¿Cómo abordar con éxito la transformación digital de los ayuntamientos y las organizaciones públicas? Un ejemplo de éxito

Alexandra Carballo Porto | 08.07.2024

Al igual que sucede con la empresa privada, las Administraciones Públicas - que no son para nada ajenas a la revolución digital – han descubierto para sí la necesidad y el impacto de la implementación de nuevas tecnologías sobre la mejora de la eficiencia, la automatización de los procesos, la mejora de la atención al ciudadano o de las condiciones de trabajo de los empleados públicos. Pero, aunque el alcance de la transformación digital no es únicamente tecnológico, sí debe sustentarse en soluciones tecnológicas punteras y flexibles, que no descuiden el aspecto de la seguridad.

¿Cuáles son las particularidades de una solución de comunicaciones para la Administración pública?

Las soluciones de Comunicación para la Administración Pública juegan un papel protagonista en el proceso de transformación digital de los organismos públicos, siendo el elemento clave para la mejora de la accesibilidad de ciudadanos y empresas a los servicios públicos. Sin embargo, no cualquier sistema de comunicaciones está a la altura de las necesidades específicas y líneas estratégicas aplicables a los organismos públicos, por ejemplo, en materia de protección de datos personales. En este sentido, la plataforma de comunicaciones innovaphone myApps ofrece soluciones totalmente a medida para cualquier tipo de organismo o administración pública:

1. Seguridad por diseño
   Numerosos mecanismos de seguridad punteros e integrados de serie, alojamiento de los datos en la propia sede física o en la nube privada o sistemas de redundancia avanzados garantizan un sistema de comunicaciones seguro y a prueba de ataques y fallos.
2. Privacidad de los datos y tratamiento en conformidad con la ley
   El tratamiento y acceso a los datos e información personal sensibles, tanto de los ciudadanos, como de las empresas o empleados públicos, debe contar con un nivel de protección especial, ajustándose a los criterios establecidos en el RGPD.
3. Puestos de trabajo digital
   Implantación y provisión de puestos de trabajo de nueva generación que permitan la movilidad e integren herramientas colaborativas que maximicen la productividad de los empleados públicos y permitan el trabajo en remoto
4. Transición energética y sostenibilidad
   Reducción de costes a largo plazo con soluciones sostenibles y energéticamente eficientes, que mejoran la colaboración entre departamentos y con el ciudadano.
5. Flexibilidad y escalabilidad
   Una solución de comunicación colaborativa, personalizable y que funciona exactamente igual desde cualquier dispositivo y/o lugar y permita la integración de sistemas de terceros ya existentes.

Instalación innovaphone en el Ajuntament de Sant Boi: premio @aslan para la Transformación Digital en las Administraciones Públicas

El proyecto de renovación y mejora de la red telefónica del Ayuntamiento del municipio catalán de Sant Boi de Llobregat y de sus empresas municipales preveía la migración de 1000 usuarios a un nuevo sistema de telefonía IP con Comunicaciones Unificadas y Digital Workplace a bordo, que permitieran el acceso de los empleados públicos al trabajo en remoto y una mejora progresiva en el servicio de atención a la ciudadanía.

* @aslan es una asociación española sin ánimo de lucro formada por 190 empresas tecnológicas. Unidos por la innovación, desde fabricantes a proveedores de servicios gestionados, la asociación ofrece un entorno neutral y ágil para impulsar el mercado y difundir las nuevas tecnologías en la red: Ciberseguridad | Redes Inteligentes | Gestión de Datos e IA | Cloud & Data Center | Digital WorkSpace.

Escenario de partida:

Las centralitas telefónicas físicas, repartidas entre las ubicaciones del Ayuntamiento y empresas municipales, únicamente hacían posible las comunicaciones telefónicas, por lo que no permitían dar respuesta a las nuevas necesidades de digitalización de los puestos de trabajo, así como de comunicación e integración con el Ayuntamiento. Mientras que la antigua instalación incluía servidores antiguos y máquinas físicas, el nuevo sistema preveía la migración de todas las comunicaciones a un entorno totalmente virtual, proporcionando un mayor rendimiento y salvaguardando la nueva instalación con copias de seguridad y back-ups diarios

Retos:

• Integración de todas las sedes y equipamiento municipal en un único sistema de comunicaciones unificado
• Facilitar a la ciudadanía el contacto telefónico con cualquier persona del ayuntamiento, independientemente del edificio donde estuviese ubicada su oficina o puesto de teletrabajo.
• Integración de los dispositivos IT y aprovechamiento del tipo de conexiones ya existentes
• Implantar una solución estable, con alta disponibilidad, basada en estándares y escalabilidad para permitir el crecimiento y adaptación a las necesidades presentes y futuras del Ayuntamiento.
• Asegurar la seguridad del sistema y la continuidad del servicio de telefonía en todo momento (redundancia)
• Conservación del abanico de funcionalidades existentes e incorporar mejoras
• Cliente Software innovaphone myApps también disponible en catalán
• Personalización de los dispositivos con el logo del programa de recuperación “Next Generation EU”

Fases:

• En la primera fase del proyecto, y gracias a la rapidez y velocidad de los equipos de innovaphone, se pudo realizar la migración de 860 usuarios de manera inmediata y de una sola vez: de forma automática, simplemente introduciendo los códigos de activación para registrar los usuarios y dar de alta los nuevos terminales provisionados con factory reset.
• En una segunda fase, con la migración de todas las funcionalidades de comunicación a máquinas virtuales, se crearon dos Centros de Procesamiento de Datos (CPDs) en dos sedes separadas físicamente y geográficamente redundados.

Nuevos servicios:

• PBX virtual que corre directamente en VMware sin necesidad de sistema operativo de terceros. Alojada en centros de datos europeos altamente seguros
• Software único alojado en un sólo servidor que incluye todas las funcionalidades del sistema (PBX/SBC/Comunicaciones Unificadas/Reverse Proxy)
• Seguridad de los datos: aplicación de las normas europeas en materia de protección de datos
• Solución de comunicaciones de alto rendimiento segura, que garantiza un acceso fácil y eficiente a los distintos servicios municipales.
• Puestos de trabajo Digital Workplace accesibles para el trabajo en remoto que permiten una mejora progresiva en el servicio de atención a la ciudadanía.
• Amplio rango de modernas funcionalidades UCC - integración de teléfonos y Softphones, compartición de pantalla, videotelefonía, buzón de voz, fax, chat
• Sistema de videoconferencias a bordo del sistema con acceso a través del navegador web, sin necesidad de instalar software local y sin ningún coste adicional
• Consola de operadora (innovaphone Switchboard)
• Plataforma de aplicaciones innovaphone para facilitar la adopción e integración en el sistema de nuevas herramientas y aplicaciones, tanto desarrolladas por innovaphone como de terceros
• Mecanismos y protocolos de seguridad estándar, que pueden ser controlados en todo momento, y que protegen todas las fases del proceso de comunicación: desde el establecimiento de la conexión hasta la transferencia de datos y voz o la administración de los datos de acceso.

Fondos Next Generation EU como catalizador de la digitalización de empresas y organismos públicos

La transformación digital representa uno de los 4 ejes transversales de acción que estructuran el Plan de Recuperación Transformación y Resilencia (PRTR) Next Generation EU. Este Plan europeo de recuperación nació en 2020 con el objetivo de hacer frente a los graves efectos de la pandemia sobre la economía, y se viene perfilando, desde entonces, como una excelente oportunidad para empresas y Administraciones Públicas de acometer reformas que faciliten la transición digital e impulsen la innovación.