Gestire le emergenze con una comunicazione efficiente. Come innovaphone aumenta la tua sicurezza.

Wendy Züffle & Laura Toffali | 15.01.2025

Le emergenze e le crisi possono colpire chiunque. Una comunicazione efficace è fondamentale per reagire in modo rapido e adeguato. Grazie a soluzioni automatizzate e software specializzati, la comunicazione diventa un vantaggio. In questo modo, non solo è possibile accelerare il processo decisionale, ma anche prevenire conseguenze più gravi. Come garantire la sicurezza sul posto di lavoro? Chi può supportarti durante una chiamata che sta degenerando? Quali sono i vantaggi dell’innovaphone PBX come sistema di notifica in situazioni di emergenza? In questo articolo approfondiremo diversi scenari, dall’escalation di una chiamata alle minacce, fino all’allarme incendio. Inoltre, ti mostreremo con esempi pratici come utilizzare la nostra soluzione per le notifiche di emergenza/messaggi di allerta.

Una soluzione per ogni scenario di emergenza

Callcenter -> Chiedi supporto!

Nella maggior parte delle aziende esistono uno o più reparti che operano in modo analogo ai call center, per attività di supporto, hotline di assistenza, campagne di marketing, centralini o vendite interne. Quando una chiamata degenera, è spesso difficile per gli operatori mantenere la calma e rispondere adeguatamente ai clienti. Immagina di poter supportare i tuoi operatori in tempo reale, senza che il cliente se ne accorga.

Come può aiutarti innovaphone?

Grazie a un tasto funzione, un collega, ad esempio un team leader o un supervisore, può collegarsi discretamente alla chiamata (Silent Monitoring). Questo supporto non solo protegge gli operatori, ma migliora anche le prestazioni e aumenta la soddisfazione del cliente.

Posti operatore o infrastrutture critiche -> Registra le chiamate!

In alcune aziende, istituzioni e enti pubblici, la registrazione delle chiamate telefoniche è necessaria, obbligatoria o addirittura di importanza vitale. Le infrastrutture critiche, come le centrali operative di polizia o vigili del fuoco, ma anche banche e fornitori di servizi le cui chiamate telefoniche hanno valore contrattuale, rientrano in questa categoria.

Come può aiutarti innovaphone?

Puoi registrare singole chiamate tramite la voicemail con un semplice clic. Ancora più comodo è utilizzare l’apposita Recording App. innovaphone Recording è un’applicazione che permette di registrare in modo flessibile chiamate in entrata e in uscita. A seconda delle esigenze, l’utente può scegliere di registrare l’intera chiamata o solo alcune sezioni.

Luoghi affollati -> Attiva il pulsante di emergenza o solleva la cornetta!

In luoghi molto frequentati possono verificarsi diverse situazioni di emergenza che devono essere comunicate tempestivamente al personale di sicurezza, in modo discreto e senza causare panico. Esempi sono uffici pubblici, scuole, navi, aeroporti e altre strutture pubbliche o private ad alta frequentazione.

Come può aiutarti innovaphone?

• Tasto funzione "Emergenza" sul telefono o in un’applicazione sul PC
• Pulsante di emergenza, ad esempio sotto la scrivania
• Funzione hotline: un telefono di emergenza si collega immediatamente alla centrale operativa preimpostata non appena si solleva la cornetta, senza dover comporre alcun numero
• Funzione warmline: se si solleva la cornetta e non si compone alcun numero entro un tempo predefinito, si viene automaticamente collegati alla centrale operativa preimpostata

Il numero di emergenza può essere un numero esterno, un utente, un gruppo, una coda o un’unità di conferenza di emergenza. Possono essere attivate anche funzioni di allarme combinate su diversi canali. In contesti sensibili, i telefoni hardware possono essere utilizzati in modalità "silenziosa" per consentire al personale di assistenza di ascoltare. In questo modo, la situazione può essere monitorata da remoto e permettere di reagire di conseguenza.

Allarme Incendio -> Evacuazione immediata!

Chi non ha mai partecipato a un’esercitazione antincendio in azienda? Ma in caso di emergenza reale, allo scoppio di un incendio, tutte le persone presenti nell’edificio devono evacuare rapidamente e in sicurezza, raggiungendo un punto di raccolta prestabilito.

5. Minacce - Mantieni la calma, riceverai aiuto!

I dipendenti che hanno un contatto diretto con i clienti sono sempre più spesso vittime di insulti, molestie o addirittura aggressioni fisiche, sia che si tratti di banche, pronto soccorso o altre strutture accessibili al pubblico. In queste situazioni, è fondamentale non perdere tempo. Le persone coinvolte devono essere allertate rapidamente e discretamente, tramite un cosiddetto allarme silenzioso, e messe in sicurezza.

