Umstellung auf Voice-over-IP -
Ja, aber Schritt für Schritt!

by Bénédicte Nuding | 25.11.2021

Bis vor einigen Jahren schien die Umstellung auf All-IP-Telefonie großen Unternehmen vorbehalten zu sein, die eine neue Niederlassung ausstatten, einen vorteilhaften Vertrag mit ihrem Telekommunikationsbetreiber aushandeln oder ihre Telefonanlage aktualisieren wollten. Natürlich immer mit dem Ziel, ein modernes, qualitativ hochwertiges Kommunikationssystem zu nutzen und dabei Geld zu sparen. In Deutschland ist die Umstellung schon vollzogen, während sie in manchen Ländern in vollem Gange ist und wiederum in anderen noch am Anfang steht.

Heute hat die Pandemie die Situation verändert und die Entwicklung der Arbeitsmethoden beschleunigt. Wenn sie wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen auch kleine und mittlere Unternehmen ihre Kommunikation umstrukturieren und ihre Telefonie auf IP umstellen.

Fünf gute Gründe für Unternehmen, auf IP umzusteigen:

• Geringere Infrastruktur- und Kommunikationskosten
• Zugang zu modernster Technologie und Tools für die Zusammenarbeit (Collaboration)
• Kontinuität der Telefondienste und der Kommunikation
• Sicherheit und Schutz der Unternehmenskommunikation
• Erste Schritte in Richtung digitaler Transformation

Modernisieren UND Geld sparen? Geht das?

Die Senkung der Infrastrukturkosten und der Telefongebühren ist zweifellos das attraktivste Argument für die Umstellung auf die IP-Technologie, da sie erhebliche Einsparungen verspricht. Denn um eine Telefonanlage schrittweise auf IP umzustellen, ist es nicht erforderlich das gesamte vorhandene System auszutauschen, es reicht ein Gateway zwischen dem ISDN/PSTN-Netz und dem Internet-Netz des Unternehmens anzuschließen, um alle neuen VoIP-Funktionen bei  gleichzeitiger Verwendung der alten Anlage zu nutzen. Telefonieren über das Internet bedeutet aber vor allem eine erhebliche Senkung der Telefonrechnung durch kostenlose, unbegrenzte, interne und standortübergreifende Gespräche. Man kann für wenig Geld ins Festnetz zum anderen Ende der Welt telefonieren, und selbst wenn man für die Anrufe bezahlen muss, sind die modernen Voice-over-IP-Pakete oft viel attraktiver als die alten ISDN-Angebote der traditionellen Betreiber.

Darüber hinaus sparen neue Videokonferenz- und Bildschirmfreigabe-Funktionen, die virtuelle Konferenzen und mobiles Arbeiten ermöglichen, Zeit und Geld – durch weniger Reisekosten. Unternehmen, die neue Räumlichkeiten beziehen, profitieren von der Konvergenz von Sprach- und Datennetzen und können sich von der herkömmlichen Telefonverkabelung verabschieden. Die Bereitstellung wird sehr viel kostengünstiger sein, da Computer und Telefone die Standard-Computerverkabelung teilen.

Warum sind moderne Tools für die Zusammenarbeit so wichtig?

Der Zugang zu Spitzentechnologien eröffnet Unternehmen, ob klein, mittelgroß oder multinational, eine völlig neue Welt der Möglichkeiten. Neben den klassischen Leistungsmerkmalen der IP-Telefonie verbessern und vereinfachen zahlreiche Integrationsmöglichkeiten, zentrale Firmenverzeichnisse, personalisierte Telefonansagen, Präsenzmanagement, Call-Center-Lösungen etc. die tägliche Arbeit. Keine Anrufe oder wichtige Informationen mehr zu verpassen, optimiert die Qualität der Kommunikation und der Kundenzufriedenheit. Besser noch: In Kombination mit leistungsstarken UCC-Anwendungen - Softphone, Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe, Echtzeit-Chat usw. - geben diese Funktionalitäten den Unternehmen die Flexibilität und Mobilität, die sie brauchen, um die neue Herausforderung des hybriden Arbeitens zu meistern - abwechselnd im Büro oder im Home Office.

Die schrittweise Umstellung auf VoIP ermöglicht es den Unternehmen und ihren Mitarbeitern, zunächst ihre gewohnten Geräte weiter zu nutzen und sich gleichzeitig mit den neuen Kommunikationsmitteln vertraut zu machen, auf die sie von überall aus mit ihrem PC, Mac, Smartphone, Tablet oder Laptop zugreifen können - vorausgesetzt natürlich, sie verfügen über eine gute Internetverbindung.

Umstrukturierung ohne Beeinträchtigung des bestehenden Systems?

