Procesos de digitalización en las empresas: ¿qué papel juegan la estrategia y la cultura corporativas?

por Martina Carraro | 27.04.2022

Mediante el uso de herramientas digitales, las empresas pueden controlar los flujos de trabajo, los procesos de comunicación y mejorar la eficiencia operativa. El desarrollo cada vez más dinámico del mercado, impone a las empresas ciclos de producción más cortos y crece, por tanto, la necesidad de contar con sistemas de comunicación interna y externa eficaces. Las plataformas de colaboración han demostrado ser herramientas ideales para la gestión de estos procesos en las empresas.

La transformación digital está ligada a la mentalidad y cultura corporativa imperantes en la empresa, a todos los niveles.

¿Qué significa ser "digital"?

Muy a menudo el término "digital" se asocia de forma errónea únicamente con la tecnología utilizada. En realidad, ser "digital" describe una cultura corporativa que necesita el apoyo de una estrategia y una visión claras. Las tareas son las mismas que en el pasado, pero cambia su ejecución para rendirlas más ágiles e incluir a un público más amplio. Soluciones como la videoconferencia y el chat se han abierto paso en la comunicación empresarial del día a día. Con la implantación de plataformas de trabajo digitales y herramientas de análisis de datos en tiempo real, las empresas no sólo fomentan la interacción dentro de la empresa, sino también con clientes y proveedores. Al mismo tiempo, se recogen continuamente datos, cuya evaluación da lugar a conocimientos que, a su vez, pueden utilizarse de forma productiva. El objetivo consiste en crear flujos de trabajo organizados que reduzcan la complejidad de los procesos empresariales.

Las plataformas de colaboración, como la plataforma innovaphone myApps, proporcionan todas las herramientas necesarias para optimizar los procesos de trabajo. Además, agilizan la colaboración dentro de la empresa y facilitan el contacto con los clientes mediante una adecuada gestión de los contactos.

Las tres fases de una estrategia de digitalización exitosa

Fijar un objetivo

Durante la fase de planificación no hay que perder de vista el objetivo: los cambios buscan llevar a la empresa a alcanzar resultados satisfactorios, y no únicamente aumentar el volumen de negocio, sino que se centran también en la satisfacción del cliente final. La experiencia del cliente es monitorizada mediante herramientas digitales y métricas que generan valor añadido, además de aportar mejoras concretas en las relaciones internas y externas. El objetivo es hacer que la empresa sea competitiva y flexible a las necesidades del mercado, con el apoyo de tecnologías inteligentes que supervisan los resultados a través de métricas de control predefinidas (los llamados indicadores clave de rendimiento).

Planificar bien los recursos

Las empresas deben ser capaces de gestionar el cambio identificando los puntos débiles y definir qué recursos y habilidades son necesarios antes de entrar a reorganizar las funciones y los roles. En primer lugar, es necesaria una estrategia a corto plazo que permita trabajar en las necesidades operativas más inmediatas para centrarse luego en una visión estratégica a largo plazo. Los resultados sólo pueden lograrse con el apoyo y la participación de los empleados, que deben ser acompañados y formados en todos los procesos de transición, y necesitan tiempo para poder adaptarse a la nueva reorganización.

Comunicación transparente

Una de las cuestiones que se tendrá que abordar es la de la modernización de los procesos tradicionales, apoyados en sistemas operativos obsoletos y que necesitan un cambio. Para ello,es necesario definir y comunicar los objetivos que se espera alcanzar, compartiendo la justificación de las decisiones que se van a tomar para guiar a la empresa hacia la transformación digital.

El proceso de digitalización de una empresa se sostiene sobre los pilares de la cultura corporativa

Un aspecto importante que no debe subestimarse es el de la capacidad de liderazgo de los directivos implicados que, como "embajadores digitales", deben impulsar la transición corporativa. Sin esta implicación activa de estas figuras clave, sería difícil legitimar su papel como promotores de la transformación digital y garantizar la rápida aceptación de los nuevos modelos de trabajo. Teniendo en cuenta la heterogeneidad de las plantillas de las empresas, es de esperar que algunos empleados puedan obstaculizar el proceso de cambio, al igual que será de esperar que algunas de estas personas apoyen los cambios y se conviertan en candidatos ideales para seguir la hoja de ruta digital. Sin embargo, hay que dar la oportunidad a todos los empleados de poder participar activamente en este proceso de transición, tratando de crear interacción y promoviendo iniciativas que impulsen la nueva cultura digital. Los empleados necesitan el apoyo de programas de formación destinados a desarrollar las habilidades necesarias para el desempeño de su trabajo. La formación es muy importante para lograr una alta participación y subsanar la falta de conocimientos en materia digital.

La innovación consiste en un proceso organizativo continuo que implica a toda la estructura de la empresa. La situación de crisis e incertidumbre derivadas de la pandemia obligó a las empresas  a reinventarse en tiempo récord y a salvar la brecha tecnológica utilizando la digitalización como herramienta de desarrollo. En poco tiempo, se produjo una verdadera revolución digital que involucró a todas las entidades y sectores. Además, en los últimos años se han puesto en marcha numerosas iniciativas y reformas para promover la tecnología digital tanto en el sector público como en el privado. Gracias a estas medidas, como las puestas en marcha por el Plan Europeo de Recuperación Económica, se espera un fuerte impulso en la digitalización de los servicios y respecto de la modernización de la administración pública y las empresas en los próximos años.

Este artículo del blog se basa en un extracto de un capítulo de la tesis "Los procesos de digitalización de las PYMES en el contexto post-pandémico" escrita por Martina Carraro, Area Sales Manager innovaphone Italia y discutida ante el comité de la Universidad IUL - Sole24ore Business School el 28.01.2022.