Gestión de emergencias y comunicación eficiente: cómo innovaphone aumenta tu seguridad

Wendy Züffle y Laura Toffali | 15.01.2025

Las emergencias y las crisis pueden afectar a cualquiera. Una comunicación eficaz es fundamental para reaccionar de forma rápida y adecuada. Gracias a soluciones automatizadas y software especializados, la comunicación se convierte en un factor clave. De este modo, no solo es posible acelerar el proceso de toma de decisiones, sino también prevenir consecuencias más graves. ¿Cómo garantizar la seguridad en el lugar de trabajo? ¿Quién puede brindar apoyo durante una llamada que está escalando a una situación de riesgo? ¿Cuáles son las ventajas de la PBX de innovaphone como sistema de notificación en situaciones de emergencia? Este artículo abordará escenarios que van desde la escalada de una llamada hasta amenazas y alarmas de incendio. Además, te mostraremos con ejemplos prácticos cómo utilizar nuestra solución para notificaciones de emergencia/mensajes de alerta.

Una solución para cada escenario

Call center -> ¡Pide ayuda!

En la mayoría de las empresas existen uno o varios departamentos que operan de forma similar a los call centers, para actividades de soporte, hotline de asistencia, campañas de marketing, centralitas o ventas internas. Cuando una llamada escala, a menudo es difícil para los operadores mantener la calma y responder adecuadamente a los clientes. ¡Imagina poder apoyar a tus operadores en tiempo real, sin que el cliente se dé cuenta!

¿Cómo puede ayudarte innovaphone?

Gracias a una tecla de función, un compañero - por ejemplo, un jefe de equipo o un supervisor - puede conectarse discretamente a la llamada (silent monitoring). Este apoyo no solo protege a los operadores, sino que también mejora el rendimiento y aumenta la satisfacción del cliente.

Puestos de operador o infraestructuras críticas -> ¡Graba las llamadas!

En algunas empresas, instituciones y organismos públicos, la grabación de las llamadas telefónicas es necesaria, obligatoria o incluso de vital importancia. Las infraestructuras críticas, como las centrales operativas de policía o bomberos - pero también bancos y proveedores de servicios cuyas llamadas telefónicas tienen relevancia contractual - entran en esta categoría.

¿Cómo puede ayudarte innovaphone?

Puedes grabar llamadas individuales a través del correo de voz con un simple clic. Aún más cómodo es utilizar la aplicación Recordings App. innovaphone Recording es una aplicación que permite grabar de forma flexible llamadas entrantes y salientes. Según sus necesidades, el usuario puede elegir grabar la llamada completa o fragmentos individuales.

Lugares concurridos -> ¡Activa el botón de emergencia o levanta el auricular!

En lugares muy frecuentados pueden producirse diversas situaciones de emergencia que deben comunicarse rápidamente al personal de seguridad, de forma discreta y sin causar pánico. Algunos ejemplos son oficinas públicas, escuelas, barcos, aeropuertos y otras instalaciones públicas o privadas con alta afluencia de público.

¿Cómo puede ayudarte innovaphone?

• Tecla de función "Emergencia": en el teléfono o en una aplicación en el PC
• Botón de emergencia: por ejemplo, debajo del escritorio
• Funcionalidad “hotline”: un teléfono de emergencia se conecta inmediatamente a la central operativa preconfigurada tan pronto como se levanta el auricular, sin necesidad de marcar ningún número
• Funcionalidad “warmline”: si se levanta el auricular y no se marca ningún número en un tiempo predefinido, se conecta automáticamente con la central operativa preconfigurada

El número de emergencia puede ser un número externo, un usuario, un grupo, una cola o una unidad de conferencia de emergencia. También es posible activar funcionalidades de alarma combinadas en diferentes canales.

En contextos sensibles, los teléfonos hardware pueden utilizarse en modo "silencioso" para permitir que el personal de asistencia escuche. De este modo, la situación puede ser supervisada a distancia y reaccionar en consecuencia

Alarma de incendios -> ¡Evacuación inmediata!

¿Quién no ha participado en un simulacro de incendios en la empresa? Pero en caso de emergencia real, al declararse un incendio, todas las personas presentes en el edificio deben abandonar el lugar de forma rápida y segura, llegando a un punto de reunión preestablecido.

Amenazas - Mantén la calma, ¡recibirás ayuda!

Los empleados que tienen contacto directo con los clientes son cada vez más víctimas de insultos, acoso o incluso agresiones físicas, ya sea en bancos, salas de emergencia u otras instalaciones accesibles al público. En estas situaciones, es fundamental no perder tiempo. Las personas involucradas deben ser alertadas rápida y discretamente, a través de una llamada de emergencia silenciosa, y puestas a salvo.

