Migracja do Voice-over-IP - tak, ale krok po kroku!

by Bénédicte Nuding | 25.11.2021

Jeszcze kilka lat temu przejście na telefonię All IP wydawało się być zarezerwowane dla dużych firm, które chciały wyposażyć nowy oddział, wynegocjować korzystną umowę z operatorem telekomunikacyjnym lub zmodernizować swój system telefoniczny. Zawsze oczywiście z myślą o korzystaniu z nowoczesnego, wysokiej jakości systemu komunikacji, przy jednoczesnym zaoszczędzeniu pieniędzy.

Pandemia koronawirusa zmieniła sytuację i przyspieszyła ewolucję metod pracy. Małe i średnie przedsiębiorstwa, jeśli chcą pozostać konkurencyjne, muszą również zrestrukturyzować swoją komunikację i przestawić telefonię na IP.

Pięć powodów, dla których firmy powinny przejść na protokół IP:

• Niższe koszty infrastruktury i komunikacji
• Dostęp do najnowocześniejszych technologii i narzędzi współpracy
• Ciągłość usług telefonicznych i łączności
• Bezpieczeństwo i ochrona komunikacji korporacyjnej
• Pierwsze kroki w kierunku transformacji cyfrowej 

Modernizacja i jednocześnie oszczędność pieniędzy? Czy to możliwe?

Zmniejszenie kosztów infrastruktury i opłat telefonicznych jest bez wątpienia najbardziej atrakcyjnym argumentem przemawiającym za przejściem na technologię IP, ponieważ zapewnia ona znaczne oszczędności. W celu stopniowej konwersji systemu telefonicznego na IP nie jest przecież konieczna wymiana całego istniejącego systemu, wystarczy podłączyć analogowy adapter pomiędzy siecią ISDN/PSTN a firmową siecią internetową, aby móc korzystać ze wszystkich nowych funkcji VoIP, używając jednocześnie starego systemu. Komunikacja przez Internet to jednak przede wszystkim znaczne obniżenie rachunków telefonicznych dzięki bezpłatnym, nielimitowanym, wewnętrznym i zewnętrznym rozmowom, również między różnymi oddziałami firmy. Nawet jeżeli trzeba płacić za połączenia telefoniczne za granicę, to nowoczesne pakiety Voice Over IP są często znacznie bardziej atrakcyjne niż stare oferty ISDN tradycyjnych operatorów.

Ponadto konferencje audio i video oraz współdzielenie ekranu, które umożliwiają m.in. pracę mobilną, pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze - dzięki zmniejszeniu kosztów podróży. Przedsiębiorstwa wprowadzające się do nowych pomieszczeń skorzystają na konwergencji sieci głosowych i sieci danych i mogą pożegnać się z tradycyjnym okablowaniem telefonicznym. Wdrożenie będzie bardziej ekonomiczne, ponieważ komputery i telefony korzystają ze standardowego okablowania komputerowego.

Dlaczego nowoczesne narzędzia do współpracy są tak ważne?

Dostęp do najnowocześniejszych technologii otwiera przed firmami, zarówno małymi, średnimi jak i międzynarodowymi, zupełnie nowy świat możliwości. Oprócz klasycznych funkcji telefonii IP - przekierowania połączeń, listy połączeń, funkcji pick-up i hold, trójstronnych konferencji, itd., dostępne są liczne możliwości integracji. Centralne i aktualne katalogi firm, spersonalizowane zapowiedzi telefoniczne, zarządzanie obecnością, rozwiązania dla call center itp. usprawnią i ułatwią codzienną pracę. Dzięki temu, że nie przegapimy żadnego połączenia ani ważnej informacji zoptymalizujemy jakość komunikacji i zadowolenie klientów. Co więcej, dzięki klasycznym funkcjom telefonii IP w połączeniu z wydajnymi aplikacjami UC (Unified Communications) taki jak, telefon programowy (Softphone), wideokonferencje, współdzielenie ekranu (Application Sharing), czat itp. firmy zyskują elastyczność i mobilność, których potrzebują, aby sprostać nowemu wyzwaniu, jakim jest praca hybrydowa.

Stopniowe przechodzenie na VoIP umożliwia firmom i ich pracownikom korzystanie z dotychczasowych urządzeń, a jednocześnie zapoznanie się z nowymi środkami komunikacji, do których dostęp można uzyskać z dowolnego miejsca za pomocą komputera PC, Mac, smartfona, tabletu lub laptopa - oczywiście pod warunkiem posiadania dobrego połączenia internetowego.

Czy można zrestrukturyzować komunikację bez naruszania istniejącego systemu?

Ciągłość usług telefonicznych i komunikacyjnych podczas wprowadzania nowej technologii jest jedną z najważniejszych zalet stopniowej migracji. Kierownicy ds. informatyki w firmie obawiają się najbardziej podczas migracji do nowego systemu, są możliwe przerwy i niedogodności dla użytkowników. Z technicznego punktu widzenia brama IP jest po prostu podłączona pomiędzy starą centralę PBX a linię ISDN/PSTN, umożliwiając w ten sposób połączenie się z nowym operatorem SIP. Integracja adaptera analogowego pozwala na wykorzystanie istniejących urządzeń interkomowych i analogowych urządzeń telefonicznych, jak również urządzeń do wysyłania faksów.

Kolejnym pozytywnym skutkiem przejścia na IP jest "przeniesienie numeru", co oznacza, że oryginalny numer nie tylko zostaje zachowany, ale jest teraz bezpośrednio związany z użytkownikiem telefonu IP, a nie z gniazdkiem, do którego jest podłączony. Oznacza to, że korzystanie z telefonów IP zdalnie, w innym oddziale lub w biurze domowym, wymaga jedynie prostego połączenia z siecią internetową, bez konieczności zmiany numeru. Wreszcie, po prawidłowym wdrożeniu, stopniowe przechodzenie na nową technologię IP będzie niezauważalne zarówno dla pracowników, jak i klientów, umożliwiając płynne przejście bez przerw i utraty danych. 

W jaki sposób można zagwarantować bezpieczeństwo komunikacji?

W porównaniu z konwencjonalnymi liniami telefonicznymi, telefonia IP jest bezpieczniejsza, ponieważ wykorzystuje istniejące sieci danych i korzysta z szyfrowania oferowanego przez transport danych przez te sieci. Jednak liczne zalety VoIP nie powinny przesłonić faktu, że mogą wystąpić luki w zabezpieczeniach. Dobrze poinformowana firma zadba o to, aby jej pracownicy i użytkownicy zostali przeszkoleni i zapoznani z nową technologią, gdy tylko zostanie ona wdrożona. Ataki hakerów stanowią poważne zagrożenie, o czym wiele firm przekonało się boleśnie w ostatnich miesiącach. Ochrona przed atakami typu "brute force", phishingiem itp. jest zatem najwyższym priorytetem i wymaga zainstalowania skutecznych zapór sieciowych oraz dużej ostrożności przy wyborze i stosowaniu haseł. Redundancja jest zarówno niezawodnym mechanizmem bezpieczeństwa, jak i ważną zaletą dla firm posiadających jedną lub więcej lokalizacji. W przypadku awarii urządzenia - w tym przypadku bramy IP - druga, specjalnie skonfigurowana, wcześniej nieaktywna (redundantna) brama zapasowa może natychmiast przejąć funkcje uszkodzonego urządzenia, umożliwiając kontynuowanie działalności bez przerw i utraty komunikacji.

Mechanizmy szyfrowania głosu, nowoczesne protokoły bezpieczeństwa, uwierzytelnianie wieloczynnikowe, regularne aktualizacje urządzeń IP to powszechne i zaawansowane narzędzia, które każda firma może i powinna stosować bez kompromisów i ograniczeń w celu zabezpieczenia swojej instalacji.

Pierwsze kroki w kierunku cyfrowej transformacji!

Zmiana technologii w firmie to delikatne przedsięwzięcie, które wymaga wyjątkowej ostrożności, aby nie zakłócić płynności działania firmy i zapewnić ciągłość produktywności. Przede wszystkim ma ona ogromny potencjał, pod warunkiem, że nie zaniedba się kwestii bezpieczeństwa. Trwałość i ochrona inwestycji jest zapewniona dzięki dostępowi do skalowalnego, efektywnego kosztowo i wydajnego systemu, który posiada niezbędne narzędzia do współpracy, aby elastycznie reagować na nowe wyzwania związane z pracą mobilną i hybrydową. Stopniowa migracja do VoIP będzie po prostu pierwszym krokiem, jaki firmy podejmą w kierunku cyfrowej transformacji.

A jeśli chodzi o migrację do chmury, to jest to bardzo obszerny temat. Niektóre artykuły na tym blogu będą jeszcze szczegółowo zajmować tym tematem, więc: ciąg dalszy nastąpi...