Komunikacja (firmowa) – studnia bez dna czy uporządkowany system?

Patrycja Leinekugel i Tania Diehl  | 04.03.2025

Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, co tak naprawdę oznacza fenomen „komunikowania się”?

„Nie można nie komunikować się” – powiedział Paul Watzlawick (1921–2007), psychoterapeuta i badacz komunikacji.¹

Gdzie właściwie zaczyna się komunikacja i gdzie się kończy? Czy to studnia bez dna, czy jednak ma swoje granice? Nawet jeśli nic nie mówimy, nadal komunikujemy się. Powszechnie wiadomo, że „brak odpowiedzi to też odpowiedź”. W ten sposób wyrażamy swoje zdanie na dany temat, nie wypowiadając przy tym ani jednego słowa.

Czym właściwie jest komunikacja i dlaczego komunikujemy się?

Zazwyczaj komunikację rozumiemy jako rozmowę – wymianę słów między ludźmi. Ale czy tylko? Jak wynika z cytatu Paula Watzlawicka, komunikacja to coś znacznie więcej. Oprócz języka, do porozumiewania się wykorzystujemy gesty, znaki, mimikę, a nawet spojrzenie i postawę ciała. Możemy przekazać bardzo wiele, nie wypowiadając ani jednego słowa.

„Komunikacja to także wymiana informacji” – pewnie wielu z nas powiedziałoby odruchowo. Ale czy rzeczywiście? Tak, ale tylko na pierwszy rzut oka. Komunikacja to coś znacznie więcej niż tylko zadawanie pytań i odpowiadanie na nie. To także umiejętność słuchania, reagowania, uzgadniania, przekazywania doświadczeń, dzielenia się wiedzą, koordynowania działań, zadawania pytań, poddawania rzeczy w wątpliwość, oceniania, poszukiwania rozwiązań, gromadzenia pomysłów, pomagania, tłumaczenia, przekazywania informacji i podejmowania odpowiednich działań. To komunikacja werbalna. Jednak komunikujemy się również niewerbalnie – poprzez gesty, mimikę, mowę ciała, wyrażając w ten sposób naszą sympatię lub niechęć, zgodę lub sprzeciw, radość lub smutek.

Komunikacja jest nieodłącznym elementem zarówno naszego życia prywatnego, jak i zawodowego. Bez niej nie moglibyśmy funkcjonować w społeczeństwie, rodzinie czy miejscu pracy. Nie bez powodu mówi się, że „komunikacja to klucz do sukcesu” albo „komunikacja to fundament każdej relacji”.

Kilka faktów z przeszłości

Komunikacja istnieje od momentu powstania ludzkiego języka, czyli od tysięcy lat. Wyobrażam sobie początek komunikacji jako coś bardzo prostego: artykulacja dźwięków, gdy ktoś czegoś chciał; krzyk, gdy odczuwał strach lub gdy groziło mu niebezpieczeństwo i musiał się bronić; uśmiech, gdy czuł radość, i płacz, gdy był smutny; znaki i gesty wyrażające sympatię (np. przytulenie) lub niechęć (np. odepchnięcie); malowidła i rysunki na skałach, takie jak w jaskini Lascaux we Francji, które do dziś są dobrze zachowane² – używane do opowiadania historii. Właśnie w ten sposób ludzie pierwotni komunikowali się 50 000 lat temu. Była to bardzo prosta forma komunikacji, ale w pełni wystarczająca dla ówczesnych potrzeb człowieka pierwotnego. Współczesna komunikacja wciąż ma wiele wspólnego z tymi pierwszymi, prostymi formami porozumiewania się: nadal komunikujemy się, aby wyrażać swoje potrzeby i uczucia (czasami nawet za pomocą nieartykułowanych dźwięków, jak nasi przodkowie w jaskiniach), gdy chcemy coś przekazać lub dowiedzieć się czegoś nowego.