¿Cómo pueden ayudarte las soluciones innovaphone en los casos 4 y 5?

Gracias a una aplicación, puede aparecer en el monitor una ventana emergente con los mensajes mencionados anteriormente. Además, es posible incluir instrucciones detalladas, incluso para secciones individuales de edificios o plantas: ¿cómo debo comportarme como empleado? ¿Cuáles son los próximos pasos? Si has instalado myApps en tu smartphone, estarás siempre actualizado incluso cuando estés en movimiento y podrás seguir las indicaciones.

Otra posibilidad es utilizar los teléfonos IP de innovaphone. Estos pueden emitir un "anuncio" y funcionar como altavoz, incluso durante una llamada en curso.

Comunicación en situaciones de crisis - ¡Sigue las indicaciones!

Terremotos, inundaciones o pandemias requieren una respuesta rápida y eficaz. En estos casos, una comunicación oportuna y precisa es fundamental para coordinar los esfuerzos de rescate, informar a la población evitando el pánico y proteger las infraestructuras críticas. Al mismo tiempo, es necesario mantener activos los servicios municipales esenciales.

¿Cómo puede ayudarte innovaphone?

• Bloqueo de las llamadas entrantes y salientes que no estén marcadas como números de emergencia importantes y operativos.
• Establecimiento de una línea telefónica preferencial para la sede afectada.
• Grabación de mensajes de alarma e información para los ciudadanos que llaman a la organización en caso de emergencia. Esta activación se realiza de forma inmediata y directa a través del teléfono.
• Si hay una PBX, se puede preparar un kit de emergencia innovaphone.

Las ventajas de la PBX de innovaphone como sistema de notificación en caso de emergencia

• Comunicación directa e inteligente: La PBX de innovaphone ofrece una amplia gama de herramientas de comunicación como llamadas (también videollamadas), chat, aplicaciones y videoconferencias. Con estas herramientas, las empresas pueden comunicarse en tiempo real con empleados, visitantes y servicios de rescate en situaciones de emergencia.
• Creación de grupos: El sistema permite dividir los teléfonos en diferentes grupos, como plantas, secciones de edificios o departamentos. Esto permite una evacuación o una respuesta dirigida y eficiente a una situación de emergencia.
• Notificaciones de alarma: La PBX de innovaphone admite mensajes de alarma personalizados. Las empresas pueden crear mensajes específicos para los diferentes tipos de emergencia, como incendios, emergencias médicas o agresiones físicas.
• Automatización: El sistema se puede programar para activar automáticamente una alarma cuando detecta determinadas emergencias, por ejemplo, en combinación con el uso de sensores de humo o de movimiento.
• Soporte multilingüe: Para las empresas internacionales, nuestra centralita ofrece soporte multilingüe para los mensajes de alarma, garantizando que todos estén informados de forma clara y comprensible.

Herramientas para garantizar la seguridad

Un sistema de notificación de emergencia basado en la PBX de innovaphone es una herramienta valiosa para empresas, entidades públicas e instituciones educativas, destinada a garantizar la seguridad de empleados, visitantes y estudiantes. Aunque nuestras soluciones ya integran una serie de herramientas, colaboramos también con numerosos Partner tecnológicos para ofrecer soluciones personalizadas a cada cliente. innovaphone myApps pone a disposición, a través de una única interfaz, una amplia gama de funcionalidades de telefonía tradicional y de Comunicaciones Unificadas modernas: videollamadas, uso compartido de aplicaciones, correo de voz, chat y mucho más. Y todo ello independientemente del lugar y dispositivo en uso.

"Por supuesto, a nadie nos gusta pensar en situaciones que, de repente, escapan de nuestro control y los acontecimientos dan un giro inesperado. Sin embargo, si te preparas activamente para afrontar escenarios de emergencia y planificas herramientas tecnológicas para gestionarlos con serenidad, es muy probable que nunca se produzcan. innovaphone puede ayudarte a encontrar soluciones sencillas para situaciones críticas."
Lars Dietrichkeit, Head of Business Management

Las posibilidades de uso de la PBX de innovaphone como sistema de notificación de emergencia son numerosas: si ya eres cliente de innovaphone, puedes aprovechar las opciones y funcionalidades existentes de tu sistema sin grandes esfuerzos ni inversiones costosas. La integración de la centralita IP en un sistema de gestión de crisis existente garantiza una respuesta rápida y coordinada a las emergencias.