Processi di digitalizzazione in azienda: che ruolo gioca la cultura aziendale?

by Martina Carraro | 27.04.2022

Una cosa è certa: utilizzando gli strumenti digitali, le aziende possono monitorare i flussi di lavoro e i processi di comunicazione e migliorare l’efficienza operativa. A causa dello sviluppo sempre più dinamico del mercato, alle aziende vengono imposti cicli produttivi sempre più brevi, tanto che la necessità di adottare efficienti sistemi di comunicazione interna ed esterna è in continua crescita. Le piattaforme di collaborazione si sono rivelate strumenti ideali per la gestione di tali processi nelle aziende.

La trasformazione digitale è una questione di forma mentis e cultura aziendale che impatta tutta l’organizzazione, a tutti i livelli.

Cosa significa essere "digitali"?

Molto spesso il termine "digitale" viene erroneamente associato solo alla tecnologia utilizzata. In realtà, però, “essere digitali” descrive una cultura aziendale che deve essere supportata da una strategia e da una visione chiara. Le attività sono le stesse del passato ma cambiano nella loro esecuzione per diventare più agili e coinvolgere un pubblico più ampio. Soluzioni, come ad esempio videoconferenze e chat, si sono fatte strada nella comunicazione quotidiana aziendale. Con l’introduzione di piattaforme di lavoro digitali e strumenti di analisi dei dati in tempo reale, le aziende non solo incoraggiano l’interazione all’interno dell’azienda, ma anche con clienti e fornitori. Allo stesso tempo, vengono continuamente raccolti dati, la cui valutazione si traduce in insight che a loro volta possono essere utilizzati in modo produttivo. L’obiettivo è creare flussi di lavoro organizzati che riducano la complessità dei processi aziendali.

Le piattaforme di collaborazione, come la piattaforma innovaphone myApps, forniscono tutti gli strumenti necessari per ottimizzare i processi di lavoro. Velocizzano inoltre la collaborazione all’interno dell’azienda, oltre a facilitarne il contatto con i clienti attraverso un’adeguata gestione dei contatti.

Le tre fasi di una strategia di successo

• Fissare un obiettivo

Durante la fase di pianificazione dobbiamo tenere conto che il cambiamento ha la funzione di portare l’azienda ad ottenere risultati soddisfacenti, e mira non solo a far crescere il giro d’affari ma si focalizza soprattutto sulla soddisfazione del cliente finale. L’esperienza del cliente viene monitorata utilizzando strumenti e metriche digitali che generano valore aggiunto, oltre a portare miglioramenti concreti nelle relazioni interne ed esterne. L’obiettivo è quello di rendere l’azienda competitiva e flessibile alle esigenze del mercato, grazie al supporto di tecnologie intelligenti che monitorano i risultati attraverso delle metriche di controllo predefinite (i cosiddetti Key Performance Indicators).

• Pianificare le risorse

Le aziende devono essere in grado di governare il cambiamento individuando i punti di debolezza, per definire quali risorse e competenze sono necessarie prima di procedere a riorganizzare le funzioni e i ruoli. Struttureranno prima una strategia a breve termine, con l’obiettivo principale di lavorare sulle esigenze operative più immediate, per poi dedicarsi ad una visione strategica di lungo termine. I risultati si possono ottenere solo con il supporto e il coinvolgimento delle risorse interne, che devono essere accompagnate e formate in tutti i processi di transizione, e hanno bisogno di tempo per adattarsi alla nuova riorganizzazione. 

• Comunicazione aperta

Una delle problematiche che si dovrà affrontare è l’ammodernamento dei processi tradizionali, supportati da sistemi operativi obsoleti che devono essere cambiati. Si dovranno definire e comunicare gli obiettivi che ci si aspetta di raggiungere, condividendo le motivazioni alla base delle decisioni che si prenderanno per guidare l’azienda verso una trasformazione digitale.

La trasformazione digitale si evolve con la cultura aziendale

Un aspetto importante da non sottovalutare per un processo di digitalizzazione di successo sono le competenze di leadership dei manager coinvolti, che come "ambasciatori digitali" devono portare avanti la transizione aziendale. Senza l’effettivo coinvolgimento dei manager, sarebbe difficile legittimare il loro ruolo di promotori della trasformazione digitale e garantire che i nuovi modelli di lavoro vengano rapidamente accettati. Considerando il personale eterogeneo delle aziende, c’è da aspettarsi che alcune figure interne possano ostacolare il processo di cambiamento, come ci sarà da aspettarsi che alcune di queste figure sostengano i cambiamenti e diventino dei candidati ideali per perseguire la roadmap digitale. Tuttavia, deve essere comunque data la possibilità a tutti i membri di partecipare attivamente alla transizione, cercando di creare interazione, e promuovendo iniziative di spinta verso la nuova cultura digitale. Le risorse dovranno essere sostenute da programmi di formazione, mirati a sviluppare le competenze necessarie a svolgere il loro lavoro. La formazione è estremamente importante per ottenere un’elevata partecipazione e colmare eventuali lacune sulle questioni digitali.

L’innovazione è un processo organizzativo continuo che coinvolge l´intera struttura aziendale. Le aziende hanno dovuto reinventarsi velocemente durante la pandemia, costrette in un momento di crisi e incertezza a colmare il divario tecnologico utilizzando la digitalizzazione come strumento di sviluppo. In poco tempo si è avviata una vera e propria rivoluzione digitale che ha coinvolto tutti gli enti e settori.

Negli ultimi anni sono state avviate numerose iniziative e riforme per promuovere la tecnologia digitale sia nel settore pubblico che in quello privato. Grazie a queste misure, come ad esempio quelle lanciate dal piano europeo di ripresa economica, si prevede nei prossimi anni un forte impulso alla digitalizzazione dei servizi e alla modernizzazione della pubblica amministrazione e delle imprese.

Questo articolo blog è estratto da un capitolo della tesi di laurea "I processi di digitalizzazione delle PMI nel contesto post-pandemia" stilato da Martina Carraro, Area Sales Manager Italia e discusso davanti alla commissione dell’Università IUL - Sole24ore Business School il 28.01.2022.