Informacja o obecności dostarcza cenne informacje o dostępności współpracowników. Ponadto rozsądnie kontroluje własną dostępność przez telefon i zapewnia większą wydajność pracy, co skutkuje zwiększonym zadowoleniem pracowników i klientów.
Gdy informacje o obecności są właściwie wykorzystywane, stanowią niezwykle pomocne narzędzie, które ma wpływ na bardziej produktywną i wydajną pracę, dzięki czemu czas pracy nie jest niepotrzebnie marnowany. innovaphone myApps zapewnia elastyczne możliwości wykorzystania informacji z różnych źródeł w sposób rozsądny i zgodny z wymaganiami.
Egal über welchen Weg die Kontaktaufnahme erfolgt - über das interne Verzeichnis in der Users App, über die Phone App oder die Softphone App, über die Chat App oder einfach über das Desktop-Telefon - die Präsenzinformationen von Kollegen werden dem User schon vor dem Kontaktversuch angezeigt. Das Besondere: Die Präsenzanzeige muss nicht auf Mitarbeiter des eigenen Unternehmens beschränkt bleiben. Über Federation können Präsenzinformationen auch firmenübergreifend genutzt werden.
Informacje o obecności z innovaphone myApps mogą być również przekazywane do Microsoft Office / Microsoft 365 poprzez powiązanie adresów z oprogramowaniem klienckim, np. podczas pisania zaproszenia lub e-maila, informacje te są następnie wyświetlane bezpośrednio w Microsoft Outlook.
Ponadto informacje z własnego kalendarza Exchange mogą być wykorzystywane jako informacje o obecności w myApps za pośrednictwem wolnego od licencji innovaphone Exchange Connector.
Dzięki Calendar Presence Mapping administrator może również centralnie ustawić dla wszystkich użytkowników centrali PBX, które pozycje kalendarza automatycznie generują dany status obecności w myApps.
Chcesz zobaczyć przykład? W innovaphone używamy ustawienia "Praca w innej lokalizacji", by zaznaczyć w naszym osobistym kalendarzu dni, w których pracujemy w biurze domowym. W myApps w takie dni nadal jesteśmy pokazywani jako "Obecni", a wszelkie spotkania w tym dniu, które również znajdują się w naszym kalendarzu, nadpisują całodzienny wpis "Home Office" na czas trwania spotkania.
Ale to nie wszystko! Można również zdefiniować określone adresy e-mail nadawcy lub słowa kluczowe dla wpisów w kalendarzu, które są przenoszone do Presence również wtedy, gdy odbiorca nie potwierdził jeszcze odpowiedniego terminu, czyli termin jest w jego kalendarzu, ale „może ulec zmianie”. Może to być przydatne na przykład w przypadku, gdy pracownik zgłasza chorobę do działu kadr za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu, a dział ten generuje następnie odpowiedni wpis do kalendarza.
Neben dem Calendar Presence Mapping kann die Präsenz natürlich auch manuell gesetzt und angepasst werden. Dies ist direkt im myApps Client – egal ob am PC oder Mac, im Browser oder auf dem Smartphone – möglich, wie über das IP-Telefon.
Der Connector for Microsoft 365 ermöglicht es, Präsenzinformationen serverseitig aus Microsoft 365 zu beziehen und entsprechend beim innovaphone myApps User zu setzen. Somit kann z.B. in einer gemischten Umgebung mit Microsoft Teams während eines Online-Meetings der Anschluss des Benutzers „besetzt“ signalisieren. So stören in dieser Zeit keine Telefonate von außen das Meeting.
Um auch bei Meetings über andere Plattformen, wie etwa Zoom, oder Cisco Webex nicht gestört zu werden, gibt es für myApps eine intelligente Integration mit dem kuando®-Hub. Zusätzlich kann optional ein lokales Busylight den Status von myApps (nicht stören / spricht gerade / frei) optisch signalisieren. Dies ist beispielsweise in Großraumbüros hilfreich.
Jeśli wskaźnik obecności już teraz przynosi duży wzrost produktywności, to zwiększa się on jeszcze bardziej, gdy informacja o automatycznym przekierowaniu połączeń zależnym od obecności jest również wykorzystywana do kontrolowania własnej dostępności bez konieczności każdorazowej interwencji. Użytkownik może sam zdefiniować, kiedy połączenie przekazywane jest do innego miejsca docelowego - czy tylko w przypadku nieobecności, czy również na czas spotkania. Na przykład podczas spotkania można ustawić tymczasowe przekierowanie połączenia do kolegi lub na centralę, natomiast w przypadku nieobecności dzwoniący jest zawsze automatycznie przekierowywany na pocztę głosową. Te reguły przekierowania zależne od obecności można indywidualnie skonfigurować i aktywować jednym kliknięciem. Oszczędza to czas i zwiększa zadowolenie osób dzwoniących.