A dzisiaj…

Dziś komunikujemy się za pomocą pisma, którego początki sięgają tysięcy lat wstecz. Pisemnie porozumiewamy się zarówno na papierze, jak i w formie cyfrowej – poprzez e-maile, czaty, komunikatory i media społecznościowe – i robimy to bez większego zastanowienia. Uważamy tę formę komunikacji za oczywistą, chociaż jeszcze ponad 30 lat temu wcale taka nie była. Istniały i nadal istnieją inne sposoby komunikacji: sygnały dymne lub ogniste, bębny, latarnie morskie, flagi sygnalizacyjne, sztandary wojskowe czy język migowy. Jednak jednym z największych fenomenów ostatnich 20 lat jest fakt, że piszemy częściej, niż rozmawiamy. Mówiony język coraz bardziej zostaje wypierany przez technologie cyfrowe.

Nieodłącznym elementem współczesnej komunikacji – zarówno biznesowej, jak i prywatnej – stały się także emoji. Można by je uznać za swoistą ewolucję malowideł naskalnych. Za ich pomocą wyrażamy emocje, nastroje i reakcje – dokładnie tak, jak robili to ludzie pierwotni poprzez rysunki na ścianach jaskiń. Te małe, okrągłe buźki są dziś wszędzie – w wiadomościach na czatach, mediach społecznościowych, e-mailach, a także na interaktywnych platformach (np. aplikacji innovaphone Connect). Czasem wyrażają więcej niż pojedyncze słowa.

Jak wygląda to w środowisku zawodowym? Jakie środki komunikacji są dostępne?

W wielu firmach telefon, e-maile oraz audio- i wideokonferencje należą do codziennych narzędzi pracy. Jednak nowoczesna komunikacja biznesowa to o wiele więcej – aplikacje i narzędzia ułatwiają efektywną, elastyczną i nowoczesną pracę. innovaphone oferuje liczne rozwiązania wspierające cyfrową komunikację.

Ale komunikacja to nie tylko przekazywanie informacji – to także dbanie o to, aby każdy był dobrze poinformowany. Jak ważne informacje i decyzje docierają do wszystkich pracowników w Twojej firmie? W jaki sposób dowiadują się o nowych kolegach? Gdzie można w przejrzysty sposób udostępniać agendy spotkań i protokoły?

Jeśli komunikacja wewnętrzna w firmie nadal opiera się głównie na e-mailach, tracisz cenny czas. „Czas to pieniądz”, powiedział już w 1748³ roku Benjamin Franklin. Oprócz straty czasu, procesy robocze stają się niepotrzebnie wolniejsze. Wyobraź sobie, że szukasz roll-upa po zakończonych targach – ile e-maili musiałbyś wymienić, aby dowiedzieć się, kto go ma? Jak to zmienić?

Odpowiedzią na te pytania jest nasza aplikacja innovaphone Connect App – interaktywna platforma do wymiany informacji i jednocześnie narzędzie pracy.

Zapytałam naszą koleżankę Tanię Diehl (innovaphone Business Development) o aplikację Connect App.

Podsumowanie:

Komunikacja może i powinna być uporządkowanym systemem, który każda firma może elastycznie dostosować do swoich specyficznych potrzeb i struktur. Ten system ma teraz swoją nazwę – innovaphone Connect App. Przedsiębiorstwa otrzymują od innovaphone z jednej strony narzędzie pracy, a z drugiej – kompleksową platformę do komunikacji, pracy i współpracy dla pracowników, zespołów i działów. To, jak firmy zaprojektują swoją własną platformę Connect i jak będą z niej korzystać, zależy wyłącznie od nich. Jedno jest pewne – ta aplikacja pozwala wynieść komunikację biznesową na nowy poziom.

Źródła:

¹ https://www.swr.de/swrkultur/wissen/paul-watzlawick-warum-wir-nicht-nicht-kommunizieren-koennen-104.html

² https://de.wikipedia.org/wiki/H%C3%B6hle_von_Lascaux

³ https://de.wiktionary.org/wiki/Zeit_ist_Geld