion auf eine Notsituation aktiviert werden.
• Alarmbenachrichtigungen:
  Die innovaphone PBX unterstützt maßgeschneiderte Alarmmeldungen. Unternehmen können spezifische Nachrichten für die unterschiedlichsten Notfälle, wie z.B. Feuer, medizinische Notfälle oder körperliche Angriffe, erstellen.
• Automatisierung:
  Das System kann so programmiert werden, dass es bei der Erkennung bestimmter Notfälle automatisch einen Alarm auslöst, z. B. durch den Einsatz von Rauch- oder Bewegungssensoren.
• Mehrsprachige Unterstützung:
  Für internationale Unternehmen bietet unsere Telefonanlage eine mehrsprachige Unterstützung für Alarmmeldungen, so dass jeder eindeutig informiert wird.

Hilfsmittel zur Gewährleistung der Sicherheit

Ein Notfallbenachrichtigungssystem auf Basis der innovaphone PBX ist ein Hilfsmittel für Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und Bildungseinrichtungen, um die Sicherheit von Mitarbeitern, Besuchern und Schülern zu gewährleisten. Wir bieten bereits einige Bordmittel an, arbeiten aber auch mit ganz vielen Technologiepartnern zusammen, um für jeden Kunden die passende Lösung anzubieten. innovaphone myApps stellt über ein und dieselbe Oberfläche eine Vielzahl klassischer Telefonie- sowie moderner UCC-Funktionalitäten bereit: Videotelefonie, Application Sharing, Voicemail, Chat und vieles mehr.  Dabei spielt es keine Rolle, wo und von welchem Gerät aus du arbeitest.

"Nur ungern beschäftigen wir uns heute mit Situationen, wo wir scheinbar nicht alles im Griff haben und die Welt eben anders verläuft, als wir es gewohnt sind. Wenn man sich jedoch im Vorfeld aktiv mit Notfallszenarien auseinandersetzt und technologische Hilfsmittel mit einplant, um diese stressfrei meistern zu können, so ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass diese niemals eintreten werden. innovaphone kann dabei helfen einfache Lösungen für Ernstfälle einzuplanen." 
Lars Dietrichkeit, Head of Business Management

Fazit

Du siehst, dass es ganz viele verschiedene Möglichkeiten gibt, die innovaphone PBX als Notfallbenachrichtigungssystem einzusetzen. Wenn du bereits innovaphone Kunde bist, kannst du die vorhandenen Optionen und Fähigkeiten deines innovaphone Systems ohne großen Aufwand und kostspielige Investitionen nutzen. Die Integration der IP-Telefonanlage in ein bestehendes Krisenmanagementsystem garantiert eine schnelle und koordinierte Reaktion auf Notfälle.