Da Ente locale a Smart City: è possibile! Grazie a moderni strumenti di comunicazione aziendale

by Bénédicte Nuding | 13.06.2022

La gestione e l’amministrazione di un Comune o di una cittadina richiedono oggi gli stessi strumenti di comunicazione di una piccola media impresa con più filiali. Servizi interconnessi, riduzione dei costi di comunicazione, gestione delle risorse umane e finanziarie, digitalizzazione dell’apparato tecnico-amministrativo, semplificazione del lavoro degli impiegati pubblici e della burocrazia per i cittadini, sono tutti obiettivi raggiungibili solo attraverso un grande sforzo di rinnovamento digitale.

Mentre la pandemia ha accelerato la digitalizzazione, il conflitto armato in corso nell’Est Europa ha intensificato i problemi legati al consumo di energia accentuando la minaccia del cybercrime e la conseguente necessità di maggiore sicurezza IT.

Gli enti locali affrontano giornalmente le sfide causate dalla convergenza ed eterogeneità dei loro numerosi servizi e delle figure professionali coinvolte: anagrafe, polizia locale, vigili del fuoco, asili nido, scuole, pianificazione urbana, informazioni turistiche, tempo libero e sport, raccolta dei rifiuti, costruzione di strade, servizi sanitari, solo per citarne alcuni. L’infrastruttura IT e i sistemi di comunicazione sono spesso disomogenei e obsoleti. Una moltitudine di software e apparecchiature ad alto consumo energetico di diverse marche e modelli complicano il lavoro, ostacolano la collaborazione e rappresentano un enorme fattore di costo.

Creare una Smart City: come?

Risolvere i deficit digitali

La diffusione dello smart working e del lavoro da remoto in seguito alla crisi sanitaria ha reso ancora più evidenti i deficit digitali. Mentre i dispositivi analogici, e non digitali, come il fax, sono ancora molto diffusi, le istituzioni pubbliche non dispongono di strumenti di collaborazione moderni, indispensabili nelle aziende di oggi. Non solo, l’interazione dei dispositivi esistenti è spesso difficile: interfacce incompatibili, contatti diversi per la manutenzione a seconda del produttore, dell’integratore e dell’operatore, con processi lunghi, noiosi e spesso onerosi.

Ridurre il costo della telefonia con il VoIP

Oltre ad ottimizzare i processi e migliorare la qualità del servizio, la telefonia IP riduce i costi telefonici permettendo notevoli risparmi. Le aziende possono infatti eliminare in parte o del tutto i costi della telefonia: le chiamate tra reparti, postazioni di lavoro da remoto e filiali sono completamente gratuite, anche quando si utilizzano telefoni cellulari integrati nel PBX. E non è tutto: grazie all’integrazione dei dispositivi mobili, gli utenti possono effettuare e ricevere chiamate utilizzando i propri cellulari mantenendo lo stesso numero di telefono dell’ufficio.

Sviluppare le competenze digitali di collaboratori e utenti

Lo scetticismo nei confronti della digitalizzazione si basa principalmente sulla paura delle conseguenze che l’automazione può comportare. La riduzione dei contatti personali o addirittura la loro scomparsa e la creazione di servizi online rappresentano una vera minaccia per alcuni posti di lavoro. Si tratta però di timori infondati. Sebbene richiedano un periodo di formazione e di accettazione da parte degli utenti, gli strumenti digitali e collaborativi fanno risparmiare tempo e migliorano i processi quotidiani e il servizio complessivo. La scomparsa delle attività ripetitive, inoltre, permette alle persone di concentrarsi su mansioni più importanti o più attuali. Grazie agli strumenti e ai dispositivi giusti, la mobilità e lo smart working, i consigli comunali online e aule virtuali diventano possibili e aprono nuovi orizzonti tecnologici.

È nata la Smart City!

Strumenti di comunicazione all’avanguardia su misura dei servizi offerti

 Qualche esempio:

• Centralino telefonico ad alte prestazioni (tutti i servizi)
• Reception per gestire e facilitare le richieste online (servizi pubblici)
• Linee telefoniche dirette 24/7 (polizia vigili del fuoco/sanità)
• Sistemi di allarme (vigili del fuoco/polizia)
• Registrazione delle chiamate (vigili del fuoco/polizia)
• Piattaforma digitale per la didattica a distanza (scuola)
• Sale conferenze virtuali e aule virtuali (consiglio comunale/scuola)
• Piano di numerazione telefonica (tutti i servizi)
• Integrazione della forza lavoro mobile (sanità/vigili del fuoco/polizia/edilizia stradale ecc.)

Fino a pochi anni fa, senza i moderni strumenti di collaborazione, l’idea di una riunione di consiglio comunale virtuale sarebbe apparsa alquanto inverosimile. Oggi, una soluzione di comunicazione collaborativa moderna e completa dovrebbe includere funzioni come softphone, videoconferenze, messaggistica via chat, condivisione dello schermo e delle applicazioni e molto altro ancora. Inoltre, dovrebbe essere espandibile con nuove funzionalità e flessibile per adattarsi alle mutevoli esigenze di comunicazione senza la necessità di affidarsi a servizi esterni, creando dipendenze indesiderate.

…Un effetto collaterale positivo: la riduzione del consumo energetico!

Così come le aziende private, anche le realtà pubbliche municipali e locali stanno affrontando le sfide del mercato dell’energia e dell’aumento dei prezzi.  Controllare il proprio consumo energetico è l’unica soluzione a breve termine per ridurre i costi energetici. Perciò, è prioritario ottimizzare l’infrastruttura di comunicazione. Per ridurre l’impronta di carbonio, un’opzione potrebbe essere quella di eliminare l’hardware e passare al cloud, ospitando il sistema su un server condiviso in un centro dati europeo per garantire la sicurezza dei dati. I telefoni fissi possono essere sostituiti da soft phone e le videoconferenze possono diventare una valida alternativa ai viaggi di lavoro. Anche limitare l’uso di e-mail e allegati interni, dispendiosi in termini di energia e tempo, e favorire la chat interna in tempo reale, sono misure efficaci per ridurre il consumo energetico della comunicazione quotidiana.  

La sicurezza informatica come priorità assoluta

A causa della diversità delle tecnologie, dei dispositivi e delle interfacce utilizzate, i comuni sono particolarmente vulnerabili ai rischi informatici. La sicurezza informatica deve essere considerata prioritaria per scongiurare la minaccia del Ransomware. Anche se l’All IP ha introdotto molti vantaggi, i sistemi di comunicazione possono essere un facile bersaglio per i cyberattacchi, poiché i sistemi sono collegati esternamente a Internet. Pertanto, i comuni dovrebbero assicurarsi di optare per soluzioni europee che aderiscono alle normative europee sulla protezione dei dati. Nella soluzione innovaphone myApps, per esempio, tutti i meccanismi di sicurezza, i metodi di crittografia e i protocolli sono direttamente inclusi nell’innovaphone PBX e proteggono i diversi canali di comunicazione su larga scala.

Conclusione

Non c’è dubbio che trasformare una realtà comunale in una smart city sia un progetto ambizioso e a lungo termine! Le sfide sono numerose e dipendono da fattori diversi, organizzativi, tecnologici, ambientali e umani. Gli sforzi però saranno senz’altro premiati: un moderno sistema di comunicazione farà risparmiare tempo e denaro, migliorerà il lavoro e i servizi forniti ai cittadini, infine l’implementazione di applicazioni mobili consentirà un accesso rapido e flessibile ai vari servizi e dipartimenti.