Mit modernen Kommunikationsmitteln von der Örtlichen Gemeinde zur Smart City

by Bénédicte Nuding | 13.06.2022

Die Verwaltung und das Management einer Gemeinde bzw. Kleinstadt erfordern heute die gleichen Kommunikationsmittel wie ein mittelständisches Unternehmen mit zahlreichen Filialen. Vernetzung der Dienststellen, Senkung der Kommunikationskosten, Beherrschung der komplexen Personal- und Finanzverwaltung, Modernisierung und Digitalisierung des administrativen und technischen Apparats, Vereinfachung von alltäglichen Arbeitsprozessen für die städtischen Angestellten wie auch für die Bürger sind Ziele, deren Verwirklichung eine gründliche digitale Erneuerung erfordert.

Während die Gesundheitskrise ein Beschleuniger für die Digitalisierung war, verschärft der bewaffnete Konflikt, der derzeit den Osten Europas erschüttert, das Problem des Energieverbrauchs. Außerdem schürt er die Bedrohung durch Cyberkriminalität und steigert um ein Vielfaches die Bedeutung der IT-Sicherheit.

Örtliche Gemeinden stehen tagtäglich vor den Herausforderungen, die sich aus der Konvergenz und Heterogenität ihrer zahlreichen Dienststellen ergeben, die selbst eine große Bandbreite unterschiedlichster Berufe beherbergen: Standesamt, Stadtpolizei, Feuerwehr, Kinderkrippen, Schulwesen, Stadtplanung, Tourismusbüro, Sport, aber auch Müllabfuhr, Straßenbau, Gesundheitsdienste, Mediathek etc. - um nur einige von ihnen zu nennen. Die vorhandene IT- und Kommunikationsausstattung ist oft sehr uneinheitlich oder sogar veraltet - eine Vielzahl  von Software und energieintensiven Geräten unterschiedlicher Marken -, erschwert die Arbeit, behindert die Zusammenarbeit und stellt einen enormen Kostenfaktor dar.

So geht Smart City:

Offenkundige digitale Defizite beheben

Durch die Verbreitung von Telearbeit hat die Gesundheitskrise die digitalen Defizite noch deutlicher zutage treten lassen. Während analoge - nicht digitale - Geräte wie z. B. das Faxgerät noch weit verbreitet sind, fehlt es in öffentlichen Einrichtungen schmerzlich an modernen kollaborativen Werkzeugen, die in Unternehmen heute unverzichtbar sind. Das Zusammenspiel der vorhandenen Geräte ist oft schwierig: inkompatible Schnittstellen, unterschiedliche Ansprechpartner für die Wartung je nach Hersteller, Integrator und Betreiber, mit langwierigen, mühsamen und manchmal kostspieligen Maßnahmen und Prozessen.

Digitale Geschicklichkeit der Angestellten entwickeln

Die Berührungsängste mit der Digitalisierung basieren vor allem auf den Folgen, die die Automatisierung mit sich bringen kann. Die Verringerung oder gar das Verschwinden persönlicher Kontakte mit der Digitalisierung von Behördengängen und der Einrichtung von Online-Diensten stellt eine echte Bedrohung für bestimmte Arbeitsplätze dar. Auch wenn die Mitarbeiter gezwungen sind, sich in neue Praktiken einzuarbeiten, sparen die neuen leistungsfähigen digitalen und kollaborativen Werkzeuge Zeit und erleichtern die Arbeit, indem sie die täglichen Prozesse und Dienstleistungen verbessern. Sich wiederholende Tätigkeiten entfallen, sodass man sich wichtigeren Aufgaben widmen kann. Mit den richtigen Geräten werden Mobilität und Telearbeit – Gemeinderatsitzungen aus dem Home Office und virtuelle Klassenzimmer – möglich. Die Smart City eröffnet neue technologische Perspektiven.

