Comune di Sant Boi de Llobregat

Sicurezza by design e tecnologia d’impatto per migliorare il servizio ai cittadini e adattarsi alle sfide del mondo digitale.

Il comune catalano di Sant Boi de Llobregat, con i suoi oltre 83.000 abitanti, si trova sulla riva destra del fiume Llobregat, nella parte alta del delta. Il Comune svolge un ruolo fondamentale come motore dell’economia, della connettività, della creatività, dell’innovazione e centro di servizi per la sua popolazione. Inoltre, la sua evoluzione e la vicinanza all’aeroporto e alla città di Barcellona, rendono il comune un punto strategico per le comunicazioni e lo sviluppo industriale dell’area metropolitana.

Con il nuovo sistema PBX di innovaphone, il Comune di Sant Boi dispone ora di una soluzione di comunicazione sicura e performante che garantisce un accesso facile ed efficiente ai vari servizi comunali.

Unified Communications: progetto cofinanziato dall’Unione Europea - Next Generation EU

Il progetto di rinnovamento e miglioramento del sistema telefonico del Comune e delle sue aziende municipalizzate si inserisce nel Piano di Trasformazione Digitale del Comune per l’implementazione di un moderno sistema di telefonia IP con Unified Communications e postazioni di lavoro digitale accessibili per il lavoro da remoto che consenta un progressivo miglioramento del servizio ai cittadini.

A seguito della pubblicazione delle specifiche tecniche del progetto e della successiva valutazione delle proposte presentate per la gara d’appalto, è stata infine scelta la soluzione del produttore tedesco di soluzioni avanzate di comunicazione aziendale, innovaphone AG, per l’ammodernamento tecnologico del sistema di comunicazione.

Scenario di partenza: sistemi di comunicazione completamente indipendenti, di diversi produttori e non integrati tra loro

Le centrali telefoniche fisiche, distribuite tra le sedi del Comune e delle aziende municipalizzate, rendevano possibili solo le comunicazioni telefoniche e non potevano quindi soddisfare le nuove esigenze di digitalizzazione delle postazioni di lavoro, nonché di comunicazione e integrazione con il Comune.

Mentre la vecchia installazione comprendeva vecchi server e macchine fisiche, il nuovo sistema prevedeva la migrazione di tutte le comunicazioni in un ambiente totalmente virtuale, garantendo prestazioni più elevate e salvaguardando la nuova installazione con backup e copie di sicurezza giornaliere. D’altra parte, sebbene la quasi totalità delle apparecchiature in funzione fosse analogica e digitale (non IP), era presente anche un PBX con terminali IP e 100 terminali SIP, che dovevano essere sfruttati e integrati nel nuovo sistema.

“Siamo partiti da uno scenario iniziale in cui ogni struttura comunale aveva un centralino telefonico separato, e uno degli obiettivi principali del progetto era quello di unificarli tutti, in modo da rendere più facile per i cittadini contattare telefonicamente tutti gli operatori del Comune, indipendentemente dalla sede di lavoro e dalla modalità di lavoro da remoto”, spiega Carmen Lavado Sánchez, responsabile dei Servizi digitali e ICT del Comune di Sant Boi.

Prerequisiti e progettazione della nuova soluzione di Unified Communications

Oltre all’integrazione dei dispositivi informatici e all’utilizzo delle connessioni esistenti, il nuovo sistema doveva offrire stabilità, alta disponibilità basata su standard, scalabilità per consentire la crescita e l’adattamento alle esigenze presenti e future del comune. Altri aspetti importanti erano garantire la sicurezza del sistema e la continuità del servizio telefonico in ogni momento, oltre alla possibilità di mantenere la gamma di funzionalità esistenti e di incorporare miglioramenti.

In un progetto con più di 1.000 utenti (tutti con profili e ambienti diversi, dove la sfida principale era la resistenza al cambiamento), il client di comunicazione e l’interfaccia utente di innovaphone myApps consentono ora un utilizzo intuitivo di tutte le funzionalità di comunicazione professionale e sfruttano il pieno potenziale della piattaforma applicativa di innovaphone per facilitare l’adozione dei nuovi strumenti di comunicazione e collaborazione di innovaphone.

La nuova soluzione innovaphone myApps Cloud: sicurezza by design e tecnologia ad alte prestazioni per migliorare il servizio clienti e adattarsi alle sfide dell’ambiente digitale.

