Migrazione verso il VoIP? Un passo alla volta!

by Bénédicte Nuding | 25.11.2021

In Italia nel 2014 esistevano circa 13 milioni di collegamenti PSTN, ovvero collegamenti alla rete telefonica pubblica tradizionale. Questo numero impressionante è stato oggi sostituito in parte da collegamenti dati, sia perché i nuovi operatori offrono tariffe migliorative sia perché non vengono più forniti nuovi collegamenti tradizionali. Il collegamento verso le centrali pubbliche oggi avviene quasi ovunque in VoIP grazie agli sforzi verso la copertura dell’intero territorio con collegamenti dati ad alta velocità.

La pandemia ha dato una ulteriore accelerazione a questa evoluzione. Per rimanere competitive, grandi, piccole e medie imprese dovranno ristrutturare le loro comunicazioni e passare la loro telefonia all’IP.

Cinque buone ragioni per migrare al VoIP:

• Riduzione dei costi di infrastruttura e di comunicazione
• Accesso a tecnologie e strumenti collaborativi all’avanguardia
• Continuità dei servizi telefonici e di comunicazione
• Sicurezza e protezione della comunicazione aziendale
• Anticipazione della fine del PSTN e primi passi verso la trasformazione digitale

Nuova tecnologia & risparmio: è possibile?

La riduzione dei costi di infrastruttura e delle tariffe telefoniche è senza dubbio l’argomento più attraente a favore del passaggio alla tecnologia IP, poichè permette di realizzare risparmi sostanziali. Per migrare progressivamente verso l’IP, non è necessario cambiare tutti i telefoni esistenti: sarà sufficiente installare un adattatore analogico tra la rete ISDN/PSTN e la rete Internet per beneficiare di tutte le nuove funzionalità VoIP pur utilizzando i vecchi dispositivi. In secondo luogo telefonare via internet significa una riduzione significativa della bolletta telefonica con comunicazioni interne e inter-site illimitate e gratuite. È possibile effettuare chiamate economiche verso una linea fissa dall’altra parte del mondo e i moderni pacchetti Voice-over-IP sono spesso molto più attraenti delle vecchie offerte ISDN degli operatori tradizionali. Inoltre, le nuove funzionalità di videoconferenza e condivisione dello schermo che permettono la partecipazione da remoto alle riunioni e lo smart working, consentono di risparmiare tempo e denaro, limitando o addirittura eliminando le spese di viaggio. Infine, le aziende che si trasferiscono in una nuova sede, potranno approfittare della convergenza delle reti voce e dati e dire addio alla rete telefonica dedicata. L’implementazione sarà molto più economica, poiché computer e telefoni utilizzeranno il cablaggio standard della rete dati.

Perché gli strumenti di collaborazione sono indispensabili?

L’accesso alla tecnologia d’avanguardia apre opportunità completamente nuove per le aziende, siano esse piccole, medie o multinazionali. Oltre alle classiche funzionalità della telefonia IP (inoltro delle chiamate, cronologia, avviso di chiamata, e conferenza a tre,ecc.), numerose possibilità di integrazione, quali rubriche aziendali centralizzate, gestione dello stato di presenza, soluzioni di call center, ecc., miglioreranno e semplificheranno il lavoro quotidiano. Non perdere più chiamate o informazioni importanti ottimizzerà la qualità degli scambi e faciliterà la relazione con il cliente. Inoltre, insieme a moderne applicazioni UCCaaS - softphone, videoconferenza, condivisione dello schermo, chat in tempo reale, ecc., - queste funzionalità offriranno alle aziende la flessibilità e la mobilità per affrontare le sfide del modello di lavoro ibrido, che vede l’alternarsi di lavoro in presenza, in smart working, e da remoto. 