Moderne Kommunikationsmittel einführen, die der Heterogenität der Abteilungen gerecht werden (Beispiele):

• Leistungsfähige Telefonzentrale (alle Dienstellen)
• Empfang, um Online-Angelegenheiten zu leiten und zu erleichtern (öffentliche Dienste).
• 24-Stunden-Hotlines (Gesundheit / Polizei / Feuerwehr)
• Alarmsystem (Polizei / Feuerwehr)
• System zur Aufzeichnung von Anrufen (Polizei / Feuerwehr)
• Plattform für Fernunterricht (Schule)
• Virtuelle Konferenzräume / Virtuelle Klassenzimmer (Gemeinderat / Schule)
• Rufnummernplan (alle Dienstellen)
• Integration von mobilen Mitarbeitern (Gesundheit / Feuerwehr / Polizei / Straßenbau ...)
• usw.

Noch vor einigen Jahren wäre die Idee eines virtuellen Stadtrats, der online tagt, als unwahrscheinlich oder gar abwegig erschienen. Hier stellt sich die Frage nach der technologischen Nachhaltigkeit: Eine moderne und umfassende Lösung für kollaborative Kommunikation sollte Softphone, Videokonferenzen, Chat, Bildschirmfreigabe usw. bieten und es ermöglichen, nach und nach auf die verschiedenen aktuellen und zukünftigen Kommunikationsbedürfnisse einzugehen, ohne dass externe Dienste oder solche von amerikanischen Cloud-Diensten in Anspruch genommen werden müssen.
 

Den Energieverbrauch senken

Wie alle Unternehmen sind natürlich auch die Kommunalverwaltungen Opfer der Energiekrise und der steigenden Preise. Die Kontrolle des Energieverbrauchs ist kurzfristig die einzige Option, um die Kosten zu senken, die Optimierung der Kommunikationsgeräte wird zu einer Priorität. Um den CO2-Fußabdruck zu verringern, kann eine Option darin bestehen, Hardware abzuschaffen und auf die Cloud umzusteigen, indem man das System auf einem gemeinsam genutzten Server in einem europäischen Rechenzentrum hosten lässt, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Telefonapparate durch Softphones zu ersetzen, wo dies möglich ist, Reisen durch Videokonferenzen zu ersetzen, die Nutzung interner E-Mails und Anhänge - energie- und zeitraubend - einzuschränken und stattdessen den internen Chat in Echtzeit zu nutzen, sind wirksame Maßnahmen, um den Energieverbrauch der täglichen Kommunikation zu senken.

Der IT-Sicherheit höchste Priorität einräumen

Aufgrund der Heterogenität der verwendeten Technologien, Geräte und Schnittstellen sind Kommunen sehr anfällig für Cyberrisiken. Um die Bedrohung durch Ransomware, die ganze Abteilungen lahmlegen kann, abzuwenden, muss die Cybersicherheit ein vorrangiges Thema sein. Auch wenn All-IP viele Vorteile bietet, darf man nicht vergessen, dass das Kommunikationssystem anfällig für Cyberangriffe aus dem Internet ist. Hier wäre es aus Gründen des Datenschutzes wichtig, dass sich die Gemeinden für eine europäische Lösung entscheiden - wie beispielsweise die innovaphone myApps-Lösung - die nativ Sicherheitsmaßnahmen und -protokolle integriert und die Verschlüsselung der Daten, Firewalls usw. gewährleistet, um die verschiedenen Kommunikationskanäle zu schützen und zu sichern.

Fazit

Wie man sieht, ist die Smart City ein langfristiges Projekt. Die Herausforderungen sind zahlreich, aber nicht unüberwindbar, sie hängen von organisatorischen, technologischen, ökologischen und menschlichen Faktoren ab. Die neuen Kommunikationsmittel sparen den Gemeinden und ihren Mitarbeitern Zeit und Geld, verändern und verbessern aber auch die Beziehung zwischen den Bürgern und ihrer Stadt: Die neuen Technologien erleichtern Behördengänge und die Nutzung mobiler Anwendungen ermöglicht den schnellen und flexiblen Zugang zu verschiedenen Dienstleistungen und Dienststellen.