Hôtel Mierzęcin Wellness & Wine Resort

L’hôtel Mierzęcin passe progressivement à la VoIP avec la solution innovaphone

L’hôtel Mierzęcin Wellness & Wine Resort est un élégant complexe de loisirs situé dans la voïvodie de Lubuskie, entre Poznań et Szczecin. Avec son Manoir, son vignoble - classé 3^ème en Pologne en termes de grandeur, sa cave, son haras et son Grape SPA, l’hôtel offre à ses clients tout ce qu’il faut pour passer des moments inoubliables dans l’atmosphère unique d’un lieu plein de charme. L’hôtel Mierzęcin Wellness & Wine Resort a choisi la solution innovaphone PBX pour moderniser son système de communication obsolète. Grâce à la nouvelle infrastructure de communication d’innovaphone, les différents sites de l’ensemble du groupe ont été connectés et équipés sur mesure, en fonction de leurs besoins individuels.

La situation initiale

La situation à l’hôtel de Mierzęcin était un exemple classique : un système obsolète avec un standard téléphonique traditionnel et de nombreuses connexions analogiques et câbles de cuivre classiques devait être remplacé par un système de communication moderne avec des téléphones connectés via réseau local. L’infrastructure analogique existante nécessitait des investissements importants pour permettre la technologie IP et la possibilité de mettre en œuvre une solution de communications unifiées à l’avenir.

Après un examen approfondi des différentes solutions disponibles sur le marché, l’hôtel a opté pour le système d’innovaphone, spécialiste allemand de téléphonie IP de pointe et de solutions collaboratives de communications unifiées.

Łukasz Kurnikowski, Directeur des Ventes et du Marketing explique ce choix : « Nous utilisons également le système innovaphone dans d’autres sites de notre groupe d’entreprises. C’est la seule solution sur le marché qui permet de migrer progressivement vers une nouvelle technologie sans qu’il soit nécessaire de remplacer l’ensemble du système en une seule fois. L’investissement peut ainsi être réparti sur plusieurs étapes ».

La solution innovaphone réunit dans un seul réseau les filiales de l’ensemble du groupe d’entreprises avec diverses infrastructures de manière rentable et en toute flexibilité.  « Grâce au système unique, nous pouvons communiquer en interne entre les différentes organisations du groupe », ajoute Łukasz Kurnikowski.

 Migration en douceur vers la Voix sur IP et l’iQM (contrôle des files d’attentes)

L’installation de la nouvelle infrastructure a été réalisée dans le cadre d’un processus de migration en douceur. Les employés ont ainsi pu s’habituer progressivement à la nouvelle technologie et découvrir de nouvelles fonctionnalités. Cette transition progressive vers la nouvelle infrastructure à chaque étape de la mise en œuvre a pu être réalisée sur mesure, en fonction de la situation économique et financière de l’entreprise.

C’est exactement le scénario qui s’est produit à l’hôtel à Mierzęcin. En raison de la pandémie de Covid 19 actuelle, seule la première phase de la migration a été achevée à ce jour, et les travaux d’installation ultérieurs ont été temporairement suspendus.

Afin de faciliter la migration des connexions de l’infrastructure RNIS vers l’IP, le nouveau système de communication de l’hôtel à Mierzęcin a été basé sur deux passerelles VoIP innovaphone : l’IP3011 et l’IP1130. La passerelle maître IP3011 a été connectée à l’opérateur via une liaison RNIS PRA et constitue le système téléphonique principal. La passerelle VoIP IP1130 a été installée dans une autre pièce et connectée à l’ancien système téléphonique. Pour les bureaux et dans les chambres, l’hôtel a opté pour les téléphones IP multifonctionnels innovaphone IP112 adaptés aux applications de communications unifiées. Le grand écran couleur, les 16 touches de fonction dynamiques et les 32 touches partenaires permettent d’utiliser librement les fonctions et applications supplémentaires. Ces téléphones sont équipés d’un port USB micro-casque et d’un port Ethernet Gigabit.

Afin d’améliorer l’efficacité du service téléphonique et la gestion du service de réservation, le personnel de l’hôtel utilise l’application innovaphone Queue Monitor (iQM). L’iQM collecte toutes les informations nécessaires en temps réel dans le standard téléphonique innovaphone PBX, les affiche de manière transparente et permet d’évaluer plus facilement si les ressources disponibles sont suffisantes pour traiter les appels entrants, tout en fournissant des informations sur les éventuelles surcharges de la file d’attente. « Ce logiciel nous permet de voir en temps réel le nombre d’appels entrants dans le service de réservation et de réagir. Par ailleurs il est possible de rappeler les personnes qui ont renoncé à attendre, et d’être ainsi au service de chaque client potentiel », déclare Łukasz Kurnikowski.

Expansion ultérieure du système - Projets pour l’avenir

Le concept multisite, la flexibilité, la possibilité de migration progressive et la grande évolutivité de l’ensemble du système ont convaincu le client de se décider en faveur de la solution VoIP innovaphone et de l’étendre. Interrogé sur ses projets futurs, Łukasz Kurnikowski affirme : « En plus de remplacer l’ancien système téléphonique par la nouvelle solution, nous prévoyons plusieurs nouveaux projets, notamment une mise à niveau vers la version 13, la préparation du système pour nos employés mobiles et la migration progressive de tous les utilisateurs vers le nouveau système de communication. »