La migrazione graduale al VoIP permetterà quindi alle aziende e ai loro dipendenti di continuare a usare inizialmente i loro dispositivi abituali, familiarizzando contemporaneamente con i nuovi strumenti di collaborazione e comunicazione, accessibili su tutti i loro dispositivi dal PC, Mac, smartphone, al tablet o laptop, a condizione, naturalmente, di disporre di una buona connessione internet.

È possibile ristrutturare la comunicazione senza toccare il sistema esistente?

La continuità dei servizi telefonici e di comunicazione durante l’introduzione della nuova tecnologia è uno dei principali vantaggi della migrazione graduale. I CIO temono soprattutto le interruzioni e i potenziali disagi per i propri utenti; la prosecuzione delle attività dell’azienda è quindi la principale posta in gioco del passaggio da una tecnologia all’altra. Tecnicamente, tra il vecchio PBX e la linea ISDN/PSTN viene semplicemente connesso un gateway IP, permettendo così la connessione al nuovo operatore SIP. L’integrazione di un adattatore analogico permetterà di continuare a utilizzare i citofoni e tutti i dispositivi telefonici analogici in essere, compresi i fax.

Il passaggio al IP ha inoltre l’effetto positivo di “portabilità del numero”, il che significa che il numero originale non solo viene mantenuto, ma verrà collegato direttamente all’utente del telefono IP e non alla presa a cui questo è connesso. È quindi sufficiente una connessione alla rete Internet per utilizzare i telefoni IP da remoto, in un’altra filiale piuttosto che in modalità telelavoro, senza dover cambiare numero. Infine, implementata con giudizio, la "migrazione soft" alla nuova tecnologia IP sarà molto scalabile e impercettibile sia per i dipendenti che per i clienti e offrirà una transizione graduale, senza tagli o perdite di dati.  

Come garantire la sicurezza della comunicazione?

Rispetto alle linee telefoniche tradizionali, la telefonia IP è più sicura poiché utilizza reti dati già esistenti e beneficia della crittografia offerta dal trasporto dei dati su queste reti. Tuttavia, i molti vantaggi del VoIP non dovrebbero oscurare il fatto che possono verificarsi delle falle nella sicurezza. Un’azienda ben informata farà in modo che i suoi dipendenti e utenti siano formati e messi al corrente della nuova tecnologia non appena questa viene implementata. L’hackeraggio è una minaccia seria, e molte aziende lo hanno sperimentato dolorosamente negli ultimi mesi. La protezione contro attacchi brute force, phishing ecc. è quindi una priorità assoluta e richiede l’installazione di firewall efficaci e una grande cura nella scelta e nell’uso delle password. La ridondanza è sia un meccanismo di sicurezza affidabile che una risorsa importante per le aziende multi-site e non solo: in caso di guasto di un dispositivo - in questo caso un gateway IP - un secondo gateway di backup (ridondante) finora inattivo e configurato appositamente per tale scopo può subentrare ed assumere immediatamente le funzioni del dispositivo guasto, consentendo il proseguimento delle attività senza interruzione o perdita di comunicazione.

Meccanismi di crittografia delle conversazioni, moderni protocolli di sicurezza, autenticazione a più fattori, aggiornamenti regolari dei dispositivi IP sono strumenti comuni e sofisticati che qualsiasi azienda può e dovrebbe mettere in atto, senza lesinare e senza moderazione, per garantire la propria installazione.

Primi passi verso la trasformazione digitale!

Ancora qualche parola per concludere: passare ad una nuova tecnologia in un’azienda è un’operazione delicata che richiede estrema cautela per assicurare il regolare svolgimento delle attività e garantire la continuità della produttività. Ma, soprattutto, ha un potenziale enorme, a patto di non trascurare la sicurezza. La sostenibilità e la protezione degli investimenti sono garantite dall’accesso a un sistema scalabile, economico e performante, con strumenti di collaborazione indispensabili che consentono una risposta flessibile alle nuove sfide del lavoro ibrido.

La migrazione graduale al VoIP permette di fare in concreto i primi passi verso la trasformazione digitale.