Come può aiutarti innovaphone nei casi 4 e 5?

Grazie a un’applicazione, può apparire sul monitor una finestra pop-up con i messaggi sopra menzionati. Inoltre, è possibile inserire istruzioni dettagliate, anche per singole sezioni di edifici o piani: come devo comportarmi come dipendente? Quali sono i prossimi passi? Se hai installato myApps sul tuo smartphone, sarai sempre aggiornato anche quando sei in movimento e potrai seguire le indicazioni.

Un’altra possibilità è utilizzare i telefoni IP innovaphone. Questi possono emettere un "annuncio" e fungere da altoparlante, anche durante una chiamata in corso.

6. Crises Communications - Segui le indicazioni! 

Terremoti, inondazioni o pandemie richiedono una risposta rapida ed efficace. In questi casi, una comunicazione tempestiva e precisa è fondamentale per coordinare i soccorsi, informare la popolazione evitando il panico e proteggere le infrastrutture critiche. Allo stesso tempo, è necessario mantenere attivi i servizi comunali essenziali.

Come può aiutarti innovaphone?

• Blocco delle chiamate in entrata e in uscita che non sono contrassegnate come numeri di emergenza importanti e operativi.
• Impostazione di una linea telefonica preferenziale per la sede interessata.
• Registrazione di messaggi di allarme e informazioni per i cittadini che chiamano l’organizzazione in caso di emergenza. Questa attivazione avviene immediatamente e direttamente tramite telefono.
• Se è presente una PBX, è possibile predisporre un kit di emergenza innovaphone.

I vantaggi dell’innovaphone PBX come sistema di notifica in caso di emergenza

• Comunicazione diretta e intelligente
  L’innovaphone PBX offre una vasta gamma di strumenti di comunicazione come (video) chiamate, chat, applicazioni e videoconferenze. Con questi strumenti, le aziende possono comunicare in tempo reale con dipendenti, visitatori e servizi di soccorso in situazioni di emergenza.
• Creazione di gruppi
  Il sistema consente di suddividere i telefoni in diversi gruppi, come piani, sezioni di edifici o reparti. Ciò consente un’evacuazione o una risposta mirata ed efficiente a una situazione di emergenza.
• Notifiche di allarme
  L’innovaphone PBX supporta messaggi di allarme personalizzati. Le aziende possono creare messaggi specifici per i diversi tipi di emergenza, come incendi, emergenze mediche o aggressioni fisiche.
• Automazione
  Il sistema può essere programmato per attivare automaticamente un allarme quando rileva determinate emergenze, ad esempio in combinazione con l’utilizzo di sensori di fumo o di movimento.
• Supporto multilingue
  Per le aziende internazionali, la nostra centrale telefonica offre un supporto multilingue per i messaggi di allarme, garantendo che tutti siano informati in modo chiaro e comprensibile.

Strumenti per garantire la sicurezza

Un sistema di notifica d’emergenza basato su innovaphone PBX è uno strumento prezioso per aziende, enti pubblici e istituti scolastici, finalizzato a garantire la sicurezza di dipendenti, visitatori e studenti. Offriamo già una serie di strumenti integrati, ma collaboriamo anche con numerosi partner tecnologici per fornire soluzioni personalizzate ad ogni cliente. innovaphone myApps mette a disposizione, attraverso un’unica interfaccia, una vasta gamma di funzionalità di telefonia tradizionale e di moderna Unified Communication: videochiamate, condivisione di applicazioni, voicemail, chat e molto altro. E tutto questo indipendentemente da dove e da quale dispositivo si lavori.

"Non amiamo pensare a situazioni in cui sembriamo non avere tutto sotto controllo e il mondo prende una piega inaspettata. Tuttavia, se ci si prepara attivamente ad affrontare scenari di emergenza e si pianificano strumenti tecnologici per gestirli in modo sereno, è molto probabile che non si verifichino mai. innovaphone può aiutarti a trovare soluzioni semplici per situazioni critiche." 
Lars Dietrichkeit, Head of Business Management

Conclusione

Le possibilità di utilizzo dell’innovaphone PBX come sistema di notifica d’emergenza sono moltissime: se sei già cliente innovaphone, puoi sfruttare le opzioni e le funzionalità esistenti del tuo sistema innovaphone senza grandi sforzi e investimenti costosi! L’integrazione del centralino IP in un sistema di gestione delle crisi esistente garantisce una risposta rapida e coordinata alle emergenze.