Con la migrazione di tutte le funzionalità di comunicazione su macchine virtuali, sono stati creati due Data Processing Center (DPC) in due sedi fisicamente separate e geograficamente ridondanti.  Nel CPD1 - ospitato nella Casa de la Vila e sede del Comune - sono stati installati un primo IPVA (innovaphone Virtual Appliance), che assume le funzioni di un PBX o di un centralino principale, e una seconda macchina virtuale, che ospita la piattaforma applicativa innovaphone myApps e ulteriori meccanismi per la sicurezza delle comunicazioni innovaphone come il Reverse Proxy (RP) e il Session Border Controller (SBC).  Il CPD2 - situato nelle strutture IT della stazione di polizia locale (collegata in fibra e distante 5 km dalla sede centrale) - ospita un altro IPVA come PBX secondario in modalità stand-by per il PBX principale. Si tratta quindi di uno scenario master-slave ridondante che garantisce la sopravvivenza e l’alta disponibilità in caso di incidente critico o di disaster recovery, fornendo sicurezza e continuità del servizio di comunicazione per il Comune e per tutti i cittadini di Sant Boi in qualsiasi circostanza.

Oltre a soddisfare tutti i requisiti minimi, l’innovaphone PBX offre numerose funzionalità a valore aggiunto come l’autenticazione a due fattori, un PBX virtuale che gira direttamente su VMware senza la necessità di un sistema operativo di terze parti o un unico software su un unico server con tutte le funzioni del sistema (PBX/SBC/Unified Communications/Reverse Proxy). Dal punto di vista della sicurezza, offre anche meccanismi e protocolli di sicurezza standard, controllabili in qualsiasi momento, che proteggono tutte le fasi del processo di comunicazione: dalla creazione della connessione al trasferimento di dati e voce o alla gestione dei dati di accesso.

Comunicazioni unificate e sistema di videoconferenza a bordo del sistema

Il sistema di videoconferenza innovaphone offre agli utenti la massima flessibilità in ogni momento, consentendo loro di partecipare da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. I partecipanti esterni, invece, si collegano a una conferenza myApps tramite il proprio browser web, senza la necessità di installare software locale e senza costi aggiuntivi.

innovaphone myApps consente di accedere, tramite un’unica interfaccia, ad un’ampia gamma di moderne funzionalità UCC - integrazione di telefoni e softphone, condivisione dello schermo, videotelefonia, segreteria telefonica, fax, chat e molto altro ancora - oltre alle classiche funzionalità di telefonia, indipendentemente dal luogo e dal dispositivo da cui gli utenti lavorano. L’utilizzo di myApps è semplice e intuitivo, quindi il tempo necessario per adattarsi alla nuova soluzione è ridotto al minimo. Infatti, questa interfaccia di comunicazione semplice e intuitiva non solo ha facilitato l’adozione del cambiamento, ma ha anche permesso l’inclusione e l’integrazione di altri gruppi di utenti e di persone con esigenze speciali che ora - senza un terminale fisico, e semplicemente attraverso il client web innovaphone myApps e strumenti come la console operatore del centralino innovaphone - hanno la possibilità di essere operatori professionali e di fornire un’assistenza al cittadino a 360°, per tutti e portando avanti il lavoro sociale del Comune di Sant Boi in termini di accessibilità e piena inclusione.

“All’inizio, il passaggio dal terminale telefonico tradizionale al softphone, nella maggior parte dei casi, ha creato una certa riluttanza, ma quando si è verificata la praticità di poter rispondere al telefono da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo, questo scetticismo iniziale è stato superato e oggi tutti sono abituati e soddisfatti della nuova soluzione”, spiega Carmen Lavado Sánchez, responsabile dei Servizi Digitali e ICT del Comune di Sant Boi.

Piani di espansione: applicazioni per velocizzare la gestione delle chiamate e integrazione di tutti i servizi

Nella prima fase del progetto, grazie alla rapidità e alla velocità delle apparecchiature innovaphone, la migrazione di 860 utenti è stata effettuata immediatamente e in un’unica soluzione: automaticamente, con il semplice inserimento dei codici di attivazione per la registrazione degli utenti e la registrazione dei nuovi portatili con reset di fabbrica.

“Ora che conosciamo meglio il sistema e disponiamo di maggiori dati di utilizzo, vogliamo implementare funzionalità che velocizzino il servizio telefonico, come ad esempio la procedura guidata del dialer a breve termine e, a medio termine, un sistema di assistente più intelligente con riconoscimento del linguaggio naturale. Il vantaggio principale del nuovo sistema innovaphone è che abbiamo un sistema telefonico integrato e distribuito, che ci permette di fornire un servizio migliore senza costi aggiuntivi. Questa tecnologia all’avanguardia ci permette di pianificare e implementare i servizi in base alle nostre esigenze e di stabilire noi stessi il ritmo", afferma Carmen Lavado Sánchez, responsabile dei Servizi Digitali e ICT del Comune di Sant Boi.