In che modo gli Enti locali e la P.A. affrontano le sfide della trasformazione digitale? Una storia di successo dalla Spagna

Alexandra Carballo Porto | 08.07.2024

Proprio come le aziende del settore privato, le istituzioni pubbliche - che conoscono bene le sfide della rivoluzione digitale - hanno da tempo compreso la necessità e le conseguenze dell’utilizzo delle nuove tecnologie per aumentare l’efficienza, automatizzare i processi, migliorare il servizio ai cittadini o le condizioni di lavoro dei propri dipendenti pubblici. Tuttavia, le sfide della trasformazione digitale non sono solo tecnologiche, ma comprendono anche altri aspetti importanti come la sicurezza.

Quali caratteristiche deve avere una soluzione di comunicazione destinata alla P.A.?

Le soluzioni di comunicazione per la Pubblica Amministrazione svolgono un ruolo fondamentale nel processo di trasformazione digitale, in quanto sono essenziali per migliorare l’accesso a tutti i servizi pubblici per i cittadini e le imprese. Non tutti i sistemi di comunicazione soddisfano i requisiti specifici e le linee guida strategiche delle istituzioni pubbliche, soprattutto per quanto riguarda la protezione dei dati personali. La piattaforma di comunicazione innovaphone myApps offre soluzioni sovrane e su misura per ogni tipo di istituzione o servizio pubblico.

1. Sicurezza integrata di serie

Numerosi meccanismi di sicurezza all’avanguardia sono integrati di serie, i dati possono essere ospitati in loco o in un cloud privato e sistemi di ridondanza avanzati garantiscono un sistema di comunicazione sicuro sia in termini di resistenza ai guasti che di sicurezza informatica contro gli attacchi informatici.

2. Protezione dei dati e trattamento legale

Il trattamento e l’accesso ai dati e alle informazioni personali sensibili - siano essi relativi a cittadini, aziende o dipendenti pubblici - sono soggetti a un livello di protezione speciale, in conformità ai criteri stabiliti dal GDPR.

3. Digital Workplace

Distribuzione e fornitura di moderni spazi di lavoro digitali che consentano la mobilità e integrino strumenti di collaborazione che massimizzino la produttività dei dipendenti pubblici e consentano di lavorare da remoto.

4. Transizione energetica e sostenibilità

Riduzione dei costi a lungo termine attraverso soluzioni sostenibili ed efficienti dal punto di vista energetico che migliorino la collaborazione tra i dipartimenti e la comunicazione con i cittadini.

5. Flessibilità e scalabilità

Una soluzione di comunicazione collaborativa e personalizzabile che funziona esattamente allo stesso modo ovunque e su qualsiasi dispositivo e che consente l’integrazione con i sistemi di terze parti esistenti.

Premiato: il comune di Sant Boi de Llobregat in Catalogna

Il comune catalano di Sant Boi de Llobregat, con l’installazione della soluzione innovaphone, ha vinto il Trofeo @aslan* per la trasformazione digitale della pubblica amministrazione, nella categoria "Miglioramento della produttività e dell’esperienza dei dipendenti".

Il progetto di modernizzazione della rete telefonica della città e dei suoi fornitori di servizi municipali fa parte del piano di trasformazione digitale del comune catalano di Sant Boi de Llobregat ed è stato cofinanziato dall’Unione Europea attraverso il piano di rilancio "Next Generation EU". Lo scenario prevedeva la migrazione di 1.000 utenti a un nuovo sistema di telefonia IP, che incorporava le comunicazioni unificate e il Digital Workplace. Il personale amministrativo doveva avere accesso al lavoro a distanza e la qualità dei servizi ai cittadini doveva essere progressivamente e significativamente migliorata.

* @aslan è un’associazione spagnola senza scopo di lucro che riunisce 190 aziende tecnologiche, dai produttori ai fornitori di servizi gestiti. Unita dall’innovazione, l’associazione offre un ambiente neutrale ma agile per stimolare il mercato e diffondere nuove tecnologie legate alla rete: CyberSecurity | Reti intelligenti | Data Management & AI | Cloud & Data Center | Digital WorkSpace.

