Objetivo Smart City: de comunidad local a ciudad inteligente con herramientas de comunicación a la vanguardia de la tecnología

por Bénédicte Nuding | 13.06.2022

La administración y gestión de un municipio o pequeña ciudad requieren hoy en día las mismas herramientas de comunicación que una PYME con varias sucursales. La interconexión de los diferentes servicios, la reducción de los costes de comunicación, la compleja gestión del personal, recursos humanos y financieros, la modernización y digitalización del aparato administrativo y técnico o conseguir simplificar la vida de empleados municipales y ciudadanos son objetivos que requieren de un gran impulso digital.

Si la crisis sanitaria supuso un acelerador de la digitalización, el conflicto armado que sacude actualmente a Europa del Este agrava el problema del consumo energético, además de alimentar la amenaza de la ciberdelincuencia, multiplicando la importancia de la seguridad informática.

Las comunidades locales se enfrentan cada día a los retos derivados de la convergencia y la heterogeneidad de sus diversos servicios: un verdadero desafío administrativo, ya que albergan un amplio abanico de profesiones y áreas diferentes tales como oficinas de registro, policía municipal, bomberos, guarderías, red escolar, urbanismo, oficinas de turismo, deportes, pero también recogida de basuras, construcción de carreteras, servicios sanitarios, centro de medios de comunicación, etc. - sólo por nombrar algunos ejemplos. Los equipos informáticos y de comunicación existentes se encuentran a menudo incompletos o se han quedado obsoletos -una mezcla heterogénea de software y dispositivos de diferentes marcas que consumen mucha energía-, lo cual dificulta el trabajo, la colaboración y eleva enormemente los costes.

¿Cuál es el funcionamiento de las ciudades inteligentes?

Abordar los déficits digitales más evidentes

Con la proliferación del trabajo a distancia, la crisis sanitaria ha hecho aún más evidentes los déficits digitales. Mientras que dispositivos analógicos -no digitales-, como el fax, siguen estando muy extendidos, las instituciones públicas presentan una grave carencia respecto del uso de modernas herramientas de colaboración, hoy indispensables en el ámbito de la comunicación corporativa. La interconexión de los dispositivos existentes suele resultar muy compleja: interfaces incompatibles, personas de contacto diferentes para el mantenimiento en función del fabricante, integrador y operador, medidas y procesos largos, laboriosos, y, a veces, costosos.

Reducción de la factura telefónica gracias a la Voz sobre IP

La telefonía IP no sólo optimiza y acelera los procesos y mejora la calidad del servicio y de las comunicaciones, sino que reduce también los costes y genera un importante ahorro. En primer lugar, eliminando total o parcialmente las cuotas mensuales de abono telefónico. En segundo lugar, porque todas las llamadas entre departamentos y ubicaciones remotas -incluso las realizadas desde teléfonos móviles integrados en el sistema IPBX- son totalmente gratuitas. Es posible gestionar las llamadas desde el número de extensión habitual, incluso desde fuera de la oficina.
En cualquier caso, no existe alternativa: la transición a la Voz sobre IP y el apagado de las centrales de cobre ya es un proceso en marcha y no hay vuelta atrás.

Desarrollar las competencias digitales del personal

Las advertencias sobre la digitalización se basan principalmente en las consecuencias que la automatización puede traer consigo. La reducción, o incluso la desaparición de los contactos cara a cara con la digitalización de los procedimientos administrativos, y el despliegue de los servicios en línea suponen una amenaza real para determinados puestos de trabajo. Aunque los empleados se vean obligados a adaptarse a las nuevas prácticas, las nuevas y potentes herramientas digitales y de colaboración ahorran tiempo y facilitan el trabajo, mejorando los procesos y servicios. Se eliminan las actividades repetitivas, permitiendo a los empleados públicos centrarse en tareas más importantes. Con los dispositivos adecuados, la movilidad y el trabajo a distancia, se hace posible participar en las reuniones del consejo comunitario o en un aula virtual cómodamente desde casa. La ciudad inteligente abre nuevas perspectivas tecnológicas.

Implantación de medios de comunicación modernos que respondan a las necesidades heterogéneas de los diferentes servicios (algunos ejemplos):

• Centralita telefónica eficiente (todos los servicios)
• Recepción para dirigir y facilitar los trámites en línea (servicios públicos)
• Líneas de atención telefónica 24 horas (sanidad / policía / bomberos)
• Sistema de alarma (policía/bomberos)
• Sistema de grabación de llamadas (policía/bomberos)
• Plataforma de formación a distancia (colegios)
• Salas de conferencias virtuales / Aulas virtuales (ayuntamiento / colegios)
• Plan numérico (todos los servicios)
• Integración de agentes móviles (sanidad/bomberos/policía/construcción de carreteras...)
• etc.

Hace sólo unos años, la idea de una reunión virtual en línea del ayuntamiento habría parecido improbable o incluso absurda. Aquí es donde se plantea la cuestión de la sostenibilidad tecnológica: una solución moderna y completa para la comunicación colaborativa debe ofrecer softphone, videoconferencia, chat, pantalla compartida, etc., permitiendo responder gradualmente a las diversas necesidades de comunicación actuales y futuras, sin necesidad de recurrir a servicios externos o a servicios en la nube de empresas estadounidenses.
 

Reducción del consumo de energía

Por supuesto, como todas las empresas, los gobiernos locales también son víctimas de la crisis energética y del aumento de los precios. El control del consumo de energía es la única opción a corto plazo para reducir los costes y, por otro lado, la optimización de los dispositivos de comunicación se está convirtiendo en una prioridad. Sustituir los teléfonos por softphones siempre que sea posible, sustituir los desplazamientos por videoconferencias, limitar el uso de correos electrónicos internos y archivos adjuntos -que consumen energía y tiempo- y utilizar en su lugar el chat interno son medidas eficaces para reducir el consumo de energía.

Dar prioridad máxima a la seguridad informática

Debido a la heterogeneidad de las tecnologías, dispositivos e interfaces utilizados, los municipios, estos están especialmente expuestos a los riesgos cibernéticos. Para evitar la amenaza del ransomware, capaz de paralizar departamentos enteros, la ciberseguridad debe ser una prioridad absoluta. Aunque el All IP ofrece muchas ventajas, no hay que olvidar que el sistema de comunicación es vulnerable a los ciberataques desde internet. En este caso, por razones de protección de datos, sería importante que los ayuntamientos optaran por una solución europea -como la solución innovaphone myApps- que integre de forma nativa medidas y protocolos de seguridad que garanticen la encriptación de datos, cortafuegos, etc. para proteger y asegurar los distintos canales de comunicación.

Conclusión

Como vemos, la Smart Citiy o “Ciudad Inteligente”, es un proyecto a largo plazo. Los retos son numerosos, pero no insuperables, dependen de factores organizativos, tecnológicos, ambientales y humanos. Las nuevas herramientas de comunicación ahorran tiempo y dinero a las comunidades locales y a su administración, pero también transforman y mejoran la relación entre los ciudadanos y su ciudad: las nuevas tecnologías facilitan los trámites administrativos y el uso de aplicaciones móviles permite un acceso rápido y flexible a diversos servicios y oficinas