Die Kontinuität der Telefon- und Kommunikationsdienste während der Einführung der neuen Technologie ist einer der wichtigsten Vorteile der schrittweisen Migration. Worüber sich CIOs am meisten Sorgen machen, sind mögliche Unterbrechungen und Unannehmlichkeiten für ihre Benutzer. Daher ist die Geschäftskontinuität das Hauptthema beim Wechsel von einer Technologie zur anderen. Technisch gesehen wird einfach ein IP-Gateway zwischen die alte Telefonanlage und den ISDN/PSTN-Anschluss geschaltet, um die Verbindung zum neuen SIP-Betreiber herzustellen. Die Integration eines Analogadapters ermöglicht die Nutzung der vorhandenen analogen Gegensprechanlage und der analogen Telefongeräte sowie der Faxgeräte für den Faxversand.

Ein weiterer positiver Effekt der Umstellung auf IP ist die "Nummernübertragbarkeit", was bedeutet, dass die ursprüngliche Rufnummer nicht nur beibehalten wird, sondern nun direkt mit dem Nutzer des IP-Telefons verbunden ist und nicht mehr mit der Steckdose, in die es eingesteckt ist. Das heißt, dass für die Nutzung der IP-Telefone aus der Ferne, in einer anderen Niederlassung oder im Homeoffice, nur eine einfache Verbindung zum Internetnetz erforderlich ist, ohne dass die Nummer geändert werden muss. Schließlich wird die progressive Umstellung zur neuen IP-Technologie bei ordnungsgemäßem Einsatz für Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen unbemerkt verlaufen und einen nahtlosen Übergang ohne Unterbrechungen oder Datenverlust ermöglichen. 

Wie kann die Sicherheit der Kommunikation gewährleistet werden?

Im Vergleich zu herkömmlichen Telefonleitungen ist die IP-Telefonie sicherer, da sie bestehende Datennetze nutzt und von der Verschlüsselung profitiert, die der Transport von Daten über diese Netze bietet. Die vielen Vorteile von VoIP sollten jedoch nicht über die Tatsache hinwegtäuschen, dass Sicherheitslücken auftreten können. Ein gut informiertes Unternehmen wird dafür sorgen, dass seine Mitarbeiter und Nutzer geschult und für die neue Technologie sensibilisiert werden, sobald sie eingeführt wird. Hackerangriffe sind eine ernsthafte Bedrohung, und viele Unternehmen haben dies in den letzten Monaten schmerzlich erfahren. Der Schutz vor Brute-Force-Angriffen, Phishing usw. hat daher oberste Priorität und erfordert die Installation wirksamer Firewalls und große Sorgfalt bei der Wahl und Verwendung von Passwörtern. Redundanz ist sowohl ein zuverlässiger Sicherheitsfaktor als auch ein wichtiger Vorteil für Unternehmen mit einem oder mehreren Standorten. Bei einem Geräteausfall - in diesem Fall eines IP-Gateways - kann ein zweites, speziell konfiguriertes, zuvor inaktives (redundantes) Backup-Gateway die Funktionen des ausgefallenen Geräts sofort übernehmen, so dass der Geschäftsbetrieb ohne Unterbrechung oder Kommunikationsverlust fortgesetzt werden kann.

Sprachverschlüsselungsmechanismen, moderne Sicherheitsprotokolle, Multi-Faktor-Authentifizierung, regelmäßige Aktualisierungen der IP-Geräte sind gängige und ausgereifte Instrumente, die jedes Unternehmen ohne Kompromisse oder Einschränkungen einsetzen kann und sollte, um seine Installation zu sichern.

Umstellung auf VoIP: Erste Schritte in Richtung digitaler Transformation

Der Technologiewechsel in einem Unternehmen ist ein heikles Unterfangen, das äußerste Vorsicht erfordert, um die Arbeitsabläufe nicht zu behindern und die Kontinuität der Produktivität zu gewährleisten. Vor allem aber birgt er ein enormes Potenzial, vorausgesetzt, die Sicherheit wird nicht vernachlässigt. Die Nachhaltigkeit und der Schutz der Investitionen werden durch den Zugang zu einem skalierbaren, kosteneffizienten und leistungsstarken System gewährleistet, das über die notwendigen Instrumente für die Zusammenarbeit verfügt, um flexibel auf die neuen Herausforderungen des mobilen und hybriden Arbeitens reagieren zu können. Die progressive Umstellung auf VoIP wird schlicht und einfach die ersten Schritte der Unternehmen in Richtung digitaler Transformation einleiten.

Und was die Migration in die Cloud betrifft, so ist dies ein sehr umfangreiches Thema. Einige Artikel in diesem Blog werden sich noch ausführlich damit befassen, also: Fortsetzung folgt...