Lo scenario iniziale:

Distribuiti tra il municipio e le aziende municipali, i centralini telefonici installati in loco fornivano solo la telefonia e non rispondevano ai nuovi requisiti di digitalizzazione delle postazioni di lavoro. Mentre la vecchia installazione consisteva in vecchi server e dispositivi in loco, il nuovo sistema prevedeva la migrazione di tutte le comunicazioni in un ambiente completamente virtuale, che offriva migliori prestazioni e proteggeva la nuova installazione con meccanismi di sicurezza e backup giornalieri.

La sfida:

• Integrare tutti i siti e le apparecchiature comunali in un unico sistema di comunicazione unificato. Integrazione delle apparecchiature IT e utilizzo delle connessioni esistenti.
• Implementazione di una soluzione stabile, altamente disponibile, scalabile e basata su standard.
• Garanzia di sicurezza del sistema e continuità del servizio di telefonia (ridondanza).
• Mantenimento di tutte le funzionalità esistenti e integrazione di miglioramenti.
• Software client myApps in lingua catalana
• Personalizzazione dei dispositivi con il logo "NextGenerationEU".

Le diverse fasi del progetto:

• Nella prima fase del progetto, grazie alla rapidità dei team innovaphone, la migrazione di 860 utenti ha potuto essere effettuata immediatamente e in un’unica soluzione: automaticamente con il semplice inserimento dei codici di attivazione per la registrazione degli utenti e la registrazione dei nuovi terminali forniti dal factory reset.
• In una seconda fase, la migrazione di tutte le funzioni di comunicazione su macchine virtuali ha permesso di creare due Data Processing Center (DPC) in due siti fisicamente e geograficamente separati.

I vantaggi dei nuovi servizi:

• Sistema telefonico virtuale funzionante direttamente su VMware, senza bisogno di un sistema operativo di terze parti. Ospitato in centri dati europei altamente sicuri
• Un’unica applicazione software ospitata su un unico server e contenente tutte le funzionalità del sistema (PBX/SBC/Comunicazioni unificate/Proxy inverso).
• Sicurezza dei dati: conformità agli standard europei di protezione dei dati
• Soluzione di comunicazione sicura e performante, che garantisce un accesso facile ed efficiente ai vari servizi comunali.
• Postazioni mobili per il lavoro da remoto.
• Ampia gamma di moderne funzioni UCC: integrazione di telefoni e softphone, condivisione dello schermo, videotelefono, segreteria telefonica, fax e chat.
• Sistema di videoconferenza integrato accessibile tramite browser web, senza software locale da installare e senza costi aggiuntivi.
• Posto Operatore professionale per una comoda gestione delle chiamate (centralino innovaphone)
• Piattaforma applicativa innovaphone per una facile implementazione e integrazione di nuovi strumenti e applicazioni di innovaphone e di fornitori terzi.
• Meccanismi e protocolli di sicurezza standardizzati e verificabili in qualsiasi momento proteggono tutte le fasi del processo di comunicazione: dalla creazione della connessione, alla trasmissione di dati e voce, fino alla gestione dei dati di accesso.

Progetto cofinanziato dall’Unione Europea - Piano di rilancio "Next Generation EU" per promuovere la digitalizzazione delle imprese e delle istituzioni pubbliche

La trasformazione digitale è una delle quattro aree d’azione intersettoriali che strutturano il piano di ripresa "Next Generation EU (NGEU)". Questo programma di ripresa europeo è stato adottato nel 2020 per combattere le gravi ripercussioni della pandemia sull’economia. Da allora, si è rivelato un’ottima opportunità per le imprese e le amministrazioni pubbliche per attuare riforme che facilitino la transizione digitale incoraggiando l’innovazione.