Comment les municipalités et institutions publiques font-elles face aux défis de la transformation numérique ? Le récit d’une expérience réussie en Espagne

par Alexandra Carballo Porto | 08.07.2024

Tout comme les entreprises du secteur privé, les institutions publiques ont désormais compris la nécessité d’utiliser les nouvelles technologies pour augmenter l’efficacité, automatiser les processus, améliorer le service aux administrés ou les conditions de travail de leurs fonctionnaires. Néanmoins, les enjeux de la transformation numérique ne sont pas uniquement d’ordre technologique, mais englobent également d’autres aspects importants tels que la sécurité.

Quelles sont les particularités d’une solution de communication pour le secteur public ?

Les solutions de communication pour le secteur public jouent un rôle clé dans le processus de transformation numérique, car elles sont essentielles pour améliorer l’accès à tous les services publics pour les citoyens et les entreprises. Tous les systèmes de communication ne répondent pas aux exigences et directives stratégiques spécifiques aux institutions publiques, surtout en ce qui concerne la protection des données personnelles. La plateforme de communication innovaphone myApps fournit ici des solutions souveraines et sur mesure pour chaque type d’institution ou service public.

1. Sécurité embarquée par défaut

   De nombreux mécanismes de sécurité à la pointe de la technologie sont intégrés par défaut, les données peuvent être hébergées sur site ou dans un Cloud privé et des systèmes de redondance perfectionnés garantissent un système de communication sécurisé, aussi bien en ce qui concerne la résistance aux pannes qu’en termes de cybersécurité face aux cyberattaques.

2. Protection et traitement légal des données

   Le traitement et l’accès aux données et informations sensibles à caractère personnel - qu’il s’agisse de citoyens, d’entreprises ou de fonctionnaires - sont soumis à un niveau de protection particulier, conformément aux critères établis par le RGPD.

3. Digital Workplace

   Déploiement et mise à disposition d’espaces de travail numériques modernes permettant la mobilité et intégrant des outils collaboratifs qui maximisent la productivité des agents publics et permettent le travail à distance.

4. Transition énergétique et durabilité

   Réduction des coûts à long terme grâce à des solutions durables et efficaces sur le plan énergétique, qui améliorent la collaboration entre les services et la communication avec les administrés.

5. Flexibilité et évolutivité

   Une solution de communication collaborative et personnalisable qui fonctionne exactement de la même manière partout et sur n’importe quel appareil et qui permet l’intégration de systèmes tiers existants.

Lauréate : la ville de Sant Boi de Llobregat en Catalogne

La municipalité catalane de Sant Boi de Llobregat a remporté, avec l’installation de la solution innovaphone, le Trophée @aslan* de la transformation numérique pour l’administration publique, dans la catégorie « Amélioration de la productivité et de l’expérience des employés ».

Le projet de modernisation du réseau téléphonique de la ville et de ses prestataires municipaux fait partie du plan de transformation numérique de la municipalité catalane de Sant Boi de Llobregat, et a été cofinancé par l’Union européenne par le biais du plan de relance « Next Generation EU ». Le scénario prévoyait la migration de 1.000 utilisateurs vers un nouveau système de téléphonie IP, embarquant communications unifiées et Digital Workplace. Le personnel administratif devait ainsi avoir accès au travail à distance et la qualité des services aux administrés devait être progressivement nettement améliorée.

* @aslan est une association espagnole à but non lucratif qui regroupe 190 entreprises technologiques, allant des fabricants aux fournisseurs de services managés. Unie par l’innovation, l’association offre un environnement à la fois neutre et agile pour stimuler le marché et diffuser de nouvelles technologies liées au réseau : CyberSecurity | Intelligent Networks | Data Management & AI | Cloud & Data Center | Digital WorkSpace.

Le scénario initial :

Répartis entre la mairie et les entreprises municipales, les standards téléphoniques installés sur site ne fournissaient que la téléphonie et ne répondaient pas aux nouveaux besoins de numérisation des postes de travail. Alors que l’ancienne installation était constituée d’anciens serveurs et appareils sur site, le nouveau système prévoyait la migration de toutes les communications vers un environnement entièrement virtuel, offrant de meilleures performances et protégeant la nouvelle installation grâce à des mécanismes de sécurité et des sauvegardes quotidiennes.

Le challenge :

• Intégration de tous les sites et équipements municipaux dans un système de communication unique et unifié. Intégration des équipements informatiques et utilisation des connexions existantes.
• Mise en œuvre d’une solution stable, hautement disponible, évolutive et basée sur des standards
• Garantie de la sécurité du système et de la continuité du service de téléphonie (redondance).
• Conservation de l’ensemble des fonctionnalités existantes et intégration d’améliorations.
• Logiciel Client myApps en catalan
• Personnalisation des appareils avec le logo « NextGenerationEU ».

Les différentes phases du projet :

• Dans la première phase du projet, grâce à la rapidité des équipes innovaphone, la migration de 860 utilisateurs a pu être réalisée immédiatement et en une seule fois : automatiquement par la simple saisie des codes d’activation pour l’enregistrement des utilisateurs et l’enregistrement des nouveaux terminaux approvisionnés par réinitialisation d’usine.
• Dans une deuxième phase, la migration de toutes les fonctionnalités de communication sur des machines virtuelles a permis de mettre en place deux Data Processing Centres (DPC) sur deux sites séparés physiquement et géographiquement.

Les avantages des nouveaux services :

• Système téléphonique virtuel fonctionnant directement sur un VMware, sans qu’un système d’exploitation tiers ne soit nécessaire. Hébergé dans des centres de données européens hautement sécurisés
• Un seul logiciel hébergé sur un seul serveur et contenant toutes les fonctionnalités du système (PBX/SBC/Unified Communications/Reverse Proxy).
• Sécurité des données : conformité aux normes européennes de protection des données
• Solution de communication sécurisée et performante, garantissant un accès facile et efficace aux différents services municipaux.
• Postes de travail mobiles pour le travail à distance
• Large éventail de fonctions UCC modernes : intégration de téléphones et de softphones, partage d’écran, visiophonie, messagerie vocale, fax, chat.
• Système de visioconférence intégré accessible via navigateur web, sans logiciel local à installer et sans frais supplémentaires.
• Poste opérateur POPC professionnel pour une gestion confortable des appels (innovaphone Switchboard)
• Plateforme d’application innovaphone pour la mise en place et l’intégration faciles dans le système de nouveaux outils et applications développés par innovaphone et des éditeurs tiers.
• Des mécanismes et protocoles de sécurité standardisés et vérifiables à tout moment protègent toutes les phases du processus de communication : de l’établissement de la connexion à la gestion des données d’accès en passant par la transmission des données et de la voix.

Projet cofinancé par l’Union européenne – plan de relance « Next Generation EU » destiné à promouvoir la numérisation des entreprises et des institutions publiques

transformation numérique est l’un des quatre domaines d’action intersectoriels qui structurent le plan de relance « Next Generation EU (NGEU) » Ce programme de relance européen a été adopté en 2020 dans le but de lutter contre les graves répercussions de la pandémie sur l’économie. Depuis lors, il s’est avéré être une excellente opportunité pour les entreprises et les administrations publiques de mettre en œuvre des réformes facilitant la transition numérique en encourageant l’innovation.