Procesy transformacji cyfrowej w firmie - jaką rolę odgrywa kultura organizacji?

by Martina Carraro | 27.04.2022

Wykorzystanie narzędzi cyfrowych pozwala firmom monitorować przepływy pracy, procesy komunikacyjne i zwiększyć wydajność operacyjną. Rynki rozwijają się dynamicznie, a na przedsiębiorstwa nakładane są coraz krótsze cykle produkcyjne. Dlatego zapotrzebowanie na wydajne systemy komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej stale rośnie. Platformy współpracy okazały się idealne do zarządzania takimi procesami w firmach.

Osiągnięcie udanej transformacji cyfrowej to kwestia sposobu myślenia i kultury korporacyjnej. Procesy transformacji cyfrowej mają wpływ na całą firmę, na wszystkich jej poziomach.

Co to znaczy być "cyfrowym"?

Bardzo często termin "cyfrowy" jest mylnie kojarzony wyłącznie z zastosowaną technologią. W rzeczywistości jednak "bycie cyfrowym" oznacza kulturę korporacyjną, która musi być wspierana przez strategię oraz jasno zdefiniowane cele. Działania pozostają takie same jak w przeszłości, zmienia się jednak sposób ich realizacji, aby stały się bardziej elastyczne i obejmowały szersze grono użytkowników. W komunikacji korporacyjnej pojawiły się nowe funkcje i aplikacje, takie jak wideokonferencje czy komunikatory internetowe. Dzięki wprowadzeniu cyfrowych platform roboczych i narzędzi do analizy danych w czasie rzeczywistym firmy promują interakcję nie tylko wewnątrz firmy, ale także z klientami i dostawcami. Jednocześnie stale gromadzone są dane, których ocena pozwala na uzyskanie spostrzeżeń, które z kolei mogą być wykorzystane w sposób produktywny. Celem jest tworzenie zorganizowanych przepływów pracy, które zmniejszają złożoność procesów biznesowych.

Platformy współpracy, takie jak platforma innovaphone myApps, zapewniają wszystkie niezbędne narzędzia do optymalizacji procesów pracy i współpracy w firmie, a także w kontaktach z klientami poprzez odpowiednie zarządzanie kontaktami.

Trzy kroki w kierunku skutecznej strategii digitalizacji

Wyznaczanie celu

W fazie planowania należy pamiętać o wyznaczonym celu: zmiana musi prowadzenić firmę do zadowalających wyników, ma na celu nie tylko zwiększenie obrotów, ale także koncentruje się na zadowoleniu klienta końcowego. Doświadczenia klientów monitorowane są za pomocą narzędzi cyfrowych i metryk, które generują wartość dodaną, przynosząc jednocześnie konkretne usprawnienia w relacjach wewnętrznych i zewnętrznych. Celem jest uczynienie firmy konkurencyjną i elastyczną w obliczu potrzeb rynku, w oparciu o inteligentne technologie, które umożliwiają monitorowanie wyników za pomocą uprzednio zdefiniowanych parametrów kontrolnych (tzw. Key Performance Indicators).

Planowanie zasobów

Firmy będą w stanie zarządzać zmianą tylko wtedy, gdy przed przystąpieniem do restrukturyzacji funkcji i ról zidentyfikują słabe punkty oraz określą, jakie zasoby i możliwości są potrzebne. Potrzebna jest strategia krótkoterminowa, najpierw w celu zaspokojenia natychmiastowych potrzeb operacyjnych, a następnie skoncentrowanie się na długoterminowej wizji strategicznej. Wyniki można osiągnąć jedynie przy wsparciu i zaangażowaniu zasobów wewnętrznych, którym należy towarzyszyć i szkolić w zakresie wszystkich procesów przejściowych, a także zapewnić czas na dostosowanie się do nowej organizacji.

Otwarta komunikacja

Jedną z kwestii, którymi należy się zająć jest modernizacja tradycyjnych procedur wspieranych przez przestarzałe systemy operacyjne, które wymagają zmiany.  Cele, które mają być osiągnięte, muszą być zdefiniowane i jasno zakomunikowane. Wreszcie, należy w przejrzysty sposób ujawnić uzasadnienie decyzji, które należy podjąć, aby poprowadzić firmę w kierunku transformacji cyfrowej.

Wniosek: Transformacja cyfrowa zależy od kultury korporacyjnej

Ważnym - jeśli nie najważniejszym - aspektem udanej transformacji cyfrowej są kompetencje przywódcze zaangażowanych menedżerów, którzy muszą kierować procesem transformacji jako "cyfrowi ambasadorzy". Bez faktycznego zaangażowania liderów trudno jest uzasadnić ich rolę jako promotorów transformacji cyfrowej i zapewnić szybką akceptację nowych modeli pracy. Biorąc pod uwagę różnorodność pracowników w firmach, należy się spodziewać, że niektórzy z nich będą utrudniać proces zmian, a inni będą je wspierać i będą idealnymi kandydatami do realizacji cyfrowej koncepcji. Wszyscy pracownicy powinni jednak mieć możliwość aktywnego uczestniczenia w procesie transformacji, dążąc do tworzenia interakcji i promowania inicjatyw stymulujących nową kulturę cyfrową. Odpowiednie programy szkoleniowe powinny zapewniać rozwój umiejętności wymaganych do wykonywania zadań. Szkolenie jest niezbędne do osiągnięcia wysokiego poziomu zaangażowania i uzupełnienia ewentualnych braków.

Innowacyjność to ciągły proces organizacyjny, który obejmuje całą strukturę firmy. W czasie pandemii firmy musiały szybko zmienić swoje modele pracy, a w czasach kryzysu i niepewności były zmuszone do pokonania przepaści technologicznej, aby wykorzystać cyfryzację jako narzędzie rozwoju. W bardzo krótkim czasie rozpoczęła się prawdziwa rewolucja cyfrowa, która objęła wszystkie instytucje i sektory. Ponadto w ostatnich latach wprowadzono szereg inicjatyw i reform mających na celu promowanie technologii cyfrowych zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Dzięki środkom, takim jak te przewidziane w „Europejskim planie naprawy gospodarczej”, w najbliższych latach spodziewany jest silny impuls do cyfryzacji usług oraz modernizacji administracji publicznej i przedsiębiorstw.

Ten wpis na blogu oparty jest na rozdziale pracy magisterskiej Martiny Carraro, Area Sales Manager Italy: "I processi di digitalizzazione delle PMI nel contesto post-pandemia" (PL: Procesy cyfryzacji małych i średnich przedsiębiorstw - MŚP - po pandemii) przedstawionej na Uniwersytecie IUL - Sole24ore Business School w dniu 28